Ter­mi­ne

Mit der Ter­mi­ne-App las­sen sich Zeit­fens­ter - z.B. für eine Leh­rer:innen-Sprech­stun­de - ein­rich­ten, die von einem ge­wünsch­ten Per­so­nen­kreis ein­fach über eine We­bo­b­er­flä­che ge­bucht wer­den kön­nen. Die Ter­min­ver­ein­ba­rung wird da­durch au­to­ma­ti­siert und der oft lang­wie­ri­ge E-Mail-Wech­sel zur Ter­min­fin­dung ent­fällt.

Das fol­gen­de Bild soll einen ers­ten Ein­druck von der Bu­chungs­ober­flä­che geben. Eine An­pas­sung des De­signs und des Sei­ten­kopfs kann hier­bei in­di­vi­du­ell vor­ge­nom­men wer­den.

Schu­li­sche Ein­satz­mög­lich­kei­ten

• Ge­sprächs­ter­mi­ne, z.B. im Rah­men eines El­tern­sprech­ta­ges, las­sen sich mit der Ter­mi­ne-App ein­fach or­ga­ni­sie­ren. Als Lehr­kraft schickt man an die ge­wünsch­ten El­tern per E-Mail einen Link zur ein­ge­rich­te­ten Ter­min­bu­chungs­ober­flä­che oder ver­teilt einen El­tern­brief mit er­gänz­tem QR-Code. Die El­tern kön­nen sogar Ter­min­än­de­run­gen oder -ab­sa­gen selb­stän­dig vor­neh­men.
• Rück­mel­de­ge­sprä­che oder Ab­spra­chen zu Re­fe­ra­ten fin­den mit Schü­ler:innen oft in den Pau­sen zwi­schen Tür und Angel statt. Durch das An­bie­ten von buch­ba­ren Sprech­zei­ten kann der All­tag ent­las­tet wer­den und das ein oder an­de­re Ge­spräch z.B. auch on­line über Big­Blu­e­But­ton ge­führt wer­den.
• Um Ge­sprä­che mit der Schul­lei­tung zu füh­ren, muss in der Regel ein Ter­min im Se­kre­ta­ri­at ver­ein­bart wer­den. Mit der Ter­mi­ne-App kön­nen da­ge­gen sich wö­chent­lich wie­der­ho­len­de Zeit­fens­ter an­ge­bo­ten wer­den, die das Kol­le­gi­um selbst­stän­dig bu­chen kann. Das Se­kre­ta­ri­at wird ent­las­tet.

An­lei­tung zur Nut­zung

An­ga­be Or­ga­ni­sa­ti­ons-In­for­ma­tio­nen

Um eine Ter­min­bu­chung z.B. für einen El­tern­sprech­tag ein­zu­rich­ten, müs­sen als ers­tes unter dem Me­nü­punkt "Be­nut­zer/ Or­ga­ni­sa­ti­ons-In­for­ma­tio­nen" ❶ Ein­tra­gun­gen für die Fel­der Name, E-Mail und Ort ge­macht wer­den ❷. Ab­ge­schlos­sen wird der erste Schritt durch Klick auf "An­wen­den" ❸, wo­durch sich auch die Vor­schau der Ter­min­bu­chungs­ober­flä­che an­passt.

