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Druckansicht von http://lehrerfortbildung-bw.de/sueb/recht/ds_neu/faq/, Stand 26. May. 2012

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FAQ Datenschutz an Schulen

Stichworte

Datenschutz		E-Mail-Konten im Unterricht
Personenbezogene Daten		Schließanlagen
Verfahrensverzeichnis		Vertretungspläne
Datenschutzbeauftragter		Schulintranet
Schulcomputer und private Internetnutzung		Schulhomepage
Besonders sensible Daten (Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift)		Fördervereine
Aufbewahrungs- und Löschungsfristen		Handy
Einwilligung		Jahresbericht
Rahmendienstvereinbarung		Schulnoten

I. Allgemeine Fragen:

Was bedeutet Datenschutz und wer ist für den Datenschutz an öffentlichen Schulen verantwortlich?

Das Bundesverfassungsgericht hat in seinem "Volkszählungsurteil" von 1983 klargestellt, dass das Recht auf informationelle Selbstbestimmung ein Grundrecht ist. Das Grundrecht gewährleistet insoweit die Befugnis des Einzelnen, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten zu bestimmen. Alle am Schulleben Beteiligten müssen die Vorgaben des Datenschutzes beachten. Die Schulleitung ist für den Datenschutz verantwortlich. Zu ihrer Unterstützung kann sie einen Datenschutzbeauftragten bestellen (§ 10 Landesdatenschutzgesetz).

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (§ 3 Absatz 1 Landesdatenschutzgesetz). Dazu gehören z. B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, Email-Adresse, Kontonummer usw.

Muss die Schule ein Verfahrensverzeichnis führen?

Ja!

Jede öffentliche Stelle (Schule) muss ein Verzeichnis der automatisierten Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden (Verfahrensverzeichnis), führen. Das Verzeichnis kann auch von einer anderen Stelle (Schulträger) für die Schule geführt werden (§ 11 Absatz 1 Landesdatenschutzgesetz). Im Kultusportal und im Kultusintranet steht ein Formular zur Verfügung. Die Schulleitung ist verpflichtet, sofern sie keinen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt hat, eine Kopie des Verfahrensverzeichnisses an den Landesbeauftragten für den Datenschutz zu übersenden (§ 32 Landesdatenschutzgesetz).

Muss die Schule einen Datenschutzbeauftragten bestellen?

Nein!

Nach derzeitiger Rechtslage können öffentliche Stellen, also auch öffentliche Schulen, einen behördlichen (schulischen) Datenschutzbeauftragten bestellen. Mehrere Stellen (öffentliche Schulen oder schulübergreifende Lösung durch Schulträger) können gemeinsam einen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen (§ 10 Landesdatenschutzgesetz). Sofern die Schule keinen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt hat, muss ein Verfahrensverzeichnis (§ 11 Landesdatenschutgesetz) an den Landesbeauftragten für den Datenschutz (durch Übersendung einer Kopie des Verzeichnisses) übersandt werden (§ 32 Landesdatenschutzgesetz).

Empfehlung: Die Schulleitungen sollten, wenn möglich, eine IT-technisch versierte Lehrkraft zum behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen. Damit würde die Meldung an den Landesbeauftragten für den Datenschutz obsolet.

Dürfen die Schulcomputer an das Internet angeschlossen und privat genutzt werden?

Ja!

Die öffentliche Schule kann selbst entscheiden, ob sie die private Internetnutzung gestattet oder untersagt. Sobald die öffentliche Schule den Lehrkräften bzw. den Schülerinnen und Schülern die private Internetnutzung gestattet, wird sie zum Diensteanbieter nach dem Telemediengesetz mit entsprechenden Verpflichtungen. Ferner sind die haushaltsrechtlichen Folgen zu beachten. Für die private Inanspruchnahme dienstlicher IuK-Infrastruktur müsste die Schule ein entsprechendes Entgelt erheben. Die öffentliche Schule sollte in einer Nutzungsordnung bzw. Dienstanweisung die datenschutzrelevanten Fragen bei der Internetnutzung (Protokollierung, Auswertung und Löschung der Daten) regeln.

Allerdings ist eine private Internetnutzung der Computer, die nicht für Unterrichts- sondern für Verwaltungszwecke eingesetzt werden (z. B KISS-Rechner), nicht gestattet.

Was ist unter "besonders sensible Daten" im Sinne der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift "Datenschutz an öffentlichen Schulen" zu verstehen?

