Wissenswertes zum Verfahrensverzeichnis
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Materialien und Informationen in diesem Bereich aktuell überarbeitet werden und noch nicht an die neue Gesetzeslage angepasst wurden.
Welchen Nutzen hat das Verfahrensverzeichnis?
Mit der Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses, das die in § 11 Abs. 2 LDSG geforderten inhaltlichen Angaben enthält, kommt die Schule nicht nur einer formalen datenschutzrechtlichen Anforderung der Dokumentation der automatisierten Verarbeitung von Schüler-, Lehrer- und Daten von Erziehungsberechtigten nach, sondern sie schafft für die schulischen Abläufe Prozesstransparenz.
Diese selbstkritische Prozessreflexion z.B.
- Welche Daten sind für die Aufgabenerfüllung zwingend erforderlich?
- Wer muss auf diese Daten zur Aufgabenerfüllung zugreifen können?
und die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherung der Vertraulichkeit und der Integrität führt häufig zu optimierten schulischen Ablaufprozessen.
Mit der durch die Dokumentation geschaffenen Transparenz entsteht bei den von der Verarbeitung Betroffenen, bei den institutionellen Kontrollinstanzen und dem Personalrat Vertrauen. Dieses ist häufig Voraussetzung für die Zustimmung des Personalrats im Rahmen eines Mitbestimmungsverfahrens.
Für die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses ist die Schulleitung verantwortlich. Unterstützt werden kann die Schulleitung von einem fachkundigen Datenschutzbeauftragten und/oder der für die schulinterne IT verantwortlichen Lehrkraft.
Weiter zu Beispiele für schulische Verfahren