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Gemeinsam Dokumente in ownCloud bearbeiten

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1. Voraussetzungen

Ein ownCloud Server kann eine serverinstallierte Libreoffice Instanz zur gemeinsamen Bearbeitung von Textverarbeitungs-Dokumenten in den Formaten ODT, DOCX und DOC in ownCloud verwenden, wenn die entsprechenden Voraussetzungen gegeben sind.

Im Folgenden wird für einen Ubuntu 14.04 LTS Server und ownCloud 7 beschrieben, wie die gemeinsame Dokumentenverarbeitung ermöglicht werden kann. Dabei wird davon ausgegangen, dass ownCloud schon installiert 1 und konfiguriert ist – ebenso eine evtl. im schulischen Kontext sinnvolle Einbindung der Benutzerkonten vom schulischen LDAP-Server 2 .

1.1. Installation von LibreOffice Komponenten

Benötigt werden auf dem ownCloud-Server neben der LibreOffice Writer Komponente noch einige andere Programmbestandteile, die man sich am einfachsten mit dem folgenden Befehl an Bord holt, auch wenn hierdurch einige nicht benötigten Programmbestandteile ebenfalls mitinstalliert werden:

sudo apt-get install unoconv

Sollte die Dokumentenverarbeitung jetzt schon funktioniert, was meist der Fall ist, kann die Anpassung der Konfiguration von ownCloud durch Bearbeitung der config.php auch ausgelassen werden. Zeigen sich Probleme, dann kann der folgende Schritt auch später nachgeholt werden.

1.2. Anpassung der config.php

Erfolgt die Installation von LibreOffice nicht in den Standardpfad, muss dieser in der config.php angegeben werden, was auch nicht schadet, um Probleme mit der gemeinsamen Dokumentenverarbeitung gleich von Beginn an zu verhindern.

Fügen Sie die folgenden Zeile der config.php von ownCloud hinzu, die Sie unter Ubuntu evtl. (je nach Installation) im Pfad /var/www/owncloud/data/ finden können:

'preview_libreoffice_path' => '/usr/bin/libreoffice',

Wenn Sie LibreOffice nicht direkt aus den Ubuntu Paketquellen installieren, sondern neuere Versionen aus einem PPA oder direkt von den LibreOffice Webseiten beziehen, müssen Sie die Pfadangabe oben anpassen – z.B.

'preview_libreoffice_path' => '/usr/bin/libreoffice4.3',

Weiter können Sie in der config.php mit den folgenden Zeilen gesonderte Startparameter an LibreOffice übergeben:

'preview_office_cl_parameters' => ' --headless --nologo --nofirststartwizard --invisible --norestore '. '-convert-to pdf -outdir ',

Sollte der Editor trotz dieser Einstellungen nicht funktionieren, was daran zu merken ist, dass sich das Aktivitäts-Rädchen („Spinner“) unaufhörlich dreht, kann man versuchen, GZIP für die Dokumentenbearbeitung auszuschalten. Fügen Sie die folgenden Zeile der .htaccess Datei im ownCloud Stammverzeichnis hinzu:

SetEnvIf Request_URI .*/apps/documents/ajax/.* no-gzip dont-vary

Auf schwächeren Servern oder bei vielen Dokumenten und Benutzern macht es Sinn, die Vorschaueinstellungen zu ändern, damit genug Ressourcen für die Dokumentenbearbeitung übrig bleiben. Sicherlich könnte man

'enable_previews' => false,

einstellen. Mir erscheint dies jedoch als ein zu weit gehender Eingriff. Experimentieren Sie lieber zuerst mit einer Beschränkung der Größe von Vorschaubildern und mit deren Zoomfaktor – z.B. so:

'preview_max_x' => 200, 'preview_max_y' => 200, 'preview_max_scale_factor' => 2,
1.3. Weblinks

Weitere Hinweise schlagen Sie im Administrationshandbuch von ownCloud nach:

http://doc.owncloud.org/server/7.0/user_manual/documents.html

Details finden Sie unter den folgenden URLs:

http://doc.owncloud.org/server/7.0/admin_manual/configuration/collaborative_documents_configuration.html

http://doc.owncloud.org/server/7.0/admin_manual/configuration/config_sample_php_parameters.html

