Kan­ban-Boards

Pro­jek­te in der Ar­beits­welt und auch in der Schu­le wer­den immer kom­ple­xer. Viele Teil­lö­sun­gen und Ideen müs­sen zu­sam­men­ge­tra­gen, struk­tu­riert und über­sicht­lich dar­ge­stellt wer­den. Ver­ant­wort­li­che sowie Mit­ar­bei­ter wol­len alle In­for­ma­tio­nen „auf einen Blick“ zur Ver­fü­gung haben, Ideen ein­brin­gen kön­nen und eine mög­lichst gute Ver­zah­nung der Ein­zel­auf­ga­ben er­rei­chen.

Bei die­sen kom­ple­xen An­for­de­run­gen stellt die Kan­ban-Me­tho­de (jap. kan­ban: Schild, vi­su­el­les Si­gnal) oft eine ge­eig­ne­te Her­an­ge­hens­wei­se dar, um Ab­läu­fe zu or­ga­ni­sie­ren und zu op­ti­mie­ren. Meist müs­sen be­ste­hen­de Ab­läu­fe nicht kom­plett er­setzt, son­dern kön­nen durch Kan­ban-Boards vi­sua­li­siert und un­ter­stützt wer­den.

Bild­quel­le: Sim­ple-kan­ban-board-.jpg von Jeff.​la­sov­ski [CC BY-SA 3.0], via Wi­ki­me­dia Com­mons, be­ar­bei­tet

Ur­sprüng­lich sind Kan­ban-Boards ana­log exis­tie­ren­de „Schwar­ze Bret­ter“, auf denen real exis­tie­ren­de Kar­ten be­wegt wer­den (s. Bild oben). Die Idee wurde in Japan bei To­yo­ta ent­wi­ckelt, um Ma­te­rial­eng­päs­se und gleich­zei­tig auch zu volle Lager zu ver­mei­den. Ziel war eine bes­se­re und ef­fi­zi­en­te­re Pro­zess­struk­tu­rie­rung durch einen bes­se­ren Ma­te­ri­al­fluss. In den letz­ten Jah­ren hielt die Me­tho­de in der Soft­ware­ent­wick­lung und im Pro­jekt­ma­nage­ment Ein­zug in den Ar­beits­all­tag, um den Work­flow zu ver­bes­sern. Statt um Ma­te­ria­li­en geht es nun um Auf­ga­ben und Ideen.

Di­gi­ta­le Lö­sun­gen kom­men seit ei­ni­gen Jah­ren ver­mehrt zum Ein­satz. Im Fol­gen­den geht es um diese di­gi­ta­len Um­set­zun­gen von Kan­ban-Boards.

Funk­ti­ons­wei­se

Das Prin­zip ist ein­fach und lässt sich gut mit einer Ta­bel­le mit meh­re­ren Spal­ten ver­glei­chen. Ein Board be­steht aus meh­re­ren Spal­ten, in den meis­ten Platt­for­men hei­ßen letz­te­re „Lis­ten“. Jede Spal­te hat einen Spal­ten­kopf, der das Thema/den Ab­schnitt in einem Pro­zess vor­gibt. Dar­un­ter wer­den ein­zel­ne the­ma­tisch oder kon­tex­tu­ell pas­sen­de Kar­ten er­stellt oder der Spal­te durch Ver­schie­ben zu­ge­ord­net. Jede Karte stellt eine Teil­auf­ga­be des Ge­samt­pro­zes­ses dar.

Die Kan­ban-Kar­ten haben einen Titel und eine Auf­ga­ben­be­schrei­bung, ent­hal­ten ggf. Teil­auf­ga­ben, Fris­ten, an­ge­häng­te Da­tei­en, zu­ge­ord­ne­te Per­so­nen/Ver­ant­wort­li­che, Prio­ri­sie­rungs­in­for­ma­tio­nen oder Schlag­wör­ter. Die Karte dient gleich­zei­tig als Kar­tei­kar­te, auf der alle wei­te­ren In­for­ma­tio­nen zur je­wei­li­gen Teil­auf­ga­be ver­merkt wer­den kön­nen.

Je nach Ein­satz­sze­na­rio des Kan­ban-Boards kön­nen diese Kar­ten je­der­zeit an­de­ren Spal­ten neu zu­ge­ord­net wer­den; die Kar­ten „wan­dern“ also durch die Spal­ten.

So­ge­nann­te Swim­la­nes kön­nen das Kan­ban-Board ge­nau­er struk­tu­rie­ren, indem sie so etwas wie Un­ter­ka­te­go­ri­en der ein­zel­nen Spal­ten bil­den. So kön­nen z.B. hö­he­re Prio­ri­tä­ten sicht­bar ge­macht wer­den oder die Zu­ord­nung zu ein­zel­nen Per­so­nen. Swim­la­nes er­stre­cken sich über alle Spal­ten.

Sche­ma­ti­sche Dar­stel­lung eines Kan­ban-Boards mit Be­grif­fen

Klas­si­scher­wei­se ar­bei­tet man in einem Drei­schritt: Idee/An­ge­for­dert – In Be­ar­bei­tung – Er­le­digt. In der Wirt­schaft kön­nen aber z.B. wei­ter aus­dif­fe­ren­zier­te Ka­te­go­ri­en ver­wen­det wer­den, um Ab­läu­fe zu or­ga­ni­sie­ren: Ide­en­samm­lung, in der Ent­wick­lung, Pro­to­typ, Pro­duk­t­op­ti­mie­rung, Pro­duk­ti­on, Er­ar­bei­tung der Do­ku­men­ta­ti­on, Kom­mer­zia­li­sie­rung, Kun­den­ser­vice, Pro­jek­te­va­lua­ti­on, Nach­fol­ge­pro­jek­te etc.

