Nach­rich­ten emp­fan­gen, schrei­ben und ver­wal­ten

1. Die elek­tro­ni­sche Post (E-Mail) im All­ge­mei­nen

Eine der wich­tigs­ten An­wen­dun­gen im In­ter­net ist das Ver­sen­den und Emp­fan­gen der elek­tro­ni­schen Post. Nach­rich­ten kön­nen fast zeit­gleich über die Te­le­fon­lei­tung an einen an­de­ren PC welt­weit ver­schickt wer­den. Die elek­tro­ni­sche Kom­mu­ni­ka­ti­on ist schnel­ler, bil­li­ger und mög­li­cher­wei­se sogar um­welt­freund­li­cher als der Ver­sand von Brie­fen.

Elek­tro­ni­sche Post­fä­cher bie­ten On­line­diens­te, In­ter­net­pro­vi­der, Such­ma­schi­nen und Pri­vat­un­ter­neh­men an, sind grund­sätz­lich kos­ten­los und fi­nan­zie­ren sich über Wer­bung und Spon­so­ring. Auf der Home­page des An­bie­ters be­fin­den sich ent­spre­chen­de Hin­wei­se zur Ein­rich­tung einer Mail­box. Dem An­wen­der wird durch die Ein­rich­tung einer Mail­box ein Spei­cher­platz (z. B. mit 10 MByte) auf dem Ser­ver des An­bie­ters zur Ver­fü­gung ge­stellt. Wenn Sie sich ein elek­tro­ni­sches Post­fach ein­ge­rich­tet haben, kön­nen Sie in die ganze Welt, egal wo Sie sich ge­ra­de auf­hal­ten, E-Mails ver­schi­cken.

In der ge­schäft­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on hat die E-Mail ge­gen­über einem her­kömm­li­chen Brief we­sent­li­che Vor­tei­le:

• Die elek­tro­ni­sche Post ist preis­güns­tig. Das Aus­dru­cken, Ku­ver­tie­ren, Fran­kie­ren ent­fällt. Die Kos­ten be­schrän­ken sich auf kurze Ver­bin­dungs­ge­büh­ren.
• Schnel­le Zu­stel­lung. In­ner­halb von we­ni­gen Mi­nu­ten er­reicht eine E-Mail ihren Ge­schäfts­part­ner, und das un­ab­hän­gig davon, wie weit der Ort ent­fernt ist. Ein er­heb­li­cher Vor­teil ist die Mög­lich­keit, Do­ku­men­te zur Wei­ter­ver­ar­bei­tung zu ver­schi­cken. Diese lie­gen in di­gi­ta­ler Form vor und kön­nen ohne Me­di­en­bruch so­fort im je­wei­li­gen Pro­gramm ge­la­den und be­ar­bei­tet wer­den.
• Ver­tei­ler. Ohne Pro­ble­me kön­nen Ko­pi­en an meh­re­re Emp­fän­ger ver­schickt wer­den. Die Fel­der CC oder BCC in der E-Mail-Maske sind dafür vor­ge­se­hen.
• Mo­bi­le Kom­mu­ni­ka­ti­on. Durch Handy, Lap­top oder Note­book kann je­der­zeit von un­ter­wegs auf die Mail­box zu­ge­grif­fen wer­den.

1.1 E-Mail-Adres­se

Jede E-Mail-Adres­se ist ein­zig­ar­tig und un­ver­wech­sel­bar. Sie setzt sich immer aus der Be­nut­zer­ken­nung des Teil­neh­mers, dem @-Zei­chen und dem Namen des Mail­ser­vers zu­sam­men. Leer­zei­chen und die meis­ten Son­der­zei­chen sind aus­zu­schlie­ßen. Um­lau­te müs­sen aus­ge­schrie­ben wer­den (z. B. ä = ae, ß = ss). Groß- und Klein­schrei­bung spielt keine Rolle.

Bei­spiel:

Das @-Zei­chen er­zeu­gen Sie mit der Tas­ten­kom­bi­na­ti­on AltGr-Taste + Q.

