Grund­la­gen

1. Was ist Out­look

Out­look ist ein Pro­gramm, mit dem Sie Ihre per­sön­li­chen und be­ruf­li­chen Ak­ti­vi­tä­ten or­ga­ni­sie­ren und pla­nen kön­nen. Adres­sen, E–Mails, Ter­mi­ne, Auf­ga­ben, Ar­beits­ab­läu­fe und No­ti­zen las­sen sich in einer ein­zi­gen Da­ten­bank unter einer kom­for­ta­blen und leis­tungs­fä­hi­gen Be­nut­zer­ober­flä­che ver­wal­ten. Out­look ist nicht zu ver­wech­seln mit Out­look Ex­press, das Be­stand­teil ak­tu­el­ler Win­dows–Be­triebs­sys­te­me ist. In Out­look Ex­press ste­hen nur die Mail­funk­tio­nen und Kon­tak­te zur Ver­fü­gung, die wei­te­ren Funk­tio­nen wie bei­spiels­wei­se der Ter­min­ka­len­der feh­len.

2. Das Pro­gramm star­ten

Das Pro­gramm wird durch Dop­pel­klick auf das Sym­bol oder über Start – Alle Pro­gram­me – Mi­cro­soft Of­fice – Mi­cro­soft Of­fice Out­look 2003 ge­star­tet.

3. Der Out­look-Bild­schirm

Nach dem Start des Pro­gramms mel­det sich Out­look Heute. Auf einen Blick wer­den für die­sen Tag alle wich­ti­gen Dinge an­ge­zeigt: Ka­len­der (Ter­mi­ne), Auf­ga­ben und E-Mails. Er be­steht im We­sent­li­chen aus fol­gen­den Ele­men­ten:

Gra­fik zum Ver­grö­ßern an­kli­cken.

Die Bild­schir­m­an­sicht än­dert sich je nach ge­wähl­ter Pro­gramm­ein­stel­lung. Ei­ni­ge Be­feh­le und Sym­bolleis­ten ste­hen nur in be­stimm­ten An­sich­ten oder in der ge­wähl­ten Funk­ti­on des Pro­gramms zur Ver­fü­gung.

4. Haupt­funk­tio­nen

Stan­dard­mä­ßig wir am lin­ken Rand des Ar­beits­be­reichs die so ge­nann­te Out­look-Leis­te dar­ge­stellt. Über die Out­look­leis­te las­sen sich jede Art von In­for­ma­tio­nen mit fol­gen­den Mo­du­len or­ga­ni­sie­ren.

	Über die Funk­ti­on „E-Mail“ kön­nen Sie Nach­rich­ten sen­den und emp­fan­gen und die E-Mail-Ord­ner ver­wal­ten: Post­ein­gang, Post­aus­gang, Ent­wür­fe, ge­sen­de­te Ob­jek­te usw. Beim An­kli­cken des E-Mail-Schal­ters wird in der Me­nü­leis­te die fol­gen­de Ord­ner­struk­tur an­ge­zeigt. Alle Out­look-Da­tei­en er­hal­ten beim Spei­chern die En­dung .PST . Es ist nicht mög­lich, aus dem nor­ma­len Win­dows-Da­tei­sys­tem auf Da­tei­en in Out­look-Ord­nern zu­zu­grei­fen.
	Im elek­tro­ni­schen Ka­len­der kön­nen Sie Ter­mi­ne, Be­spre­chun­gen und Er­eig­nis­se pla­nen und in­ner­halb einer Ar­beits­grup­pe (im Netz­werk) ab­stim­men. Bei ent­spre­chen­der Frei­ga­be kön­nen Sie auch auf die Ter­min­ka­len­der ander Nut­zer zu­grei­fen. Die Ka­len­der wer­den wahl­wei­se in Tages-, Ar­beits­wo­chen-, Wo­chen- oder Mo­nats­an­sich­ten dar­ge­stellt.
	Mit der Funk­ti­on Kon­tak­te las­sen sich Adres­sen und An­ga­ben zu Per­so­nen und Un­ter­neh­men ver­wal­ten. Durch ent­spre­chen­de Ver­knüp­fun­gen kön­nen frei­ge­ge­be­ne Kon­tak­te für an­de­re Nut­zer zu­gäng­lich ge­macht wer­den. Die Adres­se­inträ­ge las­sen sich je nach Be­darf grup­pie­ren, fil­tern und for­ma­tie­ren. Zu­sam­men­ge­hö­ri­ge Out­look-Ele­men­te oder Of­fice-Do­ku­men­te las­sen sich mit dem ent­spre­chen­den Kon­takt ver­knüp­fen. So kön­nen Sie die Ak­ti­vi­tä­ten im Zu­sam­men­hang mit einem Kon­takt do­ku­men­tie­ren.
	Eine Auf­ga­be ist ein per­sön­li­cher oder auf­ga­ben­be­zo­ge­ner Auf­trag, der bis zur Er­le­di­gung ver­folgt wird. Des­halb ist die Auf­ga­ben­pla­nung mit der Ka­len­der­funk­ti­on des Pro­gramms eng ver­bun­den.
	Über die Notiz- oder Merk­zet­tel­funk­ti­on las­sen sich kurze Texte Ideen, Er­in­ne­run­gen u. Ä. schnell no­tie­ren und ver­wal­ten.
	Durch Klick auf die Ord­ner­lis­te er­hal­ten Sie eine Ge­samt­dar­stel­lung säm­li­cher Ord­ner des Pro­gramms: Auf­ga­ben, Ent­wür­fe, Ka­len­der usw.
	Über die Ver­knüp­fung „Out­look Heute“ be­kom­men Sie eine Vor­schau auf den ak­tu­el­le Tag. Eine Über­sicht über die Ter­mi­ne, Auf­ga­ben und die An­zahl der neuen E-Mail-Nach­rich­ten wird an­ge­zeigt.
	Das Jour­nal dient der An­sicht und der Ver­fol­gung von Ak­ti­vi­tä­ten und Ar­beits­ab­läu­fen. Die Ein­tra­gun­gen im Jour­nal er­fol­gen au­to­ma­tisch.

