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Dokumentenmanagement
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KnowledgeTree
Besonders empfehlenswert (und für die meisten Schulen sicherlich ausreichend)
erscheint das auch als OpenSource Projekt verfügbare DMS
KnowledgeTree.
Dieses kann - in einer kostenpflichtigen Variante - mit weiteren Funktionen
ausgerüstet werden, so dass z.B. auch Drag and Drop vom Windows-Desktop
unterstützt wird.
Dashboard
Nach dem Login wird der Nutzer von KnowledgeTree vom Dashboard begrüsst. Hier können allgemeine Informationen zur Verfügung gestellt oder auch externe RSS Feeds eingebunden werden. Weiter hat der Nutzer von hier aus - je nach Konfiguration - auch Zugriff auf seine E-Mails und kann den Dokumentenbestand durchsuchen. Ein Feld mit dem Namen Tag-Cloud gibt einen Überblick über die Dokumente im System. Derartige Tags müssen allerdings von Hand für die eingestellten Dokumente vergeben werden, erleichtern aber die Übersicht zusätzlich.
Browse Dokuments
Über den zweiten Karteireiter - in der englischen Version "Browse Documents" - können die Verzeichnisse mit den hochgeladenen Dokumenten eingesehen und diese auch durchsucht werden. Nutzer mit entsprechenden Rechten verwenden diesen Teil des Systems dazu, Dokumente oder auch ganze Dokumentenordner als ZIP Archiv in KnowledgeTree einzustellen und mit passenden Tags zu versehen.
Dokumente, die direkt auf dem Server liegen, können über den Pfad zum entsprechenden Serververzeichnis eingebunden werden. Weiter lässt sich KnowledgeTree auch durch WebDAV Verzeichnisse so erweitern, dass Ordner im DMS auf beliebigen Rechnern als Netzlaufwerke eingebunden werden können: Der Nutzer (z.B. das Sekretariat) speichert ein Dokument dann direkt im DMS, wo das Dokument dann über die integrierte Suchfunktion leicht aufgefunden werden kann.
Dabei berücksichtigen Suchen im System die Rechte eines Nutzers: Dem Nutzer werden nur die Dokumente angezeigt, die dieser auf Grund seiner Gruppenzugehörigkeit auch einsehen darf.
Nach Eingabe eines Suchbegriffs (die Suche lässt auch mit logischen Operatoren steuern) werden die Dokumente angezeigt, die den enstprechenden Begriff beinhalten. Suchen lassen sich nach Kriteriengruppen organisieren und für eine erneute Verwendung abspeichern.
In neueren KnowledgeTree Versionen werden nicht nur die gefundenen Dokumente angezeigt, sondern - wie Sie es von Google gewöhnt sind - auch einzelne Sätze oder Satzfragmente aus dem Dokument, die neben dem Suchbegriff liegen, so dass der Suchbegriff in seinem Kontext erfasst werden kann.
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Letzte Änderung: 11.05.2009