Re­geln nach DIN 5008

Zum Ver­sen­den einer E-Mail ist eine ein­deu­ti­ge E-Mail-Adres­se zu ver­wen­den, die sich nach den Vor­ga­ben des je­wei­li­gen An­bie­ters ge­stal­tet. Mög­li­cher Auf­bau einer E-Mail-Adres­se: Vor­na­me.​Name@​An­bie­ter.​de  Re­na­te.​Mus­ter@​web.​de Emp­fa­en­ger­be­zeich­nung@​An­bie­ter.​de  Mus­ter-GmbH@​abc.​com

Um die E-Mail-Funk­ti­on nut­zen zu kön­nen, be­nö­tigt man eine ent­spre­chen­de Soft­ware, wie z. B. Out­look.

Die Mail­box wird durch ein Pass­wort ge­schützt. Nur der Be­nut­zer hat Zu­gang zu sei­nem Post­fach. Für die Wahl eines si­che­ren Pass­wor­tes soll­ten Sie ei­ni­ge Re­geln be­ach­ten:

• Das Pass­wort muss min­des­tens 5 Zei­chen lang sein.
• Ver­wen­den Sie eine Kom­bi­na­ti­on von Buch­sta­ben groß oder klein, Satz­zei­chen und Zah­len.
• Ver­wen­den Sie das glei­che Pass­wort nie­mals zwei­mal.
• Än­dern Sie Ihr ge­wähl­tes Pass­wort re­gel­mä­ßig.

1.2 E-Mail-Adres­sen su­chen

Eine zen­tra­le Mel­de­stel­le für E-Mail-Adres­sen gibt es nicht. Im In­ter­net gibt es je­doch eine Reihe von Ver­zeich­nis­diens­ten, die bei der Suche nach einer E-Mail-Adres­se hel­fen. Hier eine klei­ne Aus­wahl:

mesa.​rrzn.​uni-​han­no­ver.​de
www.​su­chen.​de
www.​iaf.​net
www.​email-​ver­zeich­nis.​de
www.​peop­le.​yahoo.​com
www.​whow­he­re.​lycos.​com

Kei­nes der Ver­zeich­nis­se ist voll­stän­dig. Des­halb ist es rat­sam, immer in meh­re­ren Ver­zeich­nis­sen zu su­chen.

1.3 Auf­bau einer E-Mail

Eine E-Mail be­steht aus fol­gen­den Tei­len:

• Kopf,
• Feld für die Nach­richt und
• Schluss.

An ...	ju­lia­ne.​ste­phan@​web.​de
Cc ...	tho­mas.​web­ber@​irgendwo-schu­le.de
Bcc ...	sonja.​stei­ger@​ir­gend­wo-​schu­le.​de
Be­treff:	Ter­min
Sehr ge­ehr­te Kom­mis­si­ons­mit­glie­der, wie schon ver­ab­re­det er­in­ne­re ich Sie an den Ter­min für unser ers­tes Tref­fen: Don­ners­tag, 23. Ok­to­ber 20.. 14:00 – 18:00 Uhr Kauf­män­ni­sche Schu­le Ir­gend­wo Raum 145 Bitte brin­gen Sie die not­wen­di­gen Un­ter­la­gen mit und be­rei­ten Sie sich ent­spre­chend vor, damit wir in der vor­ge­se­he­nen Zeit ef­fek­tiv ar­bei­ten kön­nen. Freund­li­che Grüße aus Stutt­gart Erika Bosch Kö­nigs­stra­ße 182 70394 Stutt­gart Te­le­fon: 0711 84985 Te­le­fax: 0711 84986 E-Mail: erika.​bosch@​t-​on­line.​de

Kopf

Der Kopf zeigt in der Regel fol­gen­de Fel­der:

• An: Hier wird die Adres­se des Emp­fän­gers der E-Mail ein­ge­tra­gen.
• CC (Car­bon Copy): Hier wer­den die E-Mail-Adres­sen der Emp­fän­ger ein­ge­ge­ben, die eine Kopie der Nach­richt er­hal­ten. Die Emp­fän­ger er­fah­ren durch eine Liste, wel­che Adres­sen eine Kopie der E-Mail er­hal­ten haben. Tren­nen Sie die E-Mail-Adres­sen durch Se­mi­ko­la: joerg.​bauer@​gmx.​de; karin.​sturm@​web.​de; ju­li­us.​boll@​t-on­line.de .
• BCC (Blind Car­bon Copy): Auch hier wer­den die Emp­fän­ger ein­ge­tra­gen, die eine Kopie der Nach­richt er­hal­ten. Die Emp­fän­ger er­fah­ren je­doch nicht, an wen Ko­pi­en ver­sandt wur­den.
• Be­treff oder Sub­jekt: Jede E-Mail soll­te einen Be­treff er­hal­ten. Der Emp­fän­ger kann so schnell sehen, worum es sich han­delt und die Wich­tig­keit ein­stu­fen. Der Be­treff ist eine stich­wort­ar­ti­ge In­halts­an­ga­be und soll­te kurz und prä­zi­se for­mu­liert wer­den. Um­lau­te in Be­tref­fan­ga­ben soll­ten ver­mie­den wer­den: Nicht jede Soft­ware in­ter­pre­tiert sie rich­tig. An­stel­le des Um­lauts kön­nen ab­son­der­li­che Zah­len­kom­bi­na­tio­nen er­schei­nen, die das Ge­schrie­be­ne un­le­ser­lich ma­chen.

Feld für die Nach­richt

Die E-Mail-Nach­richt soll­te immer mit einer An­re­de be­gin­nen. Da die E-Mail eine Zwi­schen­stel­lung zwi­schen Ge­spräch und Brief ein­nimmt, kön­nen Sie in der ge­schäft­li­chen Kor­re­spon­denz einen lo­cke­ren Stil be­vor­zu­gen.

Bei­spie­le:

• Hallo, Herr Mül­ler,
• Guten Tag, Herr Dr. Blum,

Ge­schäfts­part­ner, die Sie in der her­kömm­li­chen Ge­schäfts­post sie­zen, soll­ten Sie auch in einer E-Mail mit „Sie“ an­re­den. Es käme der be­trof­fen­den Per­son si­cher­lich merk­wür­dig vor, wenn sie von Ihnen ge­duzt wer­den würde, nur weil das im In­ter­net so üb­lich ist.

Für die Ge­stal­tung des Tex­tes gel­ten die Re­geln nach DIN 5008.

Ab­schluss

Be­en­den Sie eine E-Mail, wie bei einem nor­ma­len Ge­schäfts­brief üb­lich, mit einem Gruß. Hin­ter­las­sen Sie einen guten Ein­druck und ver­zich­ten Sie auf Ab­kür­zun­gen wie z. B.„MfG“. Bei der Wahl der Gruß­for­mel kön­nen Sie ruhig per­sön­lich wir­ken­de­re Va­ri­an­ten wäh­len:

• Herz­li­che Grüße aus dem Schwarz­wald,
• Viele Grüße aus dem son­ni­gen Mün­chen,
• Viele Grüße auch an Ihre Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter,
• Herz­li­che Grüße,
• Weih­nacht­li­che Grüße aus Nürn­berg,

Der E-Mail-Ab­schluss soll­te die von der DIN 5008 vor­ge­schla­ge­nen Teile ent­hal­ten. Sie geben Aus­kunft dar­über, wer schreibt und wie er zu er­rei­chen ist.

Die DIN 5008 be­zieht sich bei den Re­ge­lun­gen zu E-Mails nur auf die Ver­wen­dung als Ge­schäfts­brie­fer­satz.

Re­geln nach DIN 5008

Die An­re­de steht ge­trennt durch eine Leer­zei­le links­bün­dig über dem Text. Eine E-Mail wird mit einem ein­zei­li­gen Zei­len­ab­stand ge­schrie­ben. Der Text ist als Fließ­text ohne Wort­tren­nun­gen zu schrei­ben, da der Zei­len­um­bruch durch die Soft­ware des Emp­fän­gers ge­steu­ert und an­ge­passt wird. Ab­sät­ze sind durch eine Leer­zei­le zu tren­nen. Be­treff und Ver­tei­ler wer­den in die dafür vor­ge­se­he­nen elek­tro­ni­schen Fel­der ein­ge­tra­gen. Der E-Mail-Ab­schluss soll­te den Gruß, die Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Fir­men­an­ga­ben und die E-Mail- und/oder In­ter­net-Adres­se ent­hal­ten. Freund­li­che Grüße aus Backnang Kauf­män­ni­sche Schu­le Kat­rin Som­mer Te­le­fon: +49 7191 849495-123 Fax: +49 7191 849495-456 E-Mail: kat­rin.​som­mer@​irgendwo-schu­le.de In­ter­net: http://​www.​ir­gend­wo-​schu­le.​de