In der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift "Datenschutz an öffentlichen Schulen" ist ausgeführt: "Besonders sensible Daten, etwa über das Verhalten von Schülerinnen und Schülern, dürfen nicht auf dem privaten Datenverarbeitungsgerät verarbeitet werden." Unter "besonders sensible Daten" fallen z. B. Krankheiten (z. B. HIV-Infektion) oder es können auch Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen gemeint sein, deren Kenntnis für die Lehrkraft nicht zur Aufgabenerfüllung notwendig ist und daher nicht auf dem privaten PC der Lehrkraft gespeichert werden darf.

Welche Aufbewahrungsfristen (Löschungsfristen) gelten für schulische Unterlagen (siehe auch II. Nr. 5.3, 6.4 und 7 der VwV Datenschutz an öffentlichen Schulen)?

Für die Löschung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern gelten folgende Fristen:
1. Schülerkarteikarten und Schülerlisten: spätestens nach 50 Jahren, nachdem die Betroffenen die Schule verlassen haben (Regelaufbewahrungsfrist mind. 30 Jahre);
2. Abschluss- und Abgangszeugnisse: spätestens nach 50 Jahren, nachdem die Betroffenen die Schule verlassen haben (Regelaufbewahrungsfrist mind. 30 Jahre);
3. Klassen- und Kurstagebücher: nach Ablauf der jeweils folgenden 5 Schuljahre;
4. Prüfungsunterlagen (Prüfungsniederschriften und Prüfungsarbeiten): 3 Jahre nach Feststellung des Prüfungsergebnisses;
5. schriftliche Einwilligungserklärungen (Fotos, Homepage usw…): 3 Jahre nach der Veröffentlichung des betreffenden Druckwerks bzw. nach Herausnahme aus dem "Netz";
6. Personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern auf dem privaten Datenverarbeitungsgerät der Lehrkraft: 1 Jahr nach dem Ende des jeweils nächsten Schuljahres;
7. Notenlisten und Klassenarbeiten: 1 Jahr nach dem Ende des jeweils nächsten Schuljahres.

Welche Anforderungen werden an eine wirksame Einwilligung nach § 4 Landesdatenschutzgesetz gestellt?

Nach § 4 Landesdatenschutzgesetz ist die Verarbeitung personenbezogener Daten nur zulässig, wenn das Landesdatenschutzgesetz oder eine andere Rechtsvorschrift sie erlaubt oder soweit der Betroffene eingewilligt hat.
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz hatte in einem Einzelfall darauf hingewiesen, dass selbst eine Verarbeitung personenbezogener Daten mit ausdrücklicher Zustimmung des Betroffenen nicht ausreicht und noch keine wirksame Einwilligung darstellt, wenn folgende Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
Die Voraussetzungen einer wirksamen Einwilligung sind das Aufklären über den oder die Empfänger der Daten und der Hinweis auf die Möglichkeit, die Einwilligung unter Darlegung der Folgen zu verweigern. Ferner ist grundsätzlich die Schriftform der Einwilligung (§ 4 Absatz 2 und 3 Landesdatenschutzgesetz) vorgeschrieben.

Dürfen beim Einsatz von Lern-, Informations- und Kommunikationsplattformen Verhaltens- und Leistungskontrollen, statistische Auswertungen der Beschäftigten erfolgen?

Nein!

Nach § 6 Absatz 1 der Rahmendienstvereinbarung zum Einsatz von Lern-, Informations- und Kommunikationsplattformen (vom 26.01.2012) findet keine Verhaltens- und Leistungskontrolle bzw. -bewertung der Beschäftigten mittels automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten und sonstige statistische Erfassung und Auswertung statt.

Was ist bei der Einrichtung von E-Mail-Konten im Unterricht zu beachten?

Grundsätzlich gilt die strikte Trennung von privater und unterrichtlicher E-Mail-Nutzung. Der Bildungsauftrag für die Schulen umfasst nicht das Einrichten/ Nutzen von E-Mail-Konten von Schülerinnen und Schülern zum privaten Gebrauch.
Werden personenbezogene E-Mail-Konten über den lokalen Mail-Server (z. B. paedML) im Schulnetz oder auf BelWü eingerichtet, kann die Schule im Missbrauchsfall den Zugang löschen.
Da E-Mail-Nutzung Inhalt des schulischen Bildungs- und Erziehungsauftrags ist, ist bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern hierfür keine Einwilligung der gesetzlichen Vertreter erforderlich.

Welche Stelle trägt die datenschutzrechtliche Verantwortung bei der Ausstattung und dem Betrieb sog. elektronischer Schließsysteme an Schulen?