Bei tiefergehenden Problemen kontaktieren Sie die Community im ownCloud Forum: http://forum.owncloud.org/ oder die Entwickler über die Issue-Tracker direkt bei Github – hier der Link bei Problemen mit der Documents App: https://github.com/owncloud/documents/issues

2. Dokumentenbearbeitung ermöglichen

2.1. Dokumenten App einschalten

Melden Sie sich als Administrator an Ihrer ownCloud Installation an. Klicken Sie im Menü rechts oben im Browserfenster auf Ihren Namen und dann auf den Eintrag / Administration .

ownCloud Documents App einschalten Teil 1

Klicken Sie links oben auf / Apps , um das Klappfall-Menü zu öffnen und klicken Sie in diesem auf die Schaltfläche / + Apps .

ownCloud Documents App einschalten Teil 2

Klicken Sie in der Auswahlleiste links auf / Documents und dann im Fenster rechts auf / Aktivieren .

Wenn Sie die Dokumentenbearbeitung nur für bestimmte Gruppen freigeben wollen, dann setzen Sie das entsprechende Häkchen und wählen Sie anschließend die berechtigten Gruppen aus, die Ihnen nach einem Klick in das erscheinende Feld „All“ zum Anklicken angezeigt werden.

2.2. Teilen von Dokumenten erlauben

Kontrollieren Sie als Administrator von ownCloud, ob Sie das Teilen von Dokumenten erlaubt haben.

Klicken Sie im Menü rechts oben im Browserfenster auf Ihren Namen und dann auf den Eintrag / Administration . Scrollen Sie auf der Seite nach Unten, bis Sie zum Abschnitt / Teilen kommen.

Ein Häkchen sollte beim Eintrag /Erlaubt Apps die Nutzung der Share-API sitzen. Alle anderen Häkchen im Bild oben sind sehr spezifische Einstellungen für eine ownCloud-Instanz einer ganz konkreten Schule, an der sich ausschließlich Lehrkräfte an ownCloud anmelden können.

Wenn auch Schüler/innen Benutzerkonten in ownCloud erhalten sollen, dann muss man sich sehr genau überlegen, ob man diesen das Teilen per Link (/ Erlaube Benutzern, mit Hilfe von Links zu teilen ) überhaupt erlauben möchte. Ich würde hiervon abraten. Auch das Häkchen bei / Öffentliches Hochladen erlauben hielte ich dann für zu riskant.

3. Dokumente als einzelner Benutzer

3.1. Dokumente bearbeiten

Um als einzelner Benutzer ein Textdokument im ODT, DOC oder DOCX Format in ownCloud zu bearbeiten, müssen keine weiteren Einstellungen vorgenommen werden.

Beim Hovern mit der Maus über einem Dokument des richtigen Typs erscheint automatisch das Icon für / Bearbeiten . Ein Klick hierauf öffnet den Editor. Schließt man diesen wieder, werden die Änderungen gespeichert.

3.2. Neue Dokumente in ownCloud anlegen

Auch neue Dokumente lassen sich direkt in ownCloud anlegen. Dazu wechselt man in ownCloud durch Klick auf den Pfeil neben / Dateien in die App / Dokumente .

Ein Klick auf / + Neues Dokument öffnet dann ebenfalls den Editor.

Das neue Dokument wird beim Schließen des Editors im Stammverzeichnis von ownCloud gespeichert und kann mit der Maus (Ziehen und Ablegen) in den gewünschten Unterordner verschoben werden.

4. Dokumente gemeinsam bearbeiten

4.1. Dokument zur Bearbeitung freigeben

Um Dokumente zusammen mit anderen zu bearbeiten, müssen diese freigegeben werden.

Hovern Sie mit der Maus ohne zu Klicken über einem Dokument, erscheint das / Teilen Icon. Ein Klick auf dieses öffnet ein kleines Menü.