1.4 Auf­be­wah­rungs­frist

Ob eine E-Mail auf­be­wahrt wer­den muss, hängt von ihrem In­halt ab. Haben Sie In­hal­te er­stellt oder er­hal­ten, die der ge­setz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflicht un­ter­lie­gen, müs­sen diese eben­so lang auf­be­wahrt wer­den wie ent­spre­chen­de Do­ku­men­te aus an­de­ren EDV-An­wen­dun­gen. E-Mails kön­nen in ge­druck­ter oder di­gi­ta­ler Form auf­be­wahrt wer­den.

1.5 NE­Ti­quet­te

Was Knig­ge für die Eti­ket­te ist, das ist die „NE­Ti­quet­te“ im In­ter­net. NE­Ti­quet­te ist ein Kunst­wort, das sich aus den Wör­tern „ Net (z)“ und „Et iquet­te“ zu­sam­men­setzt.

Auch für den Aus­tausch von E-Mails gel­ten Re­geln, und wer sich nicht un­be­liebt ma­chen will, hält sich an die Um­gangs­for­men. Hier die wich­tigs­ten Re­geln für den ge­schäft­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­aus­tausch:

• E-Mails die­nen der schnel­len Kom­mu­ni­ka­ti­on und soll­ten des­halb kurz und prä­zi­se ver­fasst wer­den.
• E-Mail-An­hän­ge soll­ten nicht zu viel Spei­cher­platz be­an­spru­chen. Da nicht jeder un­end­lich viel Spei­cher­platz zur Ver­fü­gung hat, soll­ten große Da­tei­en mit Pack­pro­gram­men (z. B. Win­zip) kom­pri­miert wer­den. Viele E-Mail-Pro­gram­me er­mög­li­chen eine Kenn­zeich­nung der Datei mit „long“, was dem Emp­fän­ger si­gna­li­siert, dass die Mail einen hohen Spei­cher­be­darf hat.
• Auf be­son­de­re Schrif­ten und De­ko­re in­ner­halb der E-Mail soll­ten Sie ver­zich­ten, da nicht alle Mail­pro­gram­me in der Lage sind, diese dar­zu­stel­len.
• Ver­wen­den Sie Smi­leys nur dann, wenn Sie si­cher sind, dass der Emp­fän­ger diese Art von Kom­mu­ni­ka­ti­on ver­steht und Sie einen in­for­mel­len Stil mit­ein­an­der pfle­gen. Am ge­bräuch­lichs­ten als Er­satz für Ton­fall, Ges­tik und Mimik sind fol­gen­de Smi­leys:

:-)  lä­cheln
:-(  trau­rig
;-)  scherz­haft, iro­nisch ge­meint
:-D  etwas mit Lä­cheln sagen
:-/  etwas nicht lus­tig fin­den

• Akro­ny­me (Kurz­wör­ter) kön­nen beim Er­stel­len von E-Mails Zeit spa­ren, soll­ten aber nur sehr spar­sam ein­ge­setzt wer­den. Eine Ver­wen­dung ist nur dann sinn­voll, wenn beide Sei­ten die Be­deu­tung ken­nen. Die meis­ten Akro­ny­me stam­men aus dem Eng­li­schen. Hier ei­ni­ge Bei­spie­le:

Ab­kür­zung	Deutsch	Eng­lisch
asap	as soon as pos­si­ble	so schnell wie mög­lich
afak	as far as I know	mei­nes Wis­sens
btw	by the way	üb­ri­gens
fyi	for your in­for­ma­ti­on	zu Ihrer In­for­ma­ti­on
imo	in my opi­ni­on	mei­ner Mei­nung nach
np	no pro­blem	kein Pro­blem

