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Daten von Schü­lern, Er­zie­hungs­be­rech­tig­ten und Leh­rern

Hin­weis

Bitte be­ach­ten Sie, dass die Ma­te­ria­li­en und In­for­ma­tio­nen in die­sem Be­reich ak­tu­ell über­ar­bei­tet wer­den und noch nicht an die neue Ge­set­zes­la­ge an­ge­passt wur­den.

Ver­ar­bei­tung von Schü­ler­da­ten

Die Schu­le be­nö­tigt zur Er­fül­lung ihrer Auf­ga­ben im Rah­men des Er­zie­hungs-, Bil­dungs- und Für­sor­ge­auf­trags von Schü­lern, El­tern und Leh­rern per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten. Diese kön­nen an der Schu­le z.B. mit­tels eines Schul­ver­wal­tungs-, Stun­den­plan-, Ver­tre­tungs­plan- und Zeug­nis­pro­gramms, mit­tels einer E-Learningplatt­form oder Pro­fil AC zur Kom­pe­tenz­ana­ly­se ver­ar­bei­tet wer­den.

Das Kul­tus­mi­nis­te­ri­um hat in der Ver­wal­tungs­vor­schrift Da­ten­schutz an öf­fent­li­chen Schu­len unter II. Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten von Schü­le­rin­nen und Schü­lern sowie von deren Er­zie­hungs­be­rech­tig­ten die für die Auf­ga­ben­er­fül­lung der je­wei­li­gen Schul­art er­for­der­li­chen und damit not­wen­di­gen Daten auf­ge­führt.

Aus­drück­lich weist das Kul­tus­mi­nis­te­ri­um dar­auf hin, dass eine Über­mitt­lung (Wei­ter­ga­be von Schü­ler­da­ten münd­lich, per Mail, Fax oder schrift­lich) an Pri­vat­per­so­nen oder Stel­len au­ßer­halb des öf­fent­li­chen Be­reichs grund­sätz­lich eine Ein­wil­li­gung be­dingt. Einer sol­chen be­darf es nur dann nicht, wenn die Über­mitt­lung für die Ab­wehr einer Ge­fahr für Leib und Leben oder einer an­de­ren schwer­wie­gen­den Be­ein­träch­ti­gung der Rech­te einer an­de­ren Per­son oder zur Auf­ga­ben­er­fül­lung der Schu­le er­for­der­lich ist.

Die Auf­ga­ben der Schu­le er­ge­ben sich aus ihrem Er­zie­hungs-, Bil­dungs- und Für­sor­ge­auf­trag. Dem­nach dür­fen ins­be­son­de­re fol­gen­de Über­mitt­lun­gen er­fol­gen:

  • Da­ten­über­mitt­lung an die für die Be­rufs­er­zie­hung Mit­ver­ant­wort­li­chen,
  • Über­mitt­lung nur der er­for­der­li­chen Daten zur Durch­füh­rung von au­ßer­un­ter­richt­li­chen und un­ter­richt­li­chen Ver­an­stal­tun­gen (zum Bei­spiel Mel­de­da­ten an Be­her­ber­gungs­be­trieb) oder von schu­li­schen Be­treu­ungs­an­ge­bo­ten Ex­ter­ner.

Die Er­zie­hungs­be­rech­tig­ten der be­tref­fen­den Schü­le­rin­nen und Schü­ler sind vor einer Da­ten­über­mitt­lung zur Durch­füh­rung von au­ßer­un­ter­richt­li­chen und un­ter­richt­li­chen Ver­an­stal­tun­gen zu in­for­mie­ren.

Eine Da­ten­über­mitt­lung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten der Schü­le­rin­nen und Schü­ler und deren Er­zie­hungs­be­rech­tig­ten an die Er­zie­hungs­be­rech­tig­ten­ver­tre­tung ist nur mit Ein­wil­li­gung der Be­trof­fe­nen zu­läs­sig.

Be­darf es für die Ver­ar­bei­tung von Schü­ler­da­ten einer Ein­wil­li­gung, wie bei­spiels­wei­se bei der Ver­öf­fent­li­chung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten von Schü­le­rin­nen und Schü­lern (z. B. Namen oder Adres­sen) in Druck­wer­ken der Schu­le, in öf­fent­lich- und pri­vat­recht­li­chen Me­di­en wie z. B. Zei­tun­gen oder auf der Home­page der Schu­le (In­ter­net/In­tra­net), kann in der Regel eine sol­che nur nach Voll­endung des 16. Le­bens­jah­res vom Schü­ler selbst ein­ge­holt wer­den (Ein­sichts­fä­hig­keit). Eine Ein­wil­li­gung hat den förm­li­chen und in­halt­li­chen An­for­de­run­gen von § 4 LDSG zu ent­spre­chen.