Die In­for­ma­tio­nen aus einem Modul las­sen sich leicht in ein an­de­res Modul über­neh­men. Bei­spiel: Sie er­hal­ten per E-Mail einen Ter­min. Dann kön­nen Sie die E-Mail so in Ihren Ter­min­ka­len­der über­neh­men, dass au­to­ma­tisch daran er­in­nert wer­den.

Übung 1

• Su­chen Sie sich einen Part­ner und star­ten Sie das Pro­gramm.
• Rufen Sie ein­zel­nen Grup­pen des Pro­gramms auf.
• Be­trach­ten und er­for­schen Sie ge­mein­sam die un­ter­schied­li­chen Dar­stel­lun­gen der fol­gen­den Grup­pen:
  • E-Mail
  • Ka­len­der
  • Kon­tak­te
  • Auf­ga­ben
  • No­ti­zen
• Er­klä­ren Sie Ihrem Part­ner wel­che Funk­ti­on die Grup­pe „Ord­ner­lis­te“ hat.

5. E-Mail-Konto ein­rich­ten

Mit Out­look kön­nen Sie neben einem fest ein­ge­rich­te­ten Post­fach (z. B. T-On­line) auch ein Free-Mail-Post­fach (z. B. bei T-On­line, web.​de oder gmx.​de) ver­wal­ten. Dazu müs­sen Sie fol­gen­de Ein­stel­lun­gen vor­neh­men:

Ar­beits­ab­lauf

1. Star­ten Sie Out­look und rufen Sie das Menü Ex­tras – E-Mail-Kon­ten auf. Wäh­len Sie im auf­ge­hen­den Fens­ter im Be­reich „E-Mail“ die Op­ti­on „Ein neues E-Mail-Konto hin­zu­fü­gen“ und kli­cken Sie auf die Schalt­flä­che „Wei­ter“.

2. Im fol­gen­den Fens­ter kön­nen Sie den Ser­ver­typ für Ihr E-Mail-Konto wäh­len. Haben Sie z. B. bei Web.​de eine Mail­box, wäh­len Sie POP3 und an­schlie­ßend die Schalt­flä­che „Wei­ter“. Geben Sie im fol­gen­den Fens­ter die ent­spre­chen­den Be­nut­zer-, An­mel­de- und Ser­ver­in­for­ma­tio­nen ein. Die Ser­ver­in­for­ma­tio­nen kön­nen Sie bei dem je­wei­li­gen Mail­box-An­bie­ter nach­fra­gen. Wenn Sie die Op­ti­on „POP3“ ge­wählt haben, kön­nen Sie die ein­ge­gan­ge­nen E-Mails aus Ihrer Web-Mail­box her­un­ter­la­den. Dies be­deu­tet aber, dass alle E-Mails aus der Web-Mail­box ge­löscht sind (auch die E-Mails in den von Ihnen ein­ge­rich­te­ten Web-Ord­nern).

3. Das Her­un­ter­la­den der E-Mails er­folgt nicht au­to­ma­tisch. Sie müs­sen dazu in Out­look die Schalt­flä­che „Sen­den/Emp­fan­gen“ ak­ti­vie­ren.

4. POP3 ist die Ab­kür­zung für „ P ost O ffice P ro­to­col 3“ zu deutsch „Post­bü­ro-Pro­to­koll 3“. Es ist ein gän­gi­ges Pro­to­koll im In­ter­net, das zu­stän­dig ist für die Über­tra­gung von E-Mails von einem An­bie­terser­ver zum An­wen­der.