• Ver­mei­den Sie Tipp- und Recht­schreib­feh­ler – auch wenn sie in E-Mails eher to­le­riert wer­den als in Brie­fen. Eine E-Mail hat die Wir­kung einer Vi­si­ten­kar­te und re­prä­sen­tiert das Un­ter­neh­men nach außen.
• Wör­ter in GROSS­BUCH­STA­BEN sind tabu. Ver­sa­li­en wer­den in der E-Mail-Welt zum Kund­tun von Ver­är­ge­rung und Ag­gres­si­on ver­wen­det.
• Eine E-Mail hat den Cha­rak­ter einer Post­kar­te. Ver­trau­li­che und per­sön­li­che Nach­rich­ten soll­ten nicht auf elek­tro­ni­schem Weg ver­schickt wer­den, so­fern Sie sich nicht si­cher sind, dass diese von nie­mand an­de­rem als dem Emp­fän­ger ge­le­sen wer­den kann.

2. Die elek­tro­ni­sche Post in Out­look

Mit dem Pro­gramm kön­nen Sie Nach­rich­ten ver­fas­sen und ein- und aus­ge­hen­de Nach­rich­ten pro­fes­sio­nell ver­wal­ten.

Auf­bau des Pro­gramm-Mo­duls „E-Mail“:

Post­ein­gang Im Post­ein­gang wer­den alle ein­ge­hen­den Nach­rich­ten ge­sam­melt. Zur Be­ar­bei­tung der ein­ge­hen­den Nach­rich­ten stellt das Pro­gramm zahl­rei­che Mög­lich­kei­ten zur Ver­fü­gung.

Nach­rich­ten ver­fas­sen Um Nach­rich­ten zu er­stel­len, kön­nen im Pro­gramm un­ter­schried­li­che E-Mail-Edi­to­ren ver­wen­det wer­den.

Post­aus­gang Alle ge­sen­de­ten Nach­rich­ten wer­den in den Post­aus­gang ver­scho­ben. Die Nach­rich­ten kön­nen Sie je­der­zeit wie­der auf­ge­ru­fen und be­ar­bei­ten.

3. Post­ein­gang

Der Post­ein­gang sam­melt alle an Sie adres­sier­ten Nach­rich­ten au­to­ma­tisch. Die im Post­ein­gang ver­wen­de­ten Sym­bo­le und Far­ben er­leich­tern die Be­ar­bei­tung. Au­ßer­dem ord­net das Pro­gramm die ein­ge­hen­den Nach­rich­ten nach Ein­gangs­da­tum und –uhr­zeit und grup­piert sie nach dem Ein­gang­zeit­raum (heu­ti­ger Tag, gest­ri­ger Tag, letz­te Woche, letz­ten Monat usw.).

Der Le­se­be­reich kann über die Schalt­flä­che „Le­se­be­reich“ in der er­wei­ter­ten Sym­bolleis­te ein- und aus­ge­schal­tet oder über das Menü An­sicht – Le­se­be­reich am Bild­schirm po­si­tio­niert wer­den.

Die wich­tigs­ten Sym­bo­le im Post­ein­gang:

	Neue, noch nicht ge­le­se­ne Nach­rich­ten er­ken­nen Sie an dem ge­schlos­se­nen gel­ben Um­schlag und dem Fett­druck des Ab­sen­ders.
	Ge­le­se­ne Nach­rich­ten wer­den mit dem ge­öf­fe­ne­ten Um­schlag und der Ab­sen­der in nor­ma­ler Schrift an­ge­zeigt.
	Nach­rich­ten, die ge­le­sen und be­ant­wor­tet wur­den.
	Nach­rich­ten, die ge­le­sen und wei­ter­ge­lei­tet wur­den.
	Durch das An­kli­cken des vor­aus­ge­stell­ten Minus-/Plus­zei­chen, kön­nen Sie die ein­zel­ne Grup­pie­rung ein- bzw. aus­blen­den.
	Das Aus­ru­fe­zei­chen kenn­zeich­net die hohe Wich­tig­keit der Nach­richt. Nach­rich­ten deren Wich­tig­keit nied­rig ein­ge­stuft ist, wer­den mit einem blau­ten Ab­wärts­pfeil ge­kenn­zeich­net.
	Die Nach­richt hat einen Da­tei­an­hang.
	Nach­rich­ten, die zur Nach­ver­fol­gung ge­kenn­zeich­net sind, er­hal­ten eine rote Flag­ge. Nicht zur Nach­ver­fol­gung ge­kenn­zeich­ne­te Nach­rich­ten er­hal­ten eine durch­sich­ti­ge Flag­ge.

