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Druckansicht von http://lehrerfortbildung-bw.de/werkstatt/gwdms/knowledgetree/benutzer/, Stand 26. May. 2012
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Dokumentenmanagement
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Gruppenmanagement
Benutzerverwaltung
Eine Anbindung der Benutzerverwaltung an die paedML über LDAP oder Active Directory ist prinzipiell möglich. Hier werden jedoch lokal angelegte Benutzer verwendet.
KTMDS bringt eine ausgefeilte Benutzerverwaltung mit, die es erlaubt, Benutzer des Systems bestimmten Abteilungen ("Units"), Unterabteilungen, Gruppen und Subgruppen zuzuordnen und dann die Rechte für diese gezielt zu bestimmen. Das ist zu Beginn nicht einfach, weswegen Sie KTDMS mit zwei Benutzern ausprobieren sollten, bevor Sie an die Umsetzung für eine ganze Schule gehen.
Ein Beispiel - DMS mit zwei Benutzern
Nach der Installation melden Sie sich als Administrator (zu Beginn admin admin) an KTDMS an. Besuchen Sie als erstes die Seite [DMS Administration] und klicken Sie dort auf den Eintrag [Users and Groups].
Arbeiten Sie diese Seite von Unten nach Oben ab - legen Sie also zuerst eine einzelne Unit durch Klick auf [Control Units] an.
Units (Abteilungen)
Units entsprechen klar von einander getrennten Einheiten in einer Organisation - also Abteilungen. Die Grundeinstellungen von KTDMS sorgen dafür, dass Mitglieder einer Unit keine Rechte in den Ordnern der anderen Units haben - diese sehen zu Beginn nicht einmal deren Ordner und können die Inhalte der Ordner anderer Units auch nicht durchsuchen.
Jeder Abteilung / Unit ist ein Ordner zugewiesen, den diese selbständig verwalten kann und der beim Anlegen der Abteilung / Unit auch automatisch mit einem vom Administrator vergebenen Namen generiert wird. Dabei können die Ordner anderer Unterabteilungen / Subunits auch im Ordner einer übergeordneten Abteilung / Unit liegen.
Klicken Sie auf [Add a new unit] und legen Sie eine Abteilung / Unit mit dem Kürzel Ihrer Schule an. Im Bild oben ist das "kvfg". Deren Stammorder liegt im Hauptdokumentenverzeichnis von KTDMS - auch Rootfolder, Rootordner oder nur Root genannt. Geben Sie diesem Ordner den gleichen Namen - also wiederum das Kürzel Ihrer Schule (im Bild wiederaum "kvfg"). Wenn Sie mit diesem Schritt fertig sind, dann sollte die Übersicht über die Abteilungen / Units aussehen wie im Bild oben: Die Abteilung "kvfg" hat den Ordner "kvfg".
Ausflug nach Documents
Wechseln Sie nach dem Anlegen der Abteilung / Unit mit dem Namen oder Kürzel Ihrer Schule von der Administration von KTDMS nun zur Registerkarte [Browse Documents].
Betreten Sie den Ordner mit Ihrem Schulkürzel und legen Sie einen Unterordner mit dem Namen "fachbereiche" an. Klicken Sie hierzu im Menü [Actions on this folder] auf den Eintrag [Add a Folder]. Zu einem späteren Zeitpunkt müssen Sie die Rechte an diesem Ordner dann noch von Hand einstellen. Dazu später mehr.
Zurück zur Unit-Administration
Wechseln Sie nun wieder zurück zu [DMS Administration] [Users and Groups] [Control Units] und legen Sie dort die Abteilung / Unit "mathe" an. Deren Stammordner sollte im gerade eben angelegten Ordner "fachbereiche" liegen.
Gruppen anlegen
Klicken Sie nun auf den Eintrag [Users and Groups] und dort auf [Manage Groups].
Klicken Sie auf [Add a new group].
Vergeben Sie für diese Gruppe den Namen "schulleitung" (keine Umlaute, keine Leerzeichen!), lassen Sie das Häkchen bei [System Administrators] leer und wählen Sie aus dem Drop-down Menü [Unit] die Unit mit dem Kürzel Ihrer Schule bzw. dem Namen Ihrer Schule aus. Setzen Sie ein Häkchen bei [Unit Administrators], um den Mitgliedern dieser Unit die vollen Rechte am Stammordner der Unit zu geben - das ist in diesem Fall der Ordner mit dem Schulkürzel (siehe oben) und damit der Ordner, der alle Unterordner enthält. Klicken Sie zum Abschluss auf [Create group].
Legen Sie auf die gleiche Weise noch eine Gruppe "mathe" an, der Sie die Administrationsrechte am Order / der Unit "mathe" geben.
