Daten von Schülern, Erziehungsberechtigten und Lehrern

Verarbeitung von Schülerdaten

Die Schule benötigt zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen des Erziehungs-, Bildungs- und Fürsorgeauftrags von Schülern, Eltern und Lehrern personenbezogene Daten. Diese können an der Schule z.B. mittels eines Schulverwaltungs-, Stundenplan-, Vertretungsplan- und Zeugnisprogramms, mittels einer E-Learningplattform oder Profil AC zur Kompetenzanalyse verarbeitet werden.

Das Kultusministerium hat in der Verwaltungsvorschrift Datenschutz an öffentlichen Schulen unter II. Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten die für die Aufgabenerfüllung der jeweiligen Schulart erforderlichen und damit notwendigen Daten aufgeführt.

Ausdrücklich weist das Kultusministerium darauf hin, dass eine Übermittlung (Weitergabe von Schülerdaten mündlich, per Mail, Fax oder schriftlich) an Privatpersonen oder Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs grundsätzlich eine Einwilligung bedingt. Einer solchen bedarf es nur dann nicht, wenn die Übermittlung für die Abwehr einer Gefahr für Leib und Leben oder einer anderen schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person oder zur Aufgabenerfüllung der Schule erforderlich ist.

Die Aufgaben der Schule ergeben sich aus ihrem Erziehungs-, Bildungs- und Fürsorgeauftrag. Demnach dürfen insbesondere folgende Übermittlungen erfolgen:

• Datenübermittlung an die für die Berufserziehung Mitverantwortlichen,
• Übermittlung nur der erforderlichen Daten zur Durchführung von außerunterrichtlichen und unterrichtlichen Veranstaltungen (zum Beispiel Meldedaten an Beherbergungsbetrieb) oder von schulischen Betreuungsangeboten Externer.

Die Erziehungsberechtigten der betreffenden Schülerinnen und Schüler sind vor einer Datenübermittlung zur Durchführung von außerunterrichtlichen und unterrichtlichen Veranstaltungen zu informieren.

Eine Datenübermittlung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler und deren Erziehungsberechtigten an die Erziehungsberechtigtenvertretung ist nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig.

Bedarf es für die Verarbeitung von Schülerdaten einer Einwilligung, wie beispielsweise bei der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern (z. B. Namen oder Adressen) in Druckwerken der Schule, in öffentlich- und privatrechtlichen Medien wie z. B. Zeitungen oder auf der Homepage der Schule (Internet/Intranet), kann in der Regel eine solche nur nach Vollendung des 16. Lebensjahres vom Schüler selbst eingeholt werden (Einsichtsfähigkeit). Eine Einwilligung hat den förmlichen und inhaltlichen Anforderungen von § 4 LDSG zu entsprechen.

Vor der Veröffentlichung von Fotos, Filmen und anderen digitalen Medien im Internet / Intranet oder in Printmedien, auf denen minderjährige Schülerinnen und Schüler abgebildet sind, ist zum Schutz der Persönlichkeitsrechte nicht nur eine schriftliche oder elektronische Einwilligung der Erziehungsberechtigten einzuholen, sondern nach Vollendung des 14. Lebensjahres auch zusätzlich von den betroffenen Schülerinnen und Schülern. Dies gilt auch, wenn Fotos, Filme und andere digitale Medien, auf denen minderjährige Schülerinnen und Schüler abgebildet sind, an andere Personen weitergegeben oder ausgetauscht werden sollen.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz hat bereits mehrfach in seinen Publikationen die Veröffentlichungen von Schülerdaten im Internet bzw. die Übermittlung von Schülerdaten thematisiert:

1.  Veröffentlichung von Schülerfotos auf der Internetseite einer Schule Seite 68
2. u.a. Abiturprüfungspläne mit Schülerdaten im Internet Seite 69
3.  Schülerdaten im Tausch für kostenlose Schülerausweise Seite 155
4.  Unterrichtung der Eltern volljähriger Schüler Seite 91/92
5.  Videoüberwachung an Schulen Seite 29

Neben der Löschung von Schülerdaten wird in der VwV II. Nr. 6 auch die Einsichtnahme in schulische Prüfungsarbeiten, Prüfungsprotokolle und die Aushändigung von Prüfungsunterlagen geregelt.

Werden von Lehrkräften Schülerdaten auf privaten Datenverarbeitungsgeräten wie einem heimischen Computer und anderen Datenverarbeitungsgeräten wie Laptops, Tablets, Smartphones usw. verarbeitet, bedarf es hierzu der Genehmigung durch die Schulleitung und der Beachtung datenschutzrechtlicher Hinweise (siehe hierzu Anlage 1 der VwV Datenschutz an öffentlichen Schulen)

Das Formular Antrag auf Nutzung privater Datenverarbeitungsgeräte für dienstliche Zwecke [pdf] [17 KB] unterstützt die Schulleitungen bei der erforderlichen Dokumentation und Einholung entsprechender Zusicherungen der Lehrkräfte. Unter anderem haben die Lehrkräfte zuzusichern nach entsprechender Aufforderung, die o.g. Datenverarbeitungs-geräte, auf welchen personenbezogene Daten gespeichert werden, zu Kontrollzwecken an die Schule zu bringen.

Mit der Verpflichtung, der in der Anlage 1 zur VwV geforderten Verhinderung ungewollter Zugriffe auf gespeicherte Schülerdaten auf dem privaten Datenverarbeitungsgerät, ist verbunden, dass dienstliche Daten nur verschlüsselt gespeichert werden dürfen.