3.1 Ein­ge­gan­ge­ne E-Mails sor­tie­ren

Über die Spal­ten­über­schrift „An­ge­ord­net nach“ kön­nen Sie die Nach­rich­ten des Post­ein­gangs nach ver­schie­de­nen Kri­te­ri­en sor­tie­ren.

Ar­beits­ab­lauf

1. Kli­cken Sie auf den Spal­ten­kopf „An­ge­ord­net nach“.
2. Wäh­len Sie in der Liste das ge­wünsch­te Sor­tier­kri­te­ri­um.

3.2 Nach­rich­ten öff­nen

Eine Nach­richt öff­nen Sie mit einem Dop­pel­klick. Wol­len Sie nach dem Lesen die Nach­richt schlie­ßen und die Nächs­te öff­nen, kli­cken Sie auf die Schalt­flä­che „Nächs­tes Ele­ment“. Mit einem Klick auf „Vor­he­ri­ges Ele­ment“ öffen Sie die vor­aus­ge­gan­ge­ne Nach­richt.

3.3 Nach­rich­ten zur Nach­ver­fol­gung kenn­zeich­nen

Wol­len Sie eine Nach­richt nicht so­fort be­ar­bei­ten, kön­nen Sie sie zur Nach­ver­fol­gung kenn­zeich­nen und auf ein be­stimm­tes Datum ter­mi­nie­ren.

Ar­beits­ab­lauf

1. Kli­cken Sie auf die trans­pa­ren­te Flag­ge hin­ter der be­tref­fen­den Nach­richt. Die Flag­ge wird da­nach rot dar­ge­stellt und ist zur Nach­ver­fol­gung ge­kenn­zeich­net.
2. Öff­nen Sie mit rech­tem Maus­klick auf die rote Flag­ge das Kon­text­me­nü, um über die Op­ti­on „Er­in­ne­rung hin­zu­fü­gen ...“ das Datum fest­zu­le­gen, an dem die Nach­richt be­ar­bei­tet wer­den soll.

3. Wäh­len Sie das ge­wünsch­te Datum und die Uhr­zeit. Be­stä­ti­gen Sie die An­ga­ben mit OK.

3.4 Nach­rich­ten lö­schen

Eine oder meh­re­re mar­kier­te Nach­rich­ten kön­nen Sie durch Klick auf die Schalt­flä­che  lö­schen. Die ge­lösch­ten Nach­rich­ten wer­den zu­nächst in den Pa­pier­korb ver­scho­ben und kön­nen dort wie­der­her­ge­stellt wer­den.

3.5 E-Mail-Adres­se des Ab­sen­ders den Kon­tak­ten hin­zu­fü­gen

Sie kön­nen die E-Mail-Adres­se des Ab­sen­ders einer ein­ge­gan­ge­nen Nach­richt di­rekt dem Kon­tak­te­ord­ner hin­zu­fü­gen.

Ar­beits­ab­lauf

1. Wäh­len Sie die be­tref­fen­de Nach­richt im Post­ein­gang aus und kli­cken Sie im Le­se­be­reich mit der rech­ten Maus­tas­te auf den Ab­sen­der.

2. Kli­cken Sie auf den Be­fehl „Zu Out­look-Kon­tak­ten hin­zu­fü­gen ...“. Dar­auf­hin öff­net sich das ge­wohn­te Fens­ter, um den Kon­takt an­zu­le­gen:

3. Fül­len Sie das Kon­takt­for­mu­lar aus und kli­cken Sie auf die Schalt­flä­che „Spei­chern und schlie­ßen“, um den Kon­takt im Kon­tak­te­ord­nern zu spei­chern.

3.6 Nach­rich­ten be­ant­wor­ten

Ein­ge­gan­ge­ne Nach­rich­ten las­sen sich be­quem vom Post­aus­gangs­ord­ner aus be­ant­wor­ten.