Ein­satz von Kan­ban-Boards

Durch diese Frei­heit der Ka­te­go­ri­sie­rung eig­net sich die Me­tho­de zum Ein­satz in der Schu­le, auch wenn nicht die ge­sam­te Kan­ban-Phi­lo­so­phie zum Tra­gen kommt, son­dern v.a. der vi­su­el­le As­pekt im Vor­der­grund steht.

Dabei kön­nen Ka­te­go­ri­en in einem Kan­ban-Board chro­no­lo­gisch auf­ein­an­der auf­bau­en, un­ab­hän­gig von­ein­an­der sein oder beide Mög­lich­kei­ten zu­gleich um­set­zen. Die Struk­tu­rie­rung soll­te von einer Mo­dera­ti­on (meist die Lehr­kraft) über­nom­men wer­den, so­dass der Rah­men, in dem sich die Kar­ten be­we­gen, ein­heit­lich und durch­dacht ist.

Durch die Vi­sua­li­sie­rung auf­ein­an­der auf­bau­en­der Ka­te­go­ri­en ist es mög­lich, die Menge der gleich­zei­tig be­ar­bei­te­ten Ar­beits­ele­men­te zu über­bli­cken und zu steu­ern (keine Über­las­tung durch zu viele Ar­beits­ele­men­te gleich­zei­tig). In An­wen­dungs­sze­na­ri­en, die eine kom­ple­xe Ko­ope­ra­ti­on an­stre­ben (grö­ße­re Pro­jek­te von Steue­rungs­grup­pen etc.), bie­tet es sich an Kan­ban-Grund­sät­ze an­zu­wen­den: Eine Karte wan­dert in die nächs­te Spal­te nach unten, es sei denn sie hat eine hö­he­re Prio­ri­tät. In letz­te­rem Fall würde sie nach oben ge­setzt, damit man sie bes­ser im Blick hat und die zu­ge­hö­ri­ge Auf­ga­be schnel­ler ab­ar­bei­tet.

Vor­tei­le

• Vi­sua­li­sie­rung: Die Dar­stel­lung er­folgt in einem Ras­ter in Spal­ten mit den je­weils zu­ge­ord­ne­ten Kar­ten.
• Fle­xi­bi­li­tät bei der Aus­ge­stal­tung: Die Ka­te­go­ri­en kön­nen in­di­vi­du­ell be­nannt und ver­än­dert wer­den, eben­so die Farb­ge­bung der Kar­ten, teil­wei­se auch de­ko­ra­ti­ve Ele­men­te wie z.B. Hin­ter­grün­de.
• In­ter­ak­ti­vi­tät: Alle oder be­stimm­te Be­nut­zer kön­nen auf die an­ge­leg­ten Kar­ten zu­grei­fen und neue er­stel­len. Wei­te­re kar­ten­be­zo­ge­ne Funk­tio­nen er­mög­li­chen z.B. Kom­men­ta­re, Be­wer­tun­gen und Ver­knüp­fun­gen zu ein­zel­nen Be­nut­zern.
• Er­wei­ter­bar­keit: Durch das Hin­zu­fü­gen von Spal­ten und die Um­sor­tie­rung von Kar­ten kön­nen Struk­tu­ren bei Be­darf an neue Be­dürf­nis­se und Be­ge­ben­hei­ten an­ge­passt wer­den.
• Zen­tra­les Zu­sam­men­füh­ren von In­for­ma­tio­nen aus asyn­chro­ner Ar­beit: Auch wenn ein­zel­ne Teil­auf­ga­ben von un­ter­schied­li­chen Per­so­nen be­ar­bei­tet wer­den, ist es den­noch für alle mög­lich den Ge­samt­pro­zess im Blick zu be­hal­ten, ggf. sogar in „frem­den“ Be­rei­chen Ideen ein­zu­brin­gen. In der schu­li­schen An­wen­dung wird die­ser As­pekt meist hin­ter die an­de­ren zu­rück­tre­ten.
• Ver­füg­bar­keit: Die In­for­ma­tio­nen sind bei in­ter­net­ge­stütz­ten Kan­ban-Boards je­der­zeit und orts­un­ab­hän­gig ver­füg­bar.

Gren­zen

• Wenn der be­ar­bei­ten­de Zu­griff auf ein­zel­ne Kar­ten nicht ge­re­gelt ist, kann es zu un­be­ab­sich­tig­tem Ver­schie­ben von Kar­ten kom­men, somit also zu einem un­ge­ord­ne­ten Zu­stand des Boards.
• Je grö­ßer und um­fang­rei­cher ein Pro­jekt wird, desto schwie­ri­ger ist es alles im Blick zu haben. Wenn ein Board zu viele Kar­ten be­inhal­tet, vor allem kon­zen­triert in we­ni­gen Spal­ten, wird es un­über­sicht­lich.
• Bei Pro­jekt­ar­bei­ten müs­sen alle Be­tei­lig­ten akri­bisch genau In­for­ma­tio­nen auf den Kar­ten er­fas­sen, damit In­for­ma­tio­nen do­ku­men­tiert und für alle trans­pa­rent sind.
• Sind Be­nut­zer, z.B. Schü­le­rin­nen und Schü­ler, ge­willt Unfug zu trei­ben oder Chaos zu stif­ten, so ist die Ver­wen­dung – wie bei vie­len an­de­ren di­gi­ta­len Werk­zeu­gen auch – kaum sinn­voll mög­lich.