Auftragsdatenverarbeitung
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Materialien und Informationen in diesem Bereich aktuell überarbeitet werden und noch nicht an die neue Gesetzeslage angepasst wurden.
Der Computer bestimmt mehr und mehr den schulischen Alltag. Ob in der Schulorganisation oder im Unterricht, der Einsatz elektronischer Datenverarbeitung ist nicht mehr wegzudenken.
Für die Schulleitungen sind Email, Programme zur Schulverwaltung und zur Erstellung von Stunden- und Vertretungsplänen, die amtliche Schulstatistik (ASD-BW) und zunehmend das elektronische Klassenbuch zur Normalität geworden.
Im Unterricht werden mittels Online Diagnosen Lernstandserhebungen und Kompetenzanalysen mit Profil AC durchgeführt. In Computerräumen werden Schüler mit den funktionalen Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung von der Textverarbeitung bis zur Internetrecherche vertraut gemacht.
Längst wird nicht mehr jedes EDV-Programm, das an der Schule zum Einsatz kommt, auf Rechnern der Schule installiert. Zwischenzeitlich greifen die Schulen auf Hostingangebote von Software (SAS - Software as a Service) zurück und lassen die Vielzahl von Rechnern und das Netzwerk an der Schule von fachkundigen Dritten oder der IT-Abteilung des Schulträgers betreuen.
Immer dann, wenn Schüler-, Lehrerdaten oder Daten von Erziehungsberechtigten mittels gehosteter Software von Dritten verarbeitet werden oder bei der administrativen Betreuung bzw. der Installation von Softwareupdates diese Daten vom Dienstleister zur Kenntnis genommen werden können, bedarf es aus datenschutzrechtlicher Sicht eines sogenannten Vertrags zur Auftragsdatenverarbeitung.
Die rechtlichen Anforderungen an die Auswahl des Dienstleisters und die im Weiteren zu regelnden vertraglichen Inhalte sind in § 7 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) normiert.
In der Verwaltungsvorschrift Datenschutz an öffentlichen Schulen [pdf] finden sich weitergehende Hinweise zu einer Auftragsdatenverarbeitung bei Clouddiensten und solche zur Prüfung der Zuverlässigkeit des Auftragnehmers.
Die Vorlage entsprechender Zertifikate, wie diese in den Hinweisen zur Zertifizierung bei einer Auftragsdatenverarbeitung [pdf] [105 KB] durch das Kulturministerium beschrieben sind, können die in der Verantwortung der Schule zu erfolgende detaillierte Beschreibung technisch-organisatorischer Maßnahmen nach § 9 Abs. 3 LDSG ersetzen.
Eine Vertragsvorlage mit Ausfüllhilfen zur Auftragsdatenverarbeitung wurde von der Kultusverwaltung erstellt und steht den Schulen auf dem Fortbildungsserver zur Verfügung.
Wissenswertes erläutert auch der Artikel „Auftragsdatenverarbeitung und Datenschutz“ [pdf] [17 MB] in der Zeitschrift SchulVerwaltung BW 4/2013.
Verwiesen sei auch auf die Ausführungen des Landesbeauftragten für den Datenschutz in Baden-Württemberg zur Abgrenzung der Auftragsdatenverarbeitung zu einer Funktionsübertragung.
(Stand Juni 2015)
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