Ar­beits­ab­lauf

1. Mar­kie­ren Sie die Nach­richt im Post­ein­gang.
2. Kli­cken Sie an­schlie­ßend in der Sym­bolleis­te auf die Schalt­flä­che „Ant­wor­ten“. Al­ter­na­tiv wäh­len Sie die Schalt­flä­che „Allen ant­wor­ten“, wenn die zu be­ant­wor­ten­de E-Mail an meh­re­re Emp­fän­ger ge­sen­det wurde und alle eine Kopie der­Ant­wort er­hal­ten sol­len.

Das Pro­gamm öff­net ein Nach­rich­ten­for­mu­lar, das die E-Mail-Adres­se des Ab­sen­ders im Feld „An“ be­reits ent­hält.

Im Feld „Be­treff“ wird der Wort­laut des Be­treffs der er­hal­te­nen Nach­richt mit einem vor­an­ge­stell­ten „AW:“ (Ab­kür­zung für Ant­wort) über­nom­men.

Die ur­sprüng­li­che Nach­richt wird nach der frei­en Flä­che im Nach­rich­ten­feld für die An­wort - ge­trennt durch einen grau­en Strich – an­ge­zeigt.

3. Schrei­ben Sie die Ant­wort und kli­cken Sie an­schlie­ßend auf die Schalt­flä­che „Sen­den“.

3.7 Nach­rich­ten wei­ter­lei­ten

Manch­mal soll eine er­hal­te­ne Nach­richt an eine an­de­re Per­son wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Dazu stellt das Pro­gramm die Funk­ti­on „Wei­ter­lei­ten“ zu Ver­fü­gung.

Ar­beits­ab­lauf

1. Mar­kie­ren Sie die Nach­richt, die Sie wei­ter­lei­ten wol­len und kli­cken Sie an­schlie­ßend die Sym­bol­schalt­flä­che „Wei­ter­lei­ten“.
Das Pro­gramm öff­net ein neues Nach­rich­ten­for­mu­lar, das be­reits den Wort­laut des Be­treffs mit der vor­an­ge­stell­ten Kenn­zeich­nung „WG:“ ent­hält. Daran kann der Emp­fän­ger so­fort er­ken­nen, dass es sich um eine wei­ter­ge­lei­te­te Nach­richt han­delt.
2. Tra­gen Sie in das Feld „An“ die E-Mail-Adres­se des Emp­fän­gers ein und geben Sie bei Be­darf einen Nach­rich­ten­text ein.
3. Kli­cken Sie im Nach­rich­ten­for­mu­lar auf die Schalt­flä­che „Sen­den“ und an­schlie­ßend im Post­ein­gang auf die Schalt­flä­che „ Sen­den/Emp­fan­gen“. Da­nach wird die Nach­richt als „wei­ter­ge­lei­tet“ ge­kenn­zeich­net.

3.8 An­la­gen spei­chern und öff­nen

Mit einer E-Mail kön­nen Bil­der, Text-Da­tei­en, PDF-Da­tei­en, Web­sei­ten u. Ä. ver­sen­det wer­den. Der Da­tei­an­la­ge wird im Post­ein­gang durch das Bü­ro­klam­mer­sym­bol ge­kenn­zeich­net. Eine An­la­ge kön­nen Sie im Post­ein­gang di­rekt öff­nen.

Ar­beits­ab­lauf

1. Wäh­len Sie die ge­wünsch­te Datei durch Maus­klick im Post­ein­gang aus.
2. Das Pro­gramm zeigt die Vor­schau der Nach­richt im Le­se­be­reich.

Im Nach­rich­ten­kopf wird unter dem Leit­wort „An­la­gen“ der Da­tei­na­me der An­la­ge an­ge­zeigt. Au­ßer­dem ist am Sym­bol und an der Da­tei­er­wei­te­rung zu er­ken­nen, um wel­chen Da­tei­typ es sich han­delt. Die Da­tei­grö­ße folgt in Klam­mern. Meh­re­re An­la­gen wer­den mit Se­mi­ko­la ge­trennt.

3. Set­zen Sie einen Dop­pel­klick auf den Da­tei­na­men der An­la­ge. Die An­la­ge wird nun in dem Pro­gramm, das mit dem Da­tei­typ ver­knüpft ist, ge­öff­net.

