Termine

Mit der Termine-App lassen sich Zeitfenster - z.B. für eine Lehrer:innen-Sprechstunde - einrichten, die von einem gewünschten Personenkreis einfach über eine Weboberfläche gebucht werden können. Die Terminvereinbarung wird dadurch automatisiert und der oft langwierige E-Mail-Wechsel zur Terminfindung entfällt.

Das folgende Bild soll einen ersten Eindruck von der Buchungsoberfläche geben. Eine Anpassung des Designs und des Seitenkopfs kann hierbei individuell vorgenommen werden.

Schulische Einsatzmöglichkeiten

• Gesprächstermine, z.B. im Rahmen eines Elternsprechtages, lassen sich mit der Termine-App einfach organisieren. Als Lehrkraft schickt man an die gewünschten Eltern per E-Mail einen Link zur eingerichteten Terminbuchungsoberfläche oder verteilt einen Elternbrief mit ergänztem QR-Code. Die Eltern können sogar Terminänderungen oder -absagen selbständig vornehmen.
• Rückmeldegespräche oder Absprachen zu Referaten finden mit Schüler:innen oft in den Pausen zwischen Tür und Angel statt. Durch das Anbieten von buchbaren Sprechzeiten kann der Alltag entlastet werden und das ein oder andere Gespräch z.B. auch online über BigBlueButton geführt werden.
• Um Gespräche mit der Schulleitung zu führen, muss in der Regel ein Termin im Sekretariat vereinbart werden. Mit der Termine-App können dagegen sich wöchentlich wiederholende Zeitfenster angeboten werden, die das Kollegium selbstständig buchen kann. Das Sekretariat wird entlastet.

Anleitung zur Nutzung

Angabe Organisations-Informationen

Um eine Terminbuchung z.B. für einen Elternsprechtag einzurichten, müssen als erstes unter dem Menüpunkt "Benutzer/ Organisations-Informationen" ❶ Eintragungen für die Felder Name, E-Mail und Ort gemacht werden ❷. Abgeschlossen wird der erste Schritt durch Klick auf "Anwenden" ❸, wodurch sich auch die Vorschau der Terminbuchungsoberfläche anpasst.

Kalender und Termin-Slots anlegen

Im nächsten Schritt muss ein Kalender ausgewählt und die verfügbaren Termin-Slots angelegt werden. Hierzu wird im linken Seitenmenü "Zeitfenster verwalten" angeklickt ❶. Da ein Elternsprechtag sich nicht wöchentlich wiederholt, wird als Zeitfenstermodus "Einfach" ausgewählt ❷. Danach wird ein Hauptkalender festgelegt ❸, in welchem später die angelegten Termin-Slots angezeigt werden. Für die Übersichtlichkeit lohnt es sich im Voraus bereits in der Kalender-App einen extra Kalender anzulegen, der dann hier genutzt werden kann. Im Beispiel wurde in der Kalender-App ein Kalender mit der Bezeichnung "Elternsprechtag" erstellt. Für die gebuchten Termine kann der Hauptkalender Verwendung finden ❹. Dann werden auch die gebuchten Termine im Kalender "Elternsprechtag" gespeichert.

In den erweiterten Einstellungen (Klick auf Einstellungen > Erweiterte Einstellungen) kann noch eine minimale Vorlaufzeit angegeben werden, sodass keine Termine kurz vor Terminstart gebucht werden können. Außerdem kann hier eingestellt werden, dass bei Terminabsage das Zeitfenster wieder zur Buchung freigegeben wird.

Wöchentlich wiederholende Zeitfenster

Sollen sich wöchentlich wiederholende Zeitfenster angeboten werden, z.B. für feste Sprechstunden, muss im Menü "Zeitfenster verwalten" der Zeitfenstermodus "wöchentliche Vorlage" genutzt werden (siehe Abbildung oben: "Zeitfenster verwalten"). Die Termin-Slots lassen sich dann durch die Bearbeitung der Vorlage anlegen.

Zusätzliche Einstellungen vornehmen

Unter dem Menüpunkt Einstellungen ❶ lassen sich noch weitere Anpassungen des Buchungsformulars vornehmen. Unter dem Unterpunkt "Öffentliche Seite anpassen" wird z.B. die Auswahl getroffen, für wie viele Wochen in die Zukunft die Termine angezeigt werden und buchbar sind ❷. Für einen Elternsprechtag empfiehlt sich die Terminbuchung zwei Wochen im Voraus zu starten, sodass die Standardeinstellung am besten gleich auf drei Wochen geändert wird.

Des Weiteren können - für eine bessere Übersichtlichkeit - Tage, an denen keine Termine zur Buchung zur Verfügung stehen, ausgeblendet werden. Hierfür muss der Haken bei "Leere Tage anzeigen" entfernt werden ❸. Im gleichen Menü kann zudem eine Anpassung des Formulartitels vorgenommen werden ❹.

Unter dem Menüpunkt "Advanced Settings" innerhalb der "Einstellungen für die öffentliche Seite" kann im Buchungsformular das Telefonnummernfeld ausgeblendet ❺ und der Seitenkopf angepasst werden. Außerdem können hier Ergänzungen zur Einhaltung der DSGVO vorgenommen werden ❻. Detaillierte Informationen hierzu lassen sich durch Klick auf das Infosymbol finden.

Buchungsformular teilen

Weiter zu Deck