Durch Eingabe des Namens, Gruppen- oder Benutzernamens lässt sich die gewünschte Person bzw. der gewünschte Personenkreis finden und auswählen.

Ebenfalls möglich ist die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, die per Link freigegeben wurden (Teilen mit Gästen).

Je nach Voreinstellungen durch die Administration können weitergehende Rechte (z.B. weiter-teilen) vergeben oder entzogen werden.

Ein Klick auf das Icon / Bearbeiten öffnet das Dokument im Editor.

Über die Menüeinträge auf der linken Seite des Fensters /Mit Dir geteilt / Von Dir geteilt und /Geteilt über einen Link behält man auf Dauer den Überblick.

Beim „Empfänger“ des geteilten Dokuments taucht dieses demnach im Menü unter / Mit Dir geteilt auf und auch hier erscheint beim Hovern mit der Maus über dem geteilten Dokument das Icon für / Bearbeiten .

Ein Klick auf /Bearbeiten öffnet den Editor beim „Empfänger“ - der „Sender“ und eigentliche Dokumentenbesitzer klickt ebenfalls auf / Bearbeiten .

Man „trifft sich“ im Editor wieder.

4.2. Gemeinsames Arbeiten im Editor

Im Editor erscheinen auf der rechten Seite die Personen, die im Moment am Dokument arbeiten. Im Dokument selbst sind deren Schreibmarken in unterschiedlichen Farben zu sehen.

Werden Veränderungen in einem Dokumentenabschnitt von einer Person vorgenommen, so erscheint auf der linken Seite des Absatzes ein Balken in der Farbe der Schreibmarke, die die Veränderung veranlasst hat. Die Veränderung selbst erscheint ebenfalls – fast in Echtzeit 3 .

Die Farben entsprechen hierbei den Farben der Rahmen um die Bilder / Icons der an der Dokumentenbearbeitung beteiligten Personen.

Gäste (sofern ein Dokument zur Bearbeitung per Link geteilt wurde) können die Anzeige ihres Namens durch Klick auf das Icon am rechten Rand des Browserfensters einstellen – und sollten dies auch tun, damit die Übersicht zunimmt. Tun sie dies nicht, werden sie als Gast 1, Gast 2 usw geführt.

4.3. Koordination der Schreibenden

Im Unterschied zu Etherpad 4 steht in ownCloud kein Chat direkt am Dokument zur Verfügung.

Arbeiten mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument, befinden sich aber physikalisch nicht im gleichen Raum und / oder bestehen keine Absprachen über die den Personen jeweils zugeordneten Dokumenten-Abschnitte oder Rollen 5 , bricht leicht Chaos aus.

Ein Konferenz-System wie Mumble 6 erleichtert die Arbeit enorm, weil es einen anderen Kanal bedient (die Augen sind bei der Dokumentenbearbeitung, die Ohren in der Konferenz).

Notfalls kann ein Chatraum in einem gemeinsamen Moodle-Kurs die Koordination der Schreibenden ebenfalls vereinfachen, fordert aber weitaus mehr Disziplin von den Arbeitenden, weil diese dann zwei Browserfenster im Auge behalten müssen.

5. Dokumente über ownCloud-Server-Grenzen hinweg teilen und bearbeiten

Nicht jeder ownCloud-Server unterstützt die Dokumentenbearbeitung. Meist aus dem Grund, dass die Administration die Installation zusätzlicher Komponenten aus Sicherheitsgründen scheut: jede zusätzliche Software bedeutet weiteren Pflegeaufwand und bringt die Gefahr von Sicherheitslücken mit sich.

Eine Lösung kann dann sein, für die Dokumentenbearbeitung einen anderen / zweiten / privaten ownCloud-Server zu nutzen und auf diesem die Verzeichnisse aus der schulischen ownCloud-Dokumentenablage einzubinden. Das geht über das Modul External storage support .

Der ownCloud-Server, der die Fähigkeit zur Dokumentenverarbeitung zur Verfügung stellt, nennt sich im Folgenden oC-Dok . Der ownCloud-Server, der lediglich die Dateien liefert, nennt sich im Folgenden oC-File .