Benutzer anlegen
Gehen Sie nun zum Eintrag [Users and Groups] auf der Registerkarte [DMS Administration] und klicken Sie hier auf [User Management] [Add a new User]. Legen Sie hier zwei Benutzer an - einen mit dem Namen "mathe" und einen mit dem Namen "schulleiter". Vergeben Sie Passwörter, die Sie sich leicht merken können. Diese beiden User sollen stellvertretend für die Schulleitung und für ein einfaches Mitglied eines Fachbereiches nun zu Testzwecken genutzt werden. Dabei ist der Nutzer "schulleiter" aber auch Mathematiker.
Benutzer den Gruppen zuordnen
Nachdem Sie die beiden Nutzer angelegt haben, besuchen Sie wieder die Seite für die Gruppenverwaltung: [DMS Administration] [Users and Groups] [Manage Groups].
Im Feld [Search for Groups] klicken Sie auf den Link [View all Groups] - eine Übersicht über alle Gruppen wird angezeigt.
Klicken Sie neben der Gruppe [mathe] nun auf [Manage Users]. Markieren Sie im Feld [Available Users] den Benutzer "schulleiter" und den Benutzer "mathe" (Mehrfachauswahlen gelingen durch Drücken der STRG Taste während des Anklickens) und klicken Sie dann auf den kleinen Pfeil nach rechts, um beide Benutzer der Gruppe "mathe" zuzuweisen.
Klicken Sie auf [save changes].
Der Gruppe "schulleitung" weisen Sie nur den Benutzer "schulleiter" zu.
Testrunde
Probieren Sie nun aus, wie sich KTDMS aus Sicht der eben angelegten Benutzer "anfühlt".
Sie werden feststellen, dass der Benutzer "schulleiter" den Ordner "mathe" nicht sieht, obwohl dieser Mitglied der Gruppe "mathe" ist. Das liegt daran, dass der Ordner "mathe" im Ordner "fachbereiche" liegt und die Rechte an "fachbereiche" sind noch nicht komplett richtig gesetzt - schließlich haben wir diesen Ordner ja von Hand angelegt und diese Arbeit nicht dem System überlassen.
Zeit also, sich mit der Vergabe von Benutzerrechten in KTDMS auseinander zu setzen.
Ordnerrechte richtig einstellen
Melden Sie sich wieder als Administrator an und gehen Sie zur Registerkarte [Browse Documents]. Betreten Sie den Ordner "fachbereiche" und klicken Sie hier im Menü [Actions on this folder] auf den Eintrag [Permissions].
Klicken Sie auf [Edit Permissions].
Klicken Sie unterhalb von [Available Entities] auf [Show all], um alle Rollen und Gruppen anzuzeigen. Wählen Sie die Rolle [Role:Everyone] im linken Fenster durch Klick aus, klicken Sie dann auf den Pfeil nach rechts, um diese Rolle zu bearbeiten. Im Fenster unten werden die Rechte der Rollen am Ordner "fachbereiche" nun angezeigt. Hier sollten Sie Häkchen bei [Read] und bei [Folder Details] setzen. Das Recht [Read] sorgt dafür, dass die Inhalte des Ordners durchsucht werden können. Erst das Recht [Folder Details] listet den Ordner dann auch in der Registerkarte [Browse Documents].
Klicken Sie auf [Update Permission assignments].
Zweite Testrunde
Melden Sie sich nun als Administrator wieder ab und probieren Sie KTDMS aus Sicht der Benutzer "mathe" und "schulleiter" aus.
Anmerkungen
Bei den hier vorgenommenen Einstellungen haben alle Benutzer des Systems die Möglichkeit die Ordner aller Fachbereiche einzusehen und darin zu suchen. Eine derartige Einstellungen sollten Sie im "wirklichen Leben" mit den Betroffenen absprechen.
Wenn Sie eine klare Trennung der Fachbereiche haben wollen, dann legen Sie keinen (!) Ordner "fachbereiche" an, sondern erstellen Sie Abteilungen / Units direkt auf Rootebene. Setzen Sie in diesem Fall die Namen eindeutig - z.B. fb_deutsch, fb_mathe und fb_sport. Mit derartigen Bezeichnungen sortiert das System automaitsch alphabetisch und gemeinsam genutzte Ordner (z.B. ein Ordner glk_protokolle) kann leichter in der Hierarchie gefunden werden.
Da eine Unit / Abteilung für derartige gemeinsame Ordner nur schwer umsetzbar ist, müssen Sie hier mit der Vergabe von Rechten arbeiten. Denkbar ist es, eine Unit / Abteilung "protokollverwaltung" zu gründen, dieser den Stammordner "glk_protokolle" zu geben und dann allen anderen Nutzern im System wenigsten die Leserechte (Read) und Auflistrechte (Folder Details) zu überlassen.
Nach dem Anmelden am System sehen Sie im [Dashboard] welche Ordner Sie durch die Vergabe von Rechte isoliert haben. Hier sollten keine Ordner zu finden sein. Kontrollieren Sie die Rechte an allen Einträgen und setzen Sie diese so, dass die entsprechenden Gruppen Zugriff erhalten.
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Letzte Änderung: 02.11.2008