Vor der Ver­öf­fent­li­chung von Fotos, Fil­men und an­de­ren di­gi­ta­len Me­di­en im In­ter­net / In­tra­net oder in Print­me­di­en, auf denen min­der­jäh­ri­ge Schü­le­rin­nen und Schü­ler ab­ge­bil­det sind, ist zum Schutz der Per­sön­lich­keits­rech­te nicht nur eine schrift­li­che oder elek­tro­ni­sche Ein­wil­li­gung der Er­zie­hungs­be­rech­tig­ten ein­zu­ho­len, son­dern nach Voll­endung des 14. Le­bens­jah­res auch zu­sätz­lich von den be­trof­fe­nen Schü­le­rin­nen und Schü­lern. Dies gilt auch, wenn Fotos, Filme und an­de­re di­gi­ta­le Me­di­en, auf denen min­der­jäh­ri­ge Schü­le­rin­nen und Schü­ler ab­ge­bil­det sind, an an­de­re Per­so­nen wei­ter­ge­ge­ben oder aus­ge­tauscht wer­den sol­len.

Der Lan­des­be­auf­trag­te für den Da­ten­schutz hat be­reits mehr­fach in sei­nen Pu­bli­ka­tio­nen die Ver­öf­fent­li­chun­gen von Schü­ler­da­ten im In­ter­net bzw. die Über­mitt­lung von Schü­ler­da­ten the­ma­ti­siert:

  1.  Ver­öf­fent­li­chung von Schü­ler­fo­tos auf der In­ter­net­sei­te einer Schu­le Seite 68
  2. u.a. Ab­itur­prü­fungs­plä­ne mit Schü­ler­da­ten im In­ter­net Seite 69
  3.  Schü­ler­da­ten im Tausch für kos­ten­lo­se Schü­ler­aus­wei­se Seite 155
  4.  Un­ter­rich­tung der El­tern voll­jäh­ri­ger Schü­ler Seite 91/92
  5.  Vi­deo­über­wa­chung an Schu­len Seite 29

Neben der Lö­schung von Schü­ler­da­ten wird in der VwV II. Nr. 6 auch die Ein­sicht­nah­me in schu­li­sche Prü­fungs­ar­bei­ten, Prü­fungs­pro­to­kol­le und die Aus­hän­di­gung von Prü­fungs­un­ter­la­gen ge­re­gelt.

Wer­den von Lehr­kräf­ten Schü­ler­da­ten auf pri­va­ten Da­ten­ver­ar­bei­tungs­ge­rä­ten wie einem hei­mi­schen Com­pu­ter und an­de­ren Da­ten­ver­ar­bei­tungs­ge­rä­ten wie Lap­tops, Ta­blets, Smart­pho­nes usw. ver­ar­bei­tet, be­darf es hier­zu der Ge­neh­mi­gung durch die Schul­lei­tung und der Be­ach­tung da­ten­schutz­recht­li­cher Hin­wei­se (siehe hier­zu An­la­ge 1 der VwV Da­ten­schutz an öf­fent­li­chen Schu­len)

Das For­mu­lar An­trag auf Nut­zung pri­va­ter Da­ten­ver­ar­bei­tungs­ge­rä­te für dienst­li­che Zwe­cke [pdf] [17 KB] un­ter­stützt die Schul­lei­tun­gen bei der er­for­der­li­chen Do­ku­men­ta­ti­on und Ein­ho­lung ent­spre­chen­der Zu­si­che­run­gen der Lehr­kräf­te. Unter an­de­rem haben die Lehr­kräf­te zu­zu­si­chern nach ent­spre­chen­der Auf­for­de­rung, die o.g. Da­ten­ver­ar­bei­tungs-ge­rä­te, auf wel­chen per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ge­spei­chert wer­den, zu Kon­troll­zwe­cken an die Schu­le zu brin­gen.

