Dokumentenverwaltung

eGW bringt zwei Module zur Verwaltung von Dokumenten mit - myDMS und die Dateiverwaltung.

Die Dateiverwaltung erlaubt dem Benutzer den Zugriff auf sein persönliches Homeverzeichnis auf dem Server. Gemeinsame Verzeichnisse können durch den Systemadministrator über Symlinks zur Verfügung gestellt werden - hierzu ist dieser Teil von eGW aber eigentlich nicht gedacht: Gemeinsame Dokumente werden in myDMS verwaltet.

Innerhalb von myDMS können Dokumente in Ordnern abgelegt und mit Kommentaren sowie Beschreibungen versehen werden.

Nach einem Klick auf einen Eintrag in myDMS wird ein Fenster geöffnet, das die Verwaltung oder den Download des Dokumentes erlaubt. Über die Registerkarte [ACL] für Access Control List lassen sich bestimmte Benutzergruppen einrichten, die dieses Dokument einsehen dürfen - oder eben nicht.

Weiter lassen sich andere Nutzer des Systems auch über den aktuellen Stand des Dokumentes oder Veränderungen desselben über E-Mail informieren, verwandte Dokumente mit diesem verknüpfen und eine Versionsverwaltung aufrufen. eGW erlaubt es auch, Dokumente nur eine Zeit lang im System verfügbar zu machen - also ein Verfallsdatum einzurichten.

Im Vergleich zu vielen anderen CMS und DMS ist das Modul myDMS in eGW relativ ausgefeilt und mächtig - allerdings nicht gegenüber einer reinrassigen Lösung wie SeedDMS.

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