Schulträger ersetzen zunehmend mechanische durch elektronische Schließanlagen an Schulen (§ 48 SchG). Sofern mit Komponenten einer elektronischen Schließanlage (Schließmedium, Türzylinder, Programmiergerät, Verwaltungssoftware) personenbezogene Daten verarbeitet werden (z.B. Stammdaten, Ereignisprotokolle) stellt sich die Frage der datenschutzrechtlich verantwortlichen Stelle (§ 3 Abs. 3 LDSG). Betreibt der Schulträger im Rahmen des technischen Gebäudemanagements eine elektronische Schließanlage ist er für eine personenbezogene Datenverarbeitung verantwortlich. Sofern der Schulträger die Verwaltung der Schließanlage ganz oder teilweise auf den Schulleiter delegiert, nimmt dieser im Rahmen seiner Aufgaben nach § 41 SchG (Aufsicht über die Schulanlage und das Schulgebäude, Verwaltung und Pflege der der Schule überlassenen Gegenstände) Aufgaben des Schulträgers wahr und ist dabei an dessen Anordnungen gebunden. Da der Schulleiter im Rahmen der Anordnung des Schulträgers handelt, bleibt der Schulträger die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle. Ausführliche Informationen finden Sie unter http://lehrerfortbildung-bw.de/sueb/recht/ds_neu/daten/sicher/

II. Einzelfragen:

Dürfen personenbezogene Daten (Privatanschrift und Telefonnummer) von allen Lehrkräften, ohne deren Einwilligung, von der Schulleitung in das Schulintranet eingestellt werden?

Nein!

Zu den Aufgaben des Schulleiters gehört u. a. die Anordnung von Vertretungen. Deshalb muss er die persönlichen Daten der Lehrkräfte kennen. Nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit ist es jedoch nicht gestattet und auch nicht erforderlich, dass z. B. für Vertretungsfälle alle Lehrkräfte im Intranet die Anschriften und Telefonnummern der Kolleginnen und Kollegen einsehen können. Die Privatdaten der Lehrkräfte dürfen nur dann in das Schulintranet eingestellt werden, wenn diese freiwillig zur Verfügung gestellt werden.

Was ist bei der Veröffentlichung personenbezogener Daten auf der Schulhomepage zu beachten?

Die personenbezogenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Lehrkräften dürfen ohne Einwilligung der Betroffenen im Internet nicht veröffentlicht werden. Dasselbe gilt für Fotografien.
Ausnahmen: Bildnisse von öffentlichen Aktivitäten der Schule, z. B. Sportveranstaltungen, Schulfeste, Theateraufführungen, auf denen auch Schülerinnen, Schüler und Lehrkräfte abgebildet sind, dürfen unter Umständen auch ohne Einwilligung veröffentlicht werden, solange schutzwürdige Interessen der Betroffenen nicht verletzt werden. Auch wenn Personen nur als "Beiwerk" neben einer Örtlichkeit (z. B. Schulgebäude) abgebildet sind, ist dies zulässig.
Die Daten der Schulleitung und deren Stellvertretung in ihrer Eigenschaft als Funktionsträger dürfen auch ohne Einwilligung veröffentlicht werden. Dies gilt aber nicht für das übrige Personal der Schule (Lehrerkollegium, Hausmeister und Schulsekretärin).

Dürfen Vertretungspläne auf der Schulhomepage, im Intranet und/oder im Schulgebäude zugänglich sein?

Die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung der Schule bedingt die am Schulleben beteiligten Schüler, Eltern und Lehrkräfte über Stundenplan-änderungen mittels eines Vertretungsplans zu informieren.
Auch ohne Nennung der zu vertretenden bzw. die Vertretung übernehmenden Lehrkraft (Namen oder Namenskürzel) kann eine Personenbeziehbarkeit des Vertretungsplans (welche Lehrkraft wird vertreten) nicht ausgeschlossen werden.

Veröffentlichung im Internet:
Eine weltweite Veröffentlichung im Internet verbietet sich in Ermangelung der Erforderlichkeit den Vertretungsplan über den Kreis der am Schulleben Beteiligten zur Aufgabenerfüllung öffentlich zugänglich zu machen. Solange lediglich über Unterrichtsausfall oder eine Vertretung informiert wird, reicht es aus, wenn der Zugang zu dieser Information im Intranet der Schule über eine Benutzerkennung und ein schulintern bekanntes Passwort erfolgt. Sollten im Vertretungsplan allerdings Lehrkräfte namentlich benannt werden ist die Einrichtung einer geschlossenen Benutzergruppe unter Verwendung eines individuellen Passwortes erforderlich.