Mit der Ver­pflich­tung, der in der An­la­ge 1 zur VwV ge­for­der­ten Ver­hin­de­rung un­ge­woll­ter Zu­grif­fe auf ge­spei­cher­te Schü­ler­da­ten auf dem pri­va­ten Da­ten­ver­ar­bei­tungs­ge­rät, ist ver­bun­den, dass dienst­li­che Daten nur ver­schlüs­selt ge­spei­chert wer­den dür­fen.

Eine Aus­wahl und Be­wer­tung mög­li­cher hier­für ein­setz­ba­rer Ver­schlüs­se­lungs­pro­gram­me kön­nen unter Pro­gram­me zur Ver­schlüs­se­lung ab­ge­ru­fen wer­den.

Emp­foh­len wird eine Spei­che­rung dienst­li­cher per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten auf einem ver­schlüs­sel­ten USB-Stick, um eine Tren­nung von dienst­li­chen und pri­va­ten Daten zu ge­währ­leis­ten.   

Ver­schlüs­se­lung von Daten

Ver­ar­bei­tung von Daten von Er­zie­hungs­be­rech­ti­gen

Daten der Er­zie­hungs­be­rech­tig­ten dür­fen im in der VwV unter II. Nr. 2.1 dar­ge­stell­ten Um­fang von den Schu­len für ihre Auf­ga­ben­er­fül­lung ver­ar­bei­tet wer­den.

Die Daten im Ein­zel­nen sind:

Name, Vor­na­men, Titel
Ge­schlecht
Adres­se
Staats­an­ge­hö­rig­keit
Kon­takt­da­ten (z. B. Te­le­fon­num­mer, Fax­num­mer, Email)
Un­ter­schrift Er­zie­hungs­be­rech­tig­te

Bei der Ver­öf­fent­li­chung von Daten der Er­zie­hungs­be­rech­tig­ten durch die Schu­le (z.B. Klas­sen­el­tern­ver­tre­ter je Klas­se oder Zu­sam­men­set­zung des El­tern­bei­rats) in Druck­wer­ken der Schu­le, in öf­fent­lich- und pri­vat­recht­li­chen Me­di­en und auf der Home­page der Schu­le (In­ter­net/In­tra­net) ist diese nur mit der schrift­li­chen oder elek­tro­ni­schen Ein­wil­li­gung der je­weils be­trof­fe­nen Per­son bzw. Per­so­nen zu­läs­sig.

Eine wirk­sa­me Ein­wil­li­gung bei Ver­öf­fent­li­chun­gen im In­ter­net kann nur dann an­ge­nom­men wer­den, wenn zuvor über die Ri­si­ken einer sol­chen Ver­öf­fent­li­chung auf­ge­klärt wurde. Dabei ist dar­auf hin­zu­wei­sen, dass die Ver­wen­dung der im In­ter­net ver­öf­fent­lich­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten in kei­ner Weise ein­zu­gren­zen ist, dass auf diese Daten welt­weit, auch über Such­ma­schi­nen, zu­ge­grif­fen wer­den kann und sie Be­stand­teil von Da­ten­samm­lun­gen von In­ter­net­nut­zern oder mit Daten aus an­de­ren Zu­sam­men­hän­gen ver­knüpft wer­den kön­nen.

Ver­ar­bei­tung von Leh­rer­da­ten

Zur Ver­ar­bei­tung von Leh­rer­da­ten an der Schu­le und durch die Schul­lei­tun­gen fin­den sich in der VwV unter III. Da­ten­schutz an öf­fent­li­chen Schu­len eben­falls be­acht­li­che Aus­füh­run­gen.

Neben dem Um­fang der für die Auf­ga­ben der Schu­le er­for­der­li­chen Ein­zel­da­ten der Lehr­kräf­te fin­den sich in der VwV neben Trans­pa­renz- und Ver­fah­rens­pflich­ten Hin­wei­se zur Ver­öf­fent­li­chung von Leh­rer­da­ten (z.B. Liste der Klas­sen­leh­rer, Sprech­zei­ten der Lehr­kräf­te, Ver­tre­tungs­plä­ne, Ver­set­zun­gen, Ab­ord­nun­gen).

Dem­nach dür­fen per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten von Lehr­kräf­ten im In­ter­net, in Fil­men oder Druck­wer­ken nur ver­öf­fent­licht wer­den, so­weit eine schrift­li­che oder elek­tro­ni­sche Ein­wil­li­gung der be­trof­fe­nen Per­son dafür vor­liegt. Ohne Ein­wil­li­gung ver­öf­fent­licht wer­den darf die dienst­li­che Er­reich­bar­keit der Schul­lei­te­rin­nen bzw. Schul­lei­ter und deren Stell­ver­tre­te­rin­nen und Stell­ver­tre­tern, da diese eine mit der Au­ßen­dar­stel­lung der Schu­le ver­bun­de­ne von der Öf­fent­lich­keit wahr­nehm­ba­re Auf­ga­be haben.