5.1. Modul External storage support einschalten

Auf beiden beteiligten ownCloud-Servern (oC-Dok und oC-File) muss das Modul External storage support eingeschaltet werden.

Dazu meldet man sich als Administrator an ownCloud an und klickt auf den kleinen Pfeil neben / Dateien links oben im ownCloud-Fenster. Danach klickt man auf /+ Apps .

Hier folgt bei der App External storage support ein Klick auf den Schalter / Aktivieren .

In beiden Fällen wechselt man über einen Klick auf den Namen des Administrators in der rechten oberen Ecke des ownCloud-Fensters zur Rubrik / Administration .

5.1.1. Einstellungen auf oC-File

Auf dem Server, der seine Inhalte einem anderen Server zur Verfügung stellen darf, setzt man als Admin ein Häkchen in der Auswahlbox bei / Allow users on this server to send shares to other servers .

Unter der Überschrift / Externer Speicher kann eingestellt werden, mit welcher Art Server die Inhalte geteilt werden dürfen. Ein Häkchen bei / ownCloud beschränkt dies auf weitere ownCloud-Instanzen.

5.1.2. Einstellungen auf oC-Dok

Auf dem ownCloud-Server, der die Fähigkeit zur Dokumentenverarbeitung mitbringt, wird den Benutzer/innen erlaubt, Verzeichnisse von anderen ownCloud-Instanzen einzubinden: Die Häkchen sitzen demnach bei / Externen Speicher für Benutzer aktivieren , dort bei / ownCloud und unter / Server-to-Server Sharing bei / Allow users on this server to receive shares from other servers .

5.2. Einstellungen auf Benutzerebene auf oC-Dok

Auf oC-Dok müssen einzelne Benutzer/innen die Einbindung der Verzeichnisse von oC-File für sich selbst einschalten. Diese klicken nach Anmeldung an ownCloud auf oC-Dok auf ihren Namen rechts oben im ownCloud-Fenster und dort auf den Eintrag / Persönlich .

Im Bereich / Externer Speicher werden die Anmeldedaten für oC-File hinterlegt.

Dabei empfiehlt es sich, den Ordnernamen für die externe Ressource so zu vergeben, dass diese deutlich als solche zu erkennen ist – z.B. indem extern_ dem Domainnamen von oC-File vorangeht.

Man trägt dann noch die URL zu oC-File, Benutzername und Passwort ein … und auf der linken Seite sollte ein grüner Punkt erscheinen. Klappt die Verbindung nicht, erscheint ein rotes Viereck.

5.3. Dokumente von oC-File auf oC-Dok bearbeiten

Unter /Dateien wird auf oC-Dok das eingebundene Verzeichnis von oC-File mit einem besonderen Icon angezeigt: Das Icon enthält das Symbol für symbolische Links.

Weiter erscheint auf oC-Dok auf der linken Seite ein Eintrag /Externer Speicher .

Ein Klick auf / Externer Speicher zeigt eine Übersicht aller eingebundenen Ressourcen an.

Das Laden der externen Verzeichnisse und Dateien kann – je nach Internet-Anbindung der beteiligten Server – etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen als das Laden interner Ressourcen!

Hält man die Maus über ein Dokument im eingebundenen Verzeichnis, erscheint, wie bei lokalen Dateien auch, das / Bearbeiten Icon.

Ein Klick auf das / Bearbeiten Icon im Dateimanager oder ein Klick auf ein Dokument in der App / Dokumente (zu erreichen durch Klick auf die Wolke links oben) öffnet nun auch Dokumente auf oC-File zum Bearbeiten in oC-Dok.

Darüber hinaus können extern gelagerte Dokumente wie lokale Ressourcen mit anderen Benutzer/innen geteilt und auch zusammen bearbeitet werden.


1 Da die Ubuntu eigenen Repositories meist völlig veraltete Versionen von ownCloud mitbringen, empfiehlt sich die Installation über den openSUSE Build Service oder die direkte Installation durch Download der Installationsdateien von owncloud.org.