Eine Auswahl und Bewertung möglicher hierfür einsetzbarer Verschlüsselungsprogramme können unter Programme zur Verschlüsselung abgerufen werden.

Empfohlen wird eine Speicherung dienstlicher personenbezogener Daten auf einem verschlüsselten USB-Stick, um eine Trennung von dienstlichen und privaten Daten zu gewährleisten.   

Verschlüsselung von Daten

Verarbeitung von Daten von Erziehungsberechtigen

Daten der Erziehungsberechtigten dürfen im in der VwV unter II. Nr. 2.1 dargestellten Umfang von den Schulen für ihre Aufgabenerfüllung verarbeitet werden.

Die Daten im Einzelnen sind:

Name, Vornamen, Titel
Geschlecht
Adresse
Staatsangehörigkeit
Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, Faxnummer, Email)
Unterschrift Erziehungsberechtigte

Bei der Veröffentlichung von Daten der Erziehungsberechtigten durch die Schule (z.B. Klassenelternvertreter je Klasse oder Zusammensetzung des Elternbeirats) in Druckwerken der Schule, in öffentlich- und privatrechtlichen Medien und auf der Homepage der Schule (Internet/Intranet) ist diese nur mit der schriftlichen oder elektronischen Einwilligung der jeweils betroffenen Person bzw. Personen zulässig.

Eine wirksame Einwilligung bei Veröffentlichungen im Internet kann nur dann angenommen werden, wenn zuvor über die Risiken einer solchen Veröffentlichung aufgeklärt wurde. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass die Verwendung der im Internet veröffentlichten personenbezogenen Daten in keiner Weise einzugrenzen ist, dass auf diese Daten weltweit, auch über Suchmaschinen, zugegriffen werden kann und sie Bestandteil von Datensammlungen von Internetnutzern oder mit Daten aus anderen Zusammenhängen verknüpft werden können.

Verarbeitung von Lehrerdaten

Zur Verarbeitung von Lehrerdaten an der Schule und durch die Schulleitungen finden sich in der VwV unter III. Datenschutz an öffentlichen Schulen ebenfalls beachtliche Ausführungen.

Neben dem Umfang der für die Aufgaben der Schule erforderlichen Einzeldaten der Lehrkräfte finden sich in der VwV neben Transparenz- und Verfahrenspflichten Hinweise zur Veröffentlichung von Lehrerdaten (z.B. Liste der Klassenlehrer, Sprechzeiten der Lehrkräfte, Vertretungspläne, Versetzungen, Abordnungen).

Demnach dürfen personenbezogene Daten von Lehrkräften im Internet, in Filmen oder Druckwerken nur veröffentlicht werden, soweit eine schriftliche oder elektronische Einwilligung der betroffenen Person dafür vorliegt. Ohne Einwilligung veröffentlicht werden darf die dienstliche Erreichbarkeit der Schulleiterinnen bzw. Schulleiter und deren Stellvertreterinnen und Stellvertretern, da diese eine mit der Außendarstellung der Schule verbundene von der Öffentlichkeit wahrnehmbare Aufgabe haben.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz in Baden-Württemberg hat in Veröffentlichungen hierauf bereits mehrfach hingewiesen.

1.  Vertretungsplan im Internet Seite 89
2.  Personaldaten im Internet Seite 88/89
3.  Elternbriefe mit Lehrerdaten im Internet
4.  Veröffentlichung von Lehrerdaten ohne Einwilligung Seite 147

Ausfluss der gebotenen Transparenz ist die Unterrichtung der Lehrkräfte durch die Schulleitungen mittels eines Ausdrucks vor der erstmaligen Speicherung ihrer Daten an der Schule. Des Weiteren stellen die Schulleitungen bei automatisierter Datenverarbeitung den Lehrkräften unaufgefordert in regelmäßigen Abständen einen Ausdruck der über sie gespeicherten Daten und der damit durchgeführten systematischen Auswertungen zur Verfügung.

Allerdings macht die VwV deutlich, dass zur Rechtmäßigkeit der automatisierten Verarbeitung von Lehrerdaten (z.B. mittels des Schulverwaltungsprogramms, Stunden- und Vertretungsplanprogramms, Moodle an der Schule) die Beteiligung der zuständigen Personalvertretung Voraussetzung ist.

Gemäß § 75 Abs. 4 Nr. 13 LPVG Landespersonalvertretungsgesetz (LPVG) unterliegen die Einführung, Anwendung, wesentliche Änderung oder wesentliche Erweiterung technischer Einrichtungen und Verfahren, die der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftigten dienen, der Mitbestimmung. Die Zustimmung des örtlichen Personalrats zu solchen Maßnahmen, die seitens der Schule beantragt werden, muss vor deren Umsetzung eingeholt werden.

 /st_recht/grund/lpvg/

Zur Ausgestaltung von entsprechenden Beteiligungsverfahren wurden zwischen dem zuständigen Hauptpersonalrat und dem Kultusministerium entsprechende Rahmendienstvereinbarungen abgeschlossen.

„Elektronische Datenverarbeitung personenbezogener Daten durch die Schulen“

„Elektronische Datenverarbeitung personenbezogener Daten durch die Kultusverwaltung“
 /st_recht/grund/persdat/

“Rahmendienstvereinbarung zum Einsatz einer Lernplattform“
 /st_recht/grund/plattform/

Soweit es sich um Maßnahmen des Schulträgers handelt, zum Beispiel die Einführung einer elektronischen Schließanlage an Schulen, ist nicht der örtliche Personalrat der Lehrerinnen und Lehrer, sondern der beim Schulträger gebildete Personalrat zu beteiligen.

(Stand Oktober 2016)

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