Der Lan­des­be­auf­trag­te für den Da­ten­schutz in Baden-Würt­tem­berg hat in Ver­öf­fent­li­chun­gen hier­auf be­reits mehr­fach hin­ge­wie­sen.

  1.  Ver­tre­tungs­plan im In­ter­net Seite 89
  2.  Per­so­nal­da­ten im In­ter­net Seite 88/89
  3.  El­tern­brie­fe mit Leh­rer­da­ten im In­ter­net
  4.  Ver­öf­fent­li­chung von Leh­rer­da­ten ohne Ein­wil­li­gung Seite 147

Aus­fluss der ge­bo­te­nen Trans­pa­renz ist die Un­ter­rich­tung der Lehr­kräf­te durch die Schul­lei­tun­gen mit­tels eines Aus­drucks vor der erst­ma­li­gen Spei­che­rung ihrer Daten an der Schu­le. Des Wei­te­ren stel­len die Schul­lei­tun­gen bei au­to­ma­ti­sier­ter Da­ten­ver­ar­bei­tung den Lehr­kräf­ten un­auf­ge­for­dert in re­gel­mä­ßi­gen Ab­stän­den einen Aus­druck der über sie ge­spei­cher­ten Daten und der damit durch­ge­führ­ten sys­te­ma­ti­schen Aus­wer­tun­gen zur Ver­fü­gung.

Al­ler­dings macht die VwV deut­lich, dass zur Recht­mä­ßig­keit der au­to­ma­ti­sier­ten Ver­ar­bei­tung von Leh­rer­da­ten (z.B. mit­tels des Schul­ver­wal­tungs­pro­gramms, Stun­den- und Ver­tre­tungs­plan­pro­gramms, Mood­le an der Schu­le) die Be­tei­li­gung der zu­stän­di­gen Per­so­nal­ver­tre­tung Vor­aus­set­zung ist.

Gemäß § 75 Abs. 4 Nr. 13 LPVG Lan­des­per­so­nal­ver­tre­tungs­ge­setz (LPVG) un­ter­lie­gen die Ein­füh­rung, An­wen­dung, we­sent­li­che Än­de­rung oder we­sent­li­che Er­wei­te­rung tech­ni­scher Ein­rich­tun­gen und Ver­fah­ren, die der au­to­ma­ti­sier­ten Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten der Be­schäf­tig­ten die­nen, der Mit­be­stim­mung. Die Zu­stim­mung des ört­li­chen Per­so­nal­rats zu sol­chen Maß­nah­men, die sei­tens der Schu­le be­an­tragt wer­den, muss vor deren Um­set­zung ein­ge­holt wer­den.

 /st_­recht/grund/lpvg/

Zur Aus­ge­stal­tung von ent­spre­chen­den Be­tei­li­gungs­ver­fah­ren wur­den zwi­schen dem zu­stän­di­gen Haupt­per­so­nal­rat und dem Kul­tus­mi­nis­te­ri­um ent­spre­chen­de Rah­men­dienst­ver­ein­ba­run­gen ab­ge­schlos­sen.

„Elek­tro­ni­sche Da­ten­ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten durch die Schu­len“

„Elek­tro­ni­sche Da­ten­ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten durch die Kul­tus­ver­wal­tung“
 /st_­recht/grund/pers­dat/

“Rah­men­dienst­ver­ein­ba­rung zum Ein­satz einer Lern­platt­form“
 /st_­recht/grund/platt­form/

So­weit es sich um Maß­nah­men des Schul­trä­gers han­delt, zum Bei­spiel die Ein­füh­rung einer elek­tro­ni­schen Schließ­an­la­ge an Schu­len, ist nicht der ört­li­che Per­so­nal­rat der Leh­re­rin­nen und Leh­rer, son­dern der beim Schul­trä­ger ge­bil­de­te Per­so­nal­rat zu be­tei­li­gen.

(Stand Ok­to­ber 2016)

Wei­ter zu Ko­ope­ra­ti­on Grund­schu­le - wei­ter­füh­ren­de Schu­len