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Fak­ten rund um die Re­gis­tra­tur

  • Wenn an 200 Ar­beits­ta­gen täg­lich 2.500 Blatt Pa­pier ab­ge­legt wer­den müs­sen, dann ar­chi­viert ein Un­ter­neh­men in 6 Jah­ren (ge­setzl. Auf­be­wah­rungs­frist) ca. 3 Mil­lio­nen Be­le­ge.
    Ein Pa­pier­stoß so hoch wie der Eif­fel­turm!
  • In Eu­ro­pa wer­den zur­zeit rund 4 Mrd. Sei­ten Pa­pier pro Tag er­stellt. Und sie wer­den auf ir­gend­ei­ne Weise trans­por­tiert – in­tern oder ex­tern – und letzt­lich auch auf­be­wahrt, d. h. „ab­ge­legt“.
  • Nach einer Stu­die des Ra­tio­na­li­sie­rungs­ku­ra­to­ri­ums der Deut­schen Wirt­schaft kos­tet die Ab­la­ge eines DIN A4- Do­ku­men­tes 21 € .
  • Ein „lau­fen­der Meter“ Akten ver­ur­sacht dem­nach Kos­ten von ca. 2.500 € , wobei der Auf­wand für die Suche im Ar­chiv sowie die Ab­la­ge­mit­tel noch nicht be­rück­sich­tigt sind.
  • Etwa 40 % des Bü­ro­all­tags sind mit un­pro­duk­ti­ven Tä­tig­kei­ten, wie Sor­tie­ren, Ab­le­gen und Ver­wal­ten von In­for­ma­tio­nen aus­ge­füllt.

Der Auf­wand für ein Büro ver­teilt sich auf Raum­kos­ten 2%, Ein­rich­tungs­kos­ten 14 % und Zeit- bzw. Per­so­nal­kos­ten 84 %!


Kos­ten im Ver­gleich

Ab­la­ge­zei­ten für Sor­tie­ren und Ab­le­gen in ...

Lo­se­blatt-Map­pen
ca. 70 Blatt/Std. 		Ord­ner
ca. 45 Blatt/Std. 		Hef­ter
ca. 37 Blatt/Std.

Bei 17,50 € Lohn­kos­ten/Std. kos­tet ein Beleg 0,25 bis 0,50 €.

Rück­griff­kos­ten im Ver­gleich

Schreib­tisch­ab­la­ge
ca. 1 Min. je Rück­griff = 0,30 €/Beleg

Ab­tei­lungs­ab­la­ge
ca. 5 Min. je Rück­griff = 1,50 €/Beleg 		Al­t­ar­chiv
ca. 30 Min. je Rück­griff = 9,00 €/Beleg

Do­ku­men­ten-Ma­nage­ment-Sys­te­me (DMS)

Am Bei­spiel der Al­li­anz AG, Karls­ru­he:

Do­ku­men­te - Ab­la­ge im Ar­chiv / Re­gis­tra­tur - Mi­kro­film - Di­gi­ta­le Ar­chi­vie­rung

„Jeder Weg be­ginnt mit einem ers­ten Schritt.“

Viele Jahre wur­den die Akten in einer Hän­ge­re­gis­tra­tur und in Ord­nern ver­wal­tet.
Um die Ef­fek­ti­vi­tät zu stei­gern, ent­schloss man sich, in Form von Mi­kro­ver­fil­mung zu ar­chi­vie­ren.

Heute müs­sen ca. 200.000 Sei­ten pro Jahr ab­ge­legt wer­den. Viele Be­le­ge müs­sen 30 Jahre lang auf­be­wahrt wer­den. Seit 12 Jah­ren wird bei der Al­li­anz AG ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem ge­nutzt.

Rund 3/4 der Kos­ten ver­schlingt das Be­ar­bei­ten von Brief­post:

 

Ar­beits­schrit­te:

1. Do­ku­men­te er­fas­sen

In Pa­pier­form vor­lie­gen­de Do­ku­men­te wer­den ein­ge­scannt.
Für die Voll­text­su­che müs­sen ein­ge­scann­te Do­ku­men­te mit einer OCR–Soft­ware ex­tra­hiert wer­den.
Di­gi­ta­le Da­tei­en (z. B. E–Mails, Faxe) las­sen sich ins Sys­tem über­neh­men.

2. Do­ku­men­te in­di­zie­ren (mit einem Such­in­dex ver­se­hen)

  • Ver­ga­be eines In­de­xes: Vor dem Ein­scan­nen wird das Do­ku­ment mit einem Bar­code ver­se­hen
  • Do­ku­men­ten­typ: Wird vom Pro­gramm er­zeugt oder ma­nu­ell er­gänzt
  • Such­merk­ma­le: Merk­ma­le, die zur Re­cher­che be­nutzt wer­den, z. B. Rech­nungs­num­mer, Fir­men­na­men, Datum, in­halt­li­ches Stich­wort

3. Do­ku­men­te ar­chi­vie­ren

Die En­dab­la­ge er­folgt bei elek­tro­ni­schen Ar­chi­vie­rungs­sys­te­men in so ge­nann­ten Juke­bo­xen (Plat­ten­wech­sel­au­to­mat für op­ti­sche Spei­cher­me­di­en, z. B. MOD). Sie be­sit­zen die Mög­lich­keit, große In­for­ma­ti­ons­men­gen zu ver­wal­ten. Sie ge­stat­ten zwar das An­schau­en ab­ge­leg­ter Do­ku­men­te, aber las­sen keine Ver­än­de­rung zu.

4. Prü­fen der ge­scann­ten Do­ku­men­te

  • Sta­pel­bil­dung der ein­ge­scann­ten Do­ku­men­te mit An­ga­be der Do­ku­men­ten- und Sei­ten­zahl.
  • Grup­pen­lei­ter über­prüft an­hand der Sta­tis­ti­ken die Sta­pel stich­pro­ben­ar­tig.
  • Bei evtl. auf­ge­tre­te­nem Feh­ler wird Mit­ar­bei­ter in­for­miert und Sta­pel kor­ri­giert.
  • Pa­pier-Un­ter­la­gen wer­den 4 Wo­chen auf­be­wahrt.
  • Da­nach ver­trau­li­che Ver­nich­tung aller Pa­pier­do­ku­men­te.

5. Suche nach Do­ku­men­ten

Die Suche nach Do­ku­men­ten, die im Ar­chiv ab­ge­legt sind, er­folgt in Se­kun­den­schnel­le.

  • Suche nach Merk­ma­len (In­di­zes)
  • Suche nach In­hal­ten und No­ti­zen oder Do­ku­men­ten
  • Suche mit Su­chope­ra­to­ren (z. B. und, oder, nicht).

Vor­tei­le:

  • Fin­den Sie sechs Vor­tei­le von DMS!
  • Den­ken Sie dabei an Per­so­nal­kos­ten, Raum­kos­ten, Such­zei­ten usw.

Quel­len:

  • In­grid Ste­phan, Unser Büro heute und mor­gen, Bil­dungs­ver­lag EINS
  • In­grid Il­g­ner, HLA Ras­tatt
  • Al­li­anz AG, Karls­ru­he