Öffentlich zugänglich im Schulgebäude:
Im Schulgebäude ist der Aushang oder die digitale Anzeige von Vertretungsplänen auch unter Nennung von Namen oder Namenskürzel der vertretenden Lehrkraft als für die Aufgabenerfüllung der Schule (Organisation des Schulbetriebs) erforderlich und somit als zulässig anzusehen. Allerdings muss beachtet werden, dass es sich um einen schulischen Raum handeln muss, der in der Regel der allgemeinen Öffentlichkeit nicht zugänglich ist. Wo schulfremde Personen häufig verkehren, sollten Bildschirmanzeigen von Vertretungsplänen möglichst nicht eingesetzt werden. Ein Schuleingangsbereich dürfte sich dann nicht zum Einsatz von Bildschirmanzeigen von Vertretungsplänen eignen, wenn dort Besucher bzw. Nutzer anderer Einrichtungen im Gebäude (z.B. wie Kreismedienzentrum oder Kreisbibliothek) verkehren.
In jedem Fall ist die Nennung des Grundes der Vertretung zu vermeiden und eine Bildschirmanzeige nach Unterrichtsschluss nicht mehr erforderlich.

Dürfen öffentliche Schulen und ihre Fördervereine zusammenarbeiten, indem sie personenbezogene Daten austauschen?

Die Fördervereine sind auf neue Mitglieder angewiesen und möchten deshalb von den Schulleitungen eine Liste der jährlich neu hinzukommenden Erziehungsberechtigten haben. Dies ist datenschutzrechtlich jedoch nur zulässig, sofern die Erziehungsberechtigten vorher schriftlich hierzu eingewilligt haben. Um eine personenbezogene Datenübermittlung zu vermeiden, kann die öffentliche Schule mit dem Förderverein vereinbaren, dass den Erziehungsberechtigten bei der Aufnahme von Schülerinnen und Schülern in die öffentliche Schule entsprechendes Informationsmaterial und Beitrittserklärungen des Fördervereins ausgehändigt werden.

Kann die Lehrkraft im Missbrauchsfall die Herausgabe des Mobilfunktelefons von Schülern verlangen?

Ja!

Eine Lehrkraft kann die Herausgabe eines Handys immer dann verlangen, wenn es schulordnungswidrig verwendet wird. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn Schüler beim Anschauen von Gewalt- oder Pornovideos angetroffen werden. Da Handys aber Inhalte aus dem Privatleben der Schülerin bzw. des Schülers gespeichert haben können, ist es allerdings nicht zulässig, dass die Lehrkraft selbst die gespeicherten Inhalte abruft. Neben dem Eigentumsgrundrecht können auch die Grundrechte auf informationelle Selbstbestimmung sowie das Post- und Fernmeldegeheimnis berührt sein. Die Schule ist daher verpflichtet, das Handy bei Verdacht von strafbarem Verhalten der Polizei oder bei sonstigen Verstößen den Erziehungsberechtigten zu übergeben mit der Bitte, dem Verdacht nachzugehen.
Empfehlenswert ist das Erstellen einer Nutzungsordnung für Mobilfunktelefone an der öffentlichen Schule.

Welche Angaben von Schülerinnen, Schülern und Lehrkräften dürfen in einem schulischen Jahresbericht veröffentlicht werden?
Es dürfen bei Schülerinnen und Schülern Name, Geburtsdatum, Jahrgangsstufe und Klasse sowie Angaben über besondere schulische Tätigkeiten und Funktionen in Druckwerken veröffentlicht werden. Zur Untermalung der Dokumentation dürfen auch Klassenfotos, die für den Leser meist von besonderem Interesse sind, in das Druckwerk mit aufgenommen werden. Bei den einzelnen Lehrkräften dürfen Name, Lehrbefähigung und Verwendung im Druckwerk veröffentlicht werden. Für eine Veröffentlichung im Internet und Intranet ist jedoch weiterhin eine schriftliche Einwilligung erforderlich.

Dürfen einzelne Schulnoten vor der gesamten Klasse bekannt gegeben werden?

Nein!

Grundsätzlich ist dies nicht zulässig. Die Bekanntgabe der Noten kann ebenso unter vier Augen stattfinden; zur Orientierung der Schülerinnen und Schüler genügt ein Notenspiegel (zahlenmäßiger Überblick über die Notenverteilung ohne Namensnennung). Aus pädagogischen Gründen sind Ausnahmen nur in Einzelfällen denkbar, z.B. bei einer besonderen Verbesserung eines Schülers im Sinne einer Vorbildwirkung.

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Die FAQ-Liste wurde vom Kultusministerium zur Verfügung gestellt.
(Stand 15.03.2012)

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Zuständige Redakteurin: Barbara Abel, abellehrerfortbildung-bw.de
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Letzte Änderung: 25.05.2012