Datenspeicher & Office: Gemeinsam an einem Dokument arbeiten

Frage- oder Problemstellung

An Ihrer Schule steht die nächste Fachschaftssitzung an. Alle Beteiligten sollen dabei die Möglichkeit haben, das Protokoll gemeinsam und gleichzeitig während der Sitzung zu bearbeiten. Die Protokolle dieser Konferenzen sollen in einem gemeinsamen Ordner für die Fachschaft zugänglich sein.

Anleitung

Zunächst legen Sie den Ordner an, in dem die Protokolle abgelegt werden sollen. Hierzu klicken Sie im übergeordneten Verzeichnis auf den Button mit dem Plus und anschließend auf Neuer Ordner.

Screenshot, der das + im oberen Menüband und im Dropdownmenü 'Neuer Ordner' rot umrandet hervorhebt

Daraufhin wird der Text Neuer Ordner durch ein Eingabefeld ersetzt. Geben Sie hier den Namen Protokolle ein und klicken Sie danach auf den Pfeil, um den Ordner anzulegen.

Screenshot, der das nun erschienene Eingabefeld zeigt. Hier ist der Name 'Protokolle' eingegeben. Rot umrandet ist auch der Pfeil-Button, auf den nun geklickt werden soll.

Nun müssen alle Lehrkräfte der Fachschaft die Freigabe erhalten auf den Ordner zuzugreifen. Klicken Sie hierzu auf den Teilen-Button hinter dem Namen des Ordners. Dann tragen Sie die Namen oder Mailadressen der Personen ein, welche Zugriff erhalten sollen. Mit einem Klick auf den Namen wird die Freigabe erteilt. Die Freigabe gilt dann für diesen Ordner sowie alle Unterordner und Dateien in diesem Ordner.

Screenshot, der den 'Teilen-Button' rot umrandet hervorhebt sowie das Eingabefeld auf der rechten Seite, in dem die Namen oder Mailadressen der Personen eingegeben werden können, die Zugriff erhalten sollen.

Hinter jedem Nutzer können Sie über den Button mit dem Dreipunkt-Menü die Berechtigungen des Nutzers einstellen. In diesem Beispiel sollten alle Nutzer mindestens die Berechtigungen zum Bearbeiten und Erstellen von Dateien erhalten. Standardmäßig dürfen Nutzer auch Dateien löschen, mit weiteren Nutzern teilen oder herunterladen.

Screenshot, der das Dreipunkt-Menü auf der rechten Seite rot umrandet hervorhebt und das dazugehörige Dialogfeld zeigt, in dem die Berechtigungen für den jeweiligen Nutzer eingestellt werden können.

Öffnen Sie den Ordner Protokolle. Nun klicken Sie wieder auf den Button mit dem Plus, um ein neues Dokument in dem Ordner zu erstellen. Klicken Sie hierzu auf Neues Dokument.

Screenshot aus dem Bereich Protokolle, das Plus im oberen Menüband ist angeklickt. Im Dialogfeld ist 'Neues Dokument' rot umrandet hervorgehoben.

Daraufhin wird der Text Neues Dokument durch ein Eingabefeld ersetzt. Geben Sie hier einen nachvollziehbaren Namen ein (z. B. "2024-09-13_FS_Engl) und klicken Sie danach auf den Pfeil, um das Dokument anzulegen.

Screenshot, das das neue Eingabefeld rot umrandet zeigt, in dem bereits der Name Protokoll-1 eingetragen wurde. Der Pfeil rechts davon ist der Pfeil, auf den nun geklickt werden soll, ebenfalls rot umrandet markiert.

Nun können alle Personen, welche die Berechtigung haben, das Dokument zu bearbeiten, dieses öffnen und auch gleichzeitig daran arbeiten.

Aufgabenstellung

Erstellen Sie einen geteilten Ordner (z. B. für die Protokolle) und gewähren Sie weiteren Lehrkräften die Berechtigung, Dateien in diesem Ordner zu erstellen und zu bearbeiten. Legen Sie dann in dem Ordner ein erstes gemeinsames Dokument an.

Weitere Beispiele für kollaboarative Einsatzmöglichkeiten:

Arbeiten an Entwicklungsplänen
Weiterentwicklung von Schulcurricula
Beschreibungen der Projekte für die Projekttage
u.v.m.

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