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Verfahrensverzeichnis in der paedML

Im Verfahrensverzeichnis sollte jede Schule darstellen, in welchem Rahmen die Musterlösung paedML eingesetzt wird und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten in der paedML sowie der Verfügbarkeit der Musterlösung an der Schule umgesetzt wurden.
Bevor ein Verfahrensverzeichnis erstellt wird, sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Vorprüfung: Werden personenbezogene Daten automatisiert elektronisch verarbeitet?

    Ist dies der Fall, so muss nach §11 Landesdatenschutzgesetz ein Verfahrensverzeichnis von der verantwortlichen Stelle erstellt werden.
    Da in der Musterlösung „paedML“ des Landes Baden-Württemberg eine datenbankgestützte Benutzerverwaltung intergriert ist sowie verschiedene Protokoll-Dateien geführt werden, muss von der Schule ein Verfahrensverzeichnis erstellt werden.

  • Zweckbestimmung: In welchem Rahmen wird die Software (hier paedML) von wem genutzt?

    Neben der allgemeinen Formulierung „elektronisch unterstützte Bildungsmaßnahmen“ sollte hier beschrieben werden, in welchem Rahmen die Musterlösung an der Schule genutzt wird?
    Die Funktionen der Musterlösungen finden Sie über das Support-Netz unter http://www.support-netz.de/leistungen/technische-plattform.html

  • Rechtsgrundlage: Auf Basis welcher Rechtsgrundlage (LDGS, Schulgesetz)  muss das Verfahrensverzeichnis erstellt werden?

    Die Rechtsgrundlagen werden in der aktuellen Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“ aufgeführt.
    Da es eine rechtliche Grundlage für den Einsatz der Musterlösung „paedML“ gibt, benötigt die Schule keine schriftliche Einwilligung der Schüler / Eltern für die unterrichtliche Nutzung der paedML.

Um die Schule beim Erstellen des Verfahrensverzeichnisses „paedML“ zu unterstützen, finden Sie auf diesen Seite folgende Unterlagen.

Verfahrensverzeichnis_paedML.pdf [pdf] [22kb]

In dieser Übersicht wird dargestellt auf welche zusätzlichen Informationen sich die Schule beim Ausfüllen des Verfahrensverzeichnisses stützen kann. Die grün und gelb unterlegten Felder müssen von der Schule ausgefüllt werden. Bei den gelb unterlegten Feldern reicht eine nicht-technische Darstellung. Die Details müssen hier nicht aufgeführt werden, da hier auf die technische Dokumentation des Landesmedienzentrums zur paedML verwiesen werden kann. Siehe
http://www.lmz-bw.de/technische-unterstuetzung/kundenportal/tipps-fuer-anwender/verfahrensverzeichnis-in-der-paedml-r.html

Die Unterlagen zum Verfahrensverzeichnis paedML umfassen zwei Vorlagen. Um das Ausfüllen dieser Vorlage zu erleichtern, finden Sie zur jeder Vorlagen ein Dokument mit grün unterlegten Leitfragen bzw. Hinweisen.

Darüber hinausgehende Informationen finden Sie

  1. Passwortregeln ( Passwortregeln.pdf )
  2. Nutzungsordnung ( siehe: Urheberrecht und Datenschutz - Formulare )
  3. Musteranschreiben an Hersteller pädagogischer Software ( Anschreiben Softwarehersteller.doc )
  4. Vorlage zum Vertrag Datenverarbeitung im Auftrag ( Datenschutz Vereinbarung nach § 7 LDSG )

Benötigen Sie weitere Hilfe?

Ab dem neuen Schuljahr werden spezielle regionale Fortbildungen zum Thema „Datenschutz und Urheberrecht“ für den Netzwerkberater angeboten. Im Rahmen dieser Fortbildung wird ausführlich auf das Thema Verfahrensverzeichnis paedML eingegangen. Bitte informieren Sie sich bei ihrem Regierungspräsidium – Abt. 7,Schule und Bildung ( siehe: Regionale Fortbildungsangebote)

Auch das Kultusministerium hat vielfältige Informationen für IT-Verfahren in der Schulverwaltung und Schulen durch das Referat 15 anzubieten ( http://www.it.kultus-bw.de ).