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E-Mail zwi­schen Schu­le und El­tern

Hin­weis

Bitte be­ach­ten Sie, dass die Ma­te­ria­li­en und In­for­ma­tio­nen in die­sem Be­reich ak­tu­ell über­ar­bei­tet wer­den und noch nicht an die neue Ge­set­zes­la­ge an­ge­passt wur­den.

Hin­wei­se zur elek­tro­ni­schen Kom­mu­ni­ka­ti­on (E-Mail)

Vor­be­mer­kung

Die El­tern haben das Recht und die Pflicht, an der schu­li­schen Er­zie­hung mit­zu­wir­ken. Die ge­mein­sa­me Ver­ant­wor­tung der El­tern und der Schu­le für die Er­zie­hung und Bil­dung der Ju­gend for­dert die ver­trau­ens­vol­le Zu­sam­men­ar­beit bei­der Er­zie­hungs­trä­ger (§ 55 Abs. 1 Schul­ge­setz B.W.). Hier­für ist das per­sön­li­che Ge­spräch von Mensch zu Mensch am bes­ten ge­eig­net. Ins­be­son­de­re wegen des Feh­lens non­ver­ba­ler Si­gna­le hat die elek­tro­ni­sche Kom­mu­ni­ka­ti­on ihre Gren­zen und ist an­fäl­li­ger für Miss­ver­ständ­nis­se. Die Schu­le soll­te des­halb be­strebt sein, eine Ge­sprächs­kul­tur zu pfle­gen und diese ih­rer­seits nicht aktiv wer­bend durch das An­ge­bot oder gar das Ein­for­dern elek­tro­ni­scher Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­kei­ten zu kon­ter­ka­rie­ren. Selbst­ver­ständ­lich hat die elek­tro­ni­sche Kom­mu­ni­ka­ti­on un­be­streit­bar auch Vor­tei­le und ist heute nicht mehr weg­zu­den­ken. Al­ler­dings sind der An­schluss eines Da­ten­ver­ar­bei­tungs­ge­räts an das In­ter­net und der Ver­sand von Daten über das In­ter­net mit Ri­si­ken be­haf­tet. Falls El­tern dies wün­schen, soll­ten des­halb die fol­gen­den Hin­wei­se be­ach­tet wer­den.

Elek­tro­ni­scher Ver­sand von Nach­rich­ten und Do­ku­men­ten über das In­ter­net oder un­be­kann­te Netze an El­tern oder an Drit­te au­ßer­halb des "Schul­ver­wal­tungs­net­zes" (KISS)

Der Ver­sand über un­be­kann­te Netze, ins­be­son­de­re über das In­ter­net, bie­tet keine ab­so­lu­te Zu­ver­läs­sig­keit für den Zu­gang der Nach­richt beim Adres­sa­ten und für den Aus­schluss un­er­wünsch­ter Zu­grif­fe auf die über­sand­ten Daten.
Die Al­ter­na­ti­ve, die Nach­richt ver­schlüs­selt zu über­tra­gen, hat den Nach­teil, dass sie für viele An­wen­der und für den Ein­zel­fall zu auf­wän­dig oder kom­plex ist, da bei der Kom­mu­ni­ka­ti­on mit El­tern nur eine cli­ent-ba­sier­te E-Mail-Ver­schlüs­se­lung mög­lich ist, die den si­che­ren Aus­tausch von "Schlüs­seln bzw. Pass­wör­tern" vor­aus­setzt.
Da­tei­en, die per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten oder aus an­de­ren Grün­den schutz­be­dürf­ti­ge Daten ent­hal­ten, dür­fen un­ver­schlüs­selt nicht ohne wei­te­res über das In­ter­net ver­sandt wer­den. Mit der Über­mitt­lung muss der Emp­fän­ger in Kennt­nis die­ser Ri­si­ken ein­ver­stan­den sein. Im Zwei­fel ist dar­über eine aus­drück­li­che Er­klä­rung des Adres­sa­ten ein­zu­ho­len und auf­zu­be­wah­ren. Dies gilt z.B. vor der Über­mitt­lung von Aus­sa­gen über das schu­li­sche Ver­hal­ten von Schü­le­rin­nen und Schü­lern, deren Leis­tun­gen und na­tür­lich auch für Aus­sa­gen über eine Ver­set­zungs­ge­fähr­dung.

Es wird daher emp­foh­len, wie folgt zu ver­fah­ren:

  • Han­delt es sich bei dem Ein­gang um eine all­ge­mei­ne An­fra­ge oder z. B. um eine bloße Ter­min­ab­spra­che, bei der die Ant­wort keine per­so­nen­be­zo­ge­nen oder sons­ti­gen schüt­zens­wer­ten Daten ent­hält, kann den Ein­sen­dern über E-Mail ge­ant­wor­tet wer­den. Glei­ches gilt, wenn die sen­den­de Stel­le/Per­son aus­drück­lich ihr Ein­ver­ständ­nis zur Über­mitt­lung der Ant­wort mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ihrer Toch­ter/ihres Soh­nes über E-Mail er­teilt hat.
  • Liegt die­ses Ein­ver­ständ­nis nicht vor, ist vor der Über­sen­dung per­so­nen­be­zo­ge­ner oder schutz­wür­di­ger Daten über das In­ter­net aus­drück­lich auf die damit ver­bun­de­nen Si­cher­heits­ri­si­ken hin­zu­wei­sen und eine ent­spre­chen­de Ein­wil­li­gung (Mus­ter­schrei­ben s. For­mu­la­re) ein­zu­ho­len. Al­ter­na­tiv hier­zu, oder falls eine Ein­wil­li­gung nicht er­teilt wird, ist auf dem her­kömm­li­chen Wege mit einem Schrei­ben per Brief­post zu ant­wor­ten.

Diese emp­foh­le­ne Hand­ha­bung ent­spricht Ziff 3.4 der An­ord­nung-Schrift­ver­kehr (AnO-Schrift­ver­kehr) sowie der Ziff. 3.3 der Hand­rei­chung "Nut­zung der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­in­fra­struk­tur mit den Schu­len (KISS)".

Elek­tro­ni­sche Kom­mu­ni­ka­ti­on von Lehr­kräf­ten mit El­tern

Lehr­kräf­te sind nicht ver­pflich­tet, El­tern ihre pri­va­ten E-Mail-Adres­sen be­kannt zu geben. Las­sen sie sich auf frei­wil­li­ger Basis auf eine elek­tro­ni­sche Kom­mu­ni­ka­ti­on ein, gel­ten die oben ge­mach­ten Aus­füh­run­gen ent­spre­chend.

Wei­ter zu E-Mail im Un­ter­richt