Wol­len Sie, dass eine Kopie Ihrer E-Mails von Ihrer Web-Mail­box in Out­look über­nom­men wird, müs­sen Sie den Ser­ver­typ „IMAP“ wäh­len und die fol­gen­den Ser­ver­in­for­ma­tio­nen ein­ga­ben:

IMAP ist die eng­li­sche Ab­kür­zung für „ I nter­net M es­sa­ge A ccess P ro­to­col“ zu deutsch In­ter­net­nach­rich­ten-Zu­gangs­pro­to­koll. Mit die­sem Pro­to­koll kön­nen E-Mail-Pro­gram­me wie bei­spiels­wei­se Out­look auf einen be­son­ders kon­fi­gu­rier­ten E-Mail-Ser­ver zu­grei­fen.

Im Be­reich des In­ter­nets heißt das Pro­to­koll, das den Stan­dard zum Trans­port der Post fest­legt SMTP ( S imple M ail T rans­fer P ro­to­col).

Die Ser­ver­in­for­ma­tio­nen für T-On­line und GMX lau­ten wie folgt:

T-On­line	GMX
Post­ein­gangs­ser­ver (POP3 ): pop­mail.​t-​on­line.​de Post­aus­gangs­ser­ver (SMTP): smt­pmail.​t-​on­line.​de	Post­ein­gangs­ser­ver (POP3):  pop.​gmx.​de Post­aus­gangs­ser­ver (SMTP): mail.​gmx.​net

5. Nach­dem Sie den ent­spre­chen­den Ser­ver­typ ge­wählt und die In­ter­net-E-Mail-Ein­stel­lun­gen vor­ge­nom­men haben, kli­cken Sie auf die Schalt­flä­che „Wei­ter“. Be­en­den Sie die Kon­to­ein­rich­tung mit „Fer­tig stel­len“.

Übung 2

1. Rich­ten Sie sich ein E-Mail-Konto für Ihre Mail­box ein.
2. Soll­ten Sie noch keine Fee­mail­box haben kön­nen Sie dies über die www.​web.​de oder www.​gmx.​de ver­an­las­sen.

Or­ga­ni­sa­ti­ons­tipps

1. Bei um­fang­rei­chen Ak­ti­vi­tä­ten rei­chen die Stan­dard­ord­ner für die Ab­la­ge oft nicht aus. Des­halb emp­fiehlt es sich, ei­ge­ne Ord­ner an­zu­le­gen.
2. Er­stel­len Sie einen Ab­la­ge­plan. Legen Sie alle Da­tei­en kon­se­quent nach die­sem Plan ab.
3. Un­ter­schei­den Sie zwi­schen Wich­ti­gem und Un­wich­ti­gem. Lö­schen Sie die un­wich­ti­gen Da­tei­en so­fort.
4. Wer­den „Öf­fent­li­che Ord­ner“ ge­nutzt, legen Sie fest, wer mit wel­chen Rech­ten Zu­griff auf be­stimm­te Ord­ner haben darf.

6. Da­tei­ab­la­ge

Das Pro­gramm be­sitzt ein ei­ge­nes Da­tei­sys­tem, so­dass ein Zu­grei­fen auf die ein­zel­nen Pro­gram­m­ele­men­te über den Win­dows Ex­plo­rer nicht mög­lich ist. Der Zu­griff auf die In­for­ma­tio­nen er­folgt auf die­sel­be Weise, egal ob sich die Daten in ge­mein­sam ge­nutz­ten Ser­ver­ord­nern oder in per­sön­li­chen Ord­nern be­fin­den.

Einen Über­blick über das Da­tei­sys­tem be­kom­men Sie, indem Sie im Na­vi­ga­ti­ons­be­reich die Schalt­flä­che „Ord­ner­lis­te“ wäh­len. Die Ord­ner­lis­te ist wie das ge­wohn­te Win­dows-Da­tei­sys­tem struk­tu­riert. Die Ordner­struktur wird durch die ent­spre­chen­den Sym­bo­le ge­kenn­zeich­net.

Das Plus-Zei­chen vor einem Ord­ner zeigt an, dass sich im Ord­ner noch wei­te­re Un­ter­ord­ner be­fin­den. Durch einen Maus­klick auf das Plus-Zei­chen wer­den die un­ter­ge­ord­ne­ten Ord­ner an­ge­zeigt und das Plus-Zei­chen wird zum Minus-Zei­chen.

Die Ord­ner­lis­te kön­nen Sie den ei­ge­nen An­for­de­run­gen an­pas­sen und ei­ge­ne Ord­ner an­le­gen, ver­schie­ben, um­be­nen­nen und wie­der lö­schen.