Ka­len­der und Ter­min-Slots an­le­gen

Im nächs­ten Schritt muss ein Ka­len­der aus­ge­wählt und die ver­füg­ba­ren Ter­min-Slots an­ge­legt wer­den. Hier­zu wird im lin­ken Sei­ten­me­nü "Zeit­fens­ter ver­wal­ten" an­ge­klickt ❶. Da ein El­tern­sprech­tag sich nicht wö­chent­lich wie­der­holt, wird als Zeit­fens­ter­mo­dus "Ein­fach" aus­ge­wählt ❷. Da­nach wird ein Haupt­ka­len­der fest­ge­legt ❸, in wel­chem spä­ter die an­ge­leg­ten Ter­min-Slots an­ge­zeigt wer­den. Für die Über­sicht­lich­keit lohnt es sich im Vor­aus be­reits in der Ka­len­der-App einen extra Ka­len­der an­zu­le­gen, der dann hier ge­nutzt wer­den kann. Im Bei­spiel wurde in der Ka­len­der-App ein Ka­len­der mit der Be­zeich­nung "El­tern­sprech­tag" er­stellt. Für die ge­buch­ten Ter­mi­ne kann der Haupt­ka­len­der Ver­wen­dung fin­den ❹. Dann wer­den auch die ge­buch­ten Ter­mi­ne im Ka­len­der "El­tern­sprech­tag" ge­spei­chert.

In den er­wei­ter­ten Ein­stel­lun­gen (Klick auf Ein­stel­lun­gen > Er­wei­ter­te Ein­stel­lun­gen) kann noch eine mi­ni­ma­le Vor­lauf­zeit an­ge­ge­ben wer­den, so­dass keine Ter­mi­ne kurz vor Ter­m­in­start ge­bucht wer­den kön­nen. Au­ßer­dem kann hier ein­ge­stellt wer­den, dass bei Ter­min­ab­sa­ge das Zeit­fens­ter wie­der zur Bu­chung frei­ge­ge­ben wird.

Wö­chent­lich wie­der­ho­len­de Zeit­fens­ter

Sol­len sich wö­chent­lich wie­der­ho­len­de Zeit­fens­ter an­ge­bo­ten wer­den, z.B. für feste Sprech­stun­den, muss im Menü "Zeit­fens­ter ver­wal­ten" der Zeit­fens­ter­mo­dus "wö­chent­li­che Vor­la­ge" ge­nutzt wer­den (siehe Ab­bil­dung oben: "Zeit­fens­ter ver­wal­ten"). Die Ter­min-Slots las­sen sich dann durch die Be­ar­bei­tung der Vor­la­ge an­le­gen.

Zu­sätz­li­che Ein­stel­lun­gen vor­neh­men

Unter dem Me­nü­punkt Ein­stel­lun­gen ❶ las­sen sich noch wei­te­re An­pas­sun­gen des Bu­chungs­for­mu­lars vor­neh­men. Unter dem Un­ter­punkt "Öf­fent­li­che Seite an­pas­sen" wird z.B. die Aus­wahl ge­trof­fen, für wie viele Wo­chen in die Zu­kunft die Ter­mi­ne an­ge­zeigt wer­den und buch­bar sind ❷. Für einen El­tern­sprech­tag emp­fiehlt sich die Ter­min­bu­chung zwei Wo­chen im Vor­aus zu star­ten, so­dass die Stan­dard­ein­stel­lung am bes­ten gleich auf drei Wo­chen ge­än­dert wird.

Des Wei­te­ren kön­nen - für eine bes­se­re Über­sicht­lich­keit - Tage, an denen keine Ter­mi­ne zur Bu­chung zur Ver­fü­gung ste­hen, aus­ge­blen­det wer­den. Hier­für muss der Haken bei "Leere Tage an­zei­gen" ent­fernt wer­den ❸. Im glei­chen Menü kann zudem eine An­pas­sung des For­mu­l­ar­ti­tels vor­ge­nom­men wer­den ❹.

Unter dem Me­nü­punkt "Ad­van­ced Set­tings" in­ner­halb der "Ein­stel­lun­gen für die öf­fent­li­che Seite" kann im Bu­chungs­for­mu­lar das Te­le­fon­num­mern­feld aus­ge­blen­det ❺ und der Sei­ten­kopf an­ge­passt wer­den. Au­ßer­dem kön­nen hier Er­gän­zun­gen zur Ein­hal­tung der DSGVO vor­ge­nom­men wer­den ❻. De­tail­lier­te In­for­ma­tio­nen hier­zu las­sen sich durch Klick auf das In­fo­sym­bol fin­den.

Bu­chungs­for­mu­lar tei­len

Wei­ter zu Deck