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Druckansicht von http://lehrerfortbildung-bw.de/werkstatt/gwdms/knowledgetree/checkout/, Stand 26. May. 2012
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Dokumentenaktionen
Die eigentliche Stärke von Dokumentenmanagement Systemen gegenüber Content Management Systemenen (Redaktionssystemen) zeigt sich an den vielen Optionen beim Umgang mit Dateien im System.
Jedes Dokument - eine eigene Seite
Jedes Dokument im System hat eine eigene Seite mit zusätzlichen Funktionen.
Wenn Sie nach einer Suche in KTDMS auf ein Dokument klicken, dann erhalten Sie nicht dieses direkt zum Download, sondern werden zuerst auf die dem Dokument zugeordnete Seite mit Informationen zu diesem Dokument geführt.
Hier finden Sie dann Informationen über den Besitzer des Dokumentes, wann es zuletzt bearbeitet worden ist, welche Tags diesem Dokument zugeordnet wurden oder auf welche weiteren Dokumente sich dieses bezieht.
Gesteuert werden diese Angaben über den Block [Document Actions] auf der linken Seite der Dokumentenseite.
Dokumente während der Bearbeitung für andere Nutzer sperren
Wenn Sie selbst ein Dokument bearbeiten, dann können Sie dieses für andere Benutzer unter Angabe von Gründen sperren. Klicken Sie auf der Seite des Dokumentes im Block [Document actions] auf den Schalter [Checkout].
Geben Sie dann in das Feld [Reason] einen Grund ein, warum Sie das Dokument gesperrt haben und klicken Sie dann auf den Schalter [Checkout document]. Wenn Sie das Häkchen bei [Download File] gesetzt haben, wird Ihnen das Dokument zum Download angeboten.
Bezüge zwischen Dokumenten herstellen
Sollten sich Dokumente auf andere Dokumente beziehen, dann können Sie derartige Bezüge auch in der Form von Links in das DMS einpflegen. Auch Verweise "nach Außen" ins Internet sind möglich.
Klicken Sie im Block [Document actions] auf den Eintrag [Links].
Für einen internen Link (also zu einem anderen Dokument in KTDMS) klicken Sie dann auf [Add a new link].
Sie können dann durch die Ordner des DMS navigieren und bei dem Dokument / den Dokumenten Häkchen setzen, auf die sich das aktuelle Dokument bezieht. Klicken Sie zum Abschluss auf den Schalter [Link] um den Bezug zu speichern.
Auf der nächsten Seite können Sie dann noch die Art des Bezugs zu anderen Dokumenten einstellen - und sollten dies zumindest bei Kopien immer tun, da sonst schnell Probleme beim Versionsmanagement auftreten.
Archivierung von Dokumenten
Dokumente, die nicht mehr aktuell sind oder nicht benötigt werden, sollten archiviert werden.
Auch hierzu steht im Block [Document actions] eine Funktion zur Verfügung: Klicken Sie auf der Seite des zu archivierenden Dokumentes auf den Eintrag [Archive]. Geben Sie dann einen Grund für die Archivierung in das Feld [Reason] ein und klicken Sie auf [Archive Document]. Das Dokument wird dann für andere Benutzer unsichtbar. Derartige Vorgänge können von Administratoren (auch eines Bereiches im DMS - je nach Einstellung der Rechte) ausgeführt werden und sind auch umkehrbar.
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Letzte Änderung: 02.11.2008