7. Neue Ord­ner an­le­gen

Das Pro­gramm kann meh­re­re per­sön­li­che Ord­ner gleich­zei­tig ver­wal­ten. Die per­sön­li­chen Ord­ner be­fin­den sich auf dem Rech­ner des Nut­zers und ste­hen nur ihm zur Ver­fü­gung. Es kön­nen zu­sätz­lich be­lie­big viele per­sön­li­che Ord­ner an­ge­legt wer­den.

Ar­beits­ab­lauf

1. Wäh­len Sie in der Na­vi­ga­ti­ons­leis­te die Schalt­flä­che „Ord­ner­lis­te“. Kli­cken Sie auf das Ver­zeich­nis „Per­sön­li­cher Ord­ner“ mit der rech­ten Maus­tas­te und wäh­len Sie im Kon­text­me­nü den Be­fehl „Neuer Ord­ner …“.

2. Geben Sie im fol­gen­den Fens­ter in das Feld „Name“ den ge­wünsch­ten Namen des neuen Ord­ners ein.

Im Feld „Ord­ner ent­hält Ele­men­te des Typs“ legen Sie fest, wel­che Ele­men­tart Sie in die­sem Ord­ner spä­ter ab­le­gen wol­len. Es ist nicht mög­lich, spä­ter ein Ele­ment (Datei) Ter­min in einem Mail­ord­ner ab­zu­le­gen.

Im Feld „Ord­ner soll ab­ge­legt wer­den unter“ su­chen Sie einen pas­sen­den Ort in Ihrer Da­tei­struk­tur für den neuen Ord­ner.

3. Be­stä­ti­gen Sie die Ein­stel­lun­gen mit OK.

4. In der Ord­ner­lis­te des Pro­gramms er­scheint der neue Ord­ner. Kli­cken Sie mit der rech­ten Maus­tas­te auf den Ord­ner­na­men, so­dass das Kon­text-Menü für die­sen Ord­ner ge­öff­net wird. Es ent­hält alle Mög­lich­kei­ten– ähn­lich wie der Win­dows-Ex­plo­rer - zur Be­ar­bei­tung des Ord­ners. Sie kön­nen den Ord­ner z. B. um­be­nen­nen, ko­pie­ren, lö­schen oder einen un­ter­ge­ord­ne­ten Ord­ner er­stel­len.

Übung 3

1. Er­stel­len Sie fol­gen­de neue Ord­ner mit Ihrem Namen im Ver­zeich­nis „Per­sön­li­cher Ord­ner“ zur Ab­la­ge per­sön­li­cher E-Mails, Auf­ga­ben, Ka­len­der, Kon­tak­te und No­ti­zen:

• Zu­na­me - E-Mails-pri­vat –Typ: E-Mail und Be­reit­stel­lung
• Zu­na­me - Auf­ga­ben-pri­vat – Typ: Auf­ga­be
• Zu­na­me - Ter­mi­ne-pri­vat – Typ: Ka­len­der
• Zu­na­me - Adres­sen-pri­vat – Typ: Kon­takt
• Zu­na­me - No­ti­zen-pri­vat – Typ: Notiz

2. Über­prü­fen Sie die Ord­ner­ty­pen an­hand der vor­an­ge stell­ten Sym­bo­le.
3. Lö­schen Sie an­schlie­ßend die Ord­ner über das Kon­text-Menü.

8. Ord­ner mit Kenn­wort schüt­zen

Wol­len Sie Ihre Daten vor un­be­rech­tig­tem Zu­griff schüt­zen, dann haben Sie über das Pro­gramm die Mög­lich­keit, Ihre per­sön­li­chen Ord­ner durch ein Kenn­wort schüt­zen.

Ar­beits­ab­lauf

1. Kli­cken Sie in der Ord­ner­leis­te auf Out­look-Heute und wäh­len Sie im Kon­text­me­nü den Be­fehl Ei­gen­schaf­ten von „Out­look-Heute“ …

2. Kli­cken Sie im fol­gen­den Fens­ter auf die Schalt­flä­che „Er­wei­tert“.

3. Kli­cken Sie im Fens­ter „Per­sön­li­cher Ord­ner“ auf die Schalt­flä­che „Kenn­wort än­dern …“ und geben Sie im fol­gen­den Fens­ter Ihre Kenn­da­ten ein und schlie­ßen Sie das Fens­ter mit OK.

Bitte be­ach­ten Sie: So­bald Sie ein Kenn­wort ein­ge­rich­tet haben, ver­langt das Pro­gramm gleich nach Start das Kenn­wort. Den Zu­gang zum Pro­gramm be­kom­men Sie erst nach der Ein­ga­be des rich­ti­gen Kenn­worts.

Übung 4

Ver­se­hen Sie Ihre per­sön­li­chen Ord­ner mit einem Kenn­wort.
Schlie­ßen Sie das Pro­gramm und neh­men Sie einen Neu­start vor, um das Kenn­wort zu tes­ten.