E-Mail zwischen Schule und Eltern

Hinweise zur elektronischen Kommunikation (E-Mail)

Vorbemerkung

Die Eltern haben das Recht und die Pflicht, an der schulischen Erziehung mitzuwirken. Die gemeinsame Verantwortung der Eltern und der Schule für die Erziehung und Bildung der Jugend fordert die vertrauensvolle Zusammenarbeit beider Erziehungsträger (§ 55 Abs. 1 Schulgesetz B.W.). Hierfür ist das persönliche Gespräch von Mensch zu Mensch am besten geeignet. Insbesondere wegen des Fehlens nonverbaler Signale hat die elektronische Kommunikation ihre Grenzen und ist anfälliger für Missverständnisse. Die Schule sollte deshalb bestrebt sein, eine Gesprächskultur zu pflegen und diese ihrerseits nicht aktiv werbend durch das Angebot oder gar das Einfordern elektronischer Kommunikationsmöglichkeiten zu konterkarieren. Selbstverständlich hat die elektronische Kommunikation unbestreitbar auch Vorteile und ist heute nicht mehr wegzudenken. Allerdings sind der Anschluss eines Datenverarbeitungsgeräts an das Internet und der Versand von Daten über das Internet mit Risiken behaftet. Falls Eltern dies wünschen, sollten deshalb die folgenden Hinweise beachtet werden.

Elektronischer Versand von Nachrichten und Dokumenten über das Internet oder unbekannte Netze an Eltern oder an Dritte außerhalb des "Schulverwaltungsnetzes" (KISS)

Der Versand über unbekannte Netze, insbesondere über das Internet, bietet keine absolute Zuverlässigkeit für den Zugang der Nachricht beim Adressaten und für den Ausschluss unerwünschter Zugriffe auf die übersandten Daten.
Die Alternative, die Nachricht verschlüsselt zu übertragen, hat den Nachteil, dass sie für viele Anwender und für den Einzelfall zu aufwändig oder komplex ist, da bei der Kommunikation mit Eltern nur eine client-basierte E-Mail-Verschlüsselung möglich ist, die den sicheren Austausch von "Schlüsseln bzw. Passwörtern" voraussetzt.
Dateien, die personenbezogene Daten oder aus anderen Gründen schutzbedürftige Daten enthalten, dürfen unverschlüsselt nicht ohne weiteres über das Internet versandt werden. Mit der Übermittlung muss der Empfänger in Kenntnis dieser Risiken einverstanden sein. Im Zweifel ist darüber eine ausdrückliche Erklärung des Adressaten einzuholen und aufzubewahren. Dies gilt z.B. vor der Übermittlung von Aussagen über das schulische Verhalten von Schülerinnen und Schülern, deren Leistungen und natürlich auch für Aussagen über eine Versetzungsgefährdung.

Es wird daher empfohlen, wie folgt zu verfahren:

• Handelt es sich bei dem Eingang um eine allgemeine Anfrage oder z. B. um eine bloße Terminabsprache, bei der die Antwort keine personenbezogenen oder sonstigen schützenswerten Daten enthält, kann den Einsendern über E-Mail geantwortet werden. Gleiches gilt, wenn die sendende Stelle/Person ausdrücklich ihr Einverständnis zur Übermittlung der Antwort mit personenbezogenen Daten ihrer Tochter/ihres Sohnes über E-Mail erteilt hat.

• Liegt dieses Einverständnis nicht vor, ist vor der Übersendung personenbezogener oder schutzwürdiger Daten über das Internet ausdrücklich auf die damit verbundenen Sicherheitsrisiken hinzuweisen und eine entsprechende Einwilligung (Musterschreiben s. Formulare) einzuholen. Alternativ hierzu, oder falls eine Einwilligung nicht erteilt wird, ist auf dem herkömmlichen Wege mit einem Schreiben per Briefpost zu antworten.

Diese empfohlene Handhabung entspricht Ziff 3.4 der Anordnung-Schriftverkehr (AnO-Schriftverkehr) sowie der Ziff. 3.3 der Handreichung "Nutzung der Kommunikationsinfrastruktur mit den Schulen (KISS)".

Elektronische Kommunikation von Lehrkräften mit Eltern

Lehrkräfte sind nicht verpflichtet, Eltern ihre privaten E-Mail-Adressen bekannt zu geben. Lassen sie sich auf freiwilliger Basis auf eine elektronische Kommunikation ein, gelten die oben gemachten Ausführungen entsprechend.

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