3.9 An­la­gen spei­chern

Eine An­la­ge kann auch aus dem Post­aus­gang di­rekt ge­spei­chert wer­den.

Ar­beits­ab­lauf

1. Wäh­len Sie die ent­spre­chen­de Datei im Post­aus­gang durch Maus­klick aus.
2. Kli­cken Sie im Le­se­be­reich mit der rech­ten Maus­tas­te auf den Da­tei­na­men der An­la­ge und wäh­len Sie im Kon­text­me­nü den Be­fehl „Spei­chern unter“.
3. Im dar­auf­fol­gen­den Fens­ter „An­la­ge spei­chern“ legen Sie den Ort fest, an dem die An­la­ge ge­spei­chert wer­den soll.
4. Be­stä­ti­gen Sie mit Klick auf die Schalt­flä­che „Spei­chern“.

Übung

1. Rufen Sie den Post­ein­gang ihres Out­look­sys­tems auf.
2. Sor­tie­ren Sie die ein­ge­gan­gen Nach­rich­ten nach „Von“ (Ab­sen­der).
3. Lö­schen Sie un­er­wünsch­te Nach­rich­ten so­fort.
4. Be­ant­wor­ten Sie die ent­spre­chen­den Nach­rich­ten.
5. Öff­nen und spei­chern Sie ge­ge­be­nen­falls vor­han­de­ne An­la­gen.

Or­ga­ni­sa­ti­ons­tipps

• Sor­tie­ren Sie die E-Mails vor und kenn­zeich­nen Sie sie nach wich­tig/drin­gend, we­ni­ger wich­tig/drin­gend und un­wich­tig/nicht drin­gend.
• Be­ar­bei­ten Sie die E-Mails nach den ge­setz­ten Prio­ri­tä­ten.
• Lö­schen Sie Nach­rich­ten, die Sie nicht mehr brau­chen, di­rekt nach dem Lesen.
• Er­stel­len Sie ein Ver­zeich­nis, in dem Sie die kurz­fris­tig auf­zu­be­wah­ren­den Nach­rich­ten ab­le­gen.
• Legen Sie E-Mails, für die eine ge­setz­li­che Auf­be­wah­rungs­pflicht be­steht, in die ent­spre­chen­den Ord­ner.
• Be­ant­wor­ten Sie die ein­gan­ge­nen Nach­rich­ten mög­lichst so­fort.
• Ter­mi­nie­ren Sie Nach­rich­ten, deren Be­ant­wor­tung mehr als drei Mi­nu­ten be­an­spru­chen, mit­hil­fe der Wei­ter­ver­fol­gungs­funk­ti­on auf einen spä­te­ren Zeit­punkt.

4. Nach­rich­ten er­stel­len und ge­stal­ten

Nach­rich­ten kön­nen über das Nach­rich­ten­for­mu­lar des Pro­gramms oder in Word er­stellt wer­den. Die bei­den E-Mail-Edi­to­ren funk­tio­nie­ren im We­sent­li­chen gleich.

4.1 Nach­rich­ten über das Na­rich­ten­for­mu­lar des Pro­gramms er­stel­len

Ar­beits­ab­lauf

1. Wäh­len Sie das Menü Datei – Neu – E-Mail-Nach­richt oder kli­cken Sie di­rekt auf die Schalt­flä­che .
2. Das Nach­rich­ten­for­mu­lar des Pro­gramms wird ge­öff­net.

4.2 Nach­rich­ten mit Word er­stel­len

Wenn Sie Word als Stan­dard-Edi­tor ein­rich­ten, ste­hen Ihnen alle Ge­stal­tungs­mög­lich­kei­ten der Text­ver­ar­bei­tung zur Ver­fü­gung. Das Öff­nen des Nach­rich­ten­for­mu­lars dau­ert al­ler­dings län­ger und beim Ver­sand der Nach­rich­ten muss be­ach­tet wer­den, dass nur die Emp­fän­ger, die Word ein­set­zen, die For­ma­tie­run­gen sehen kön­nen.

Ar­beits­ab­lauf

1. Wäh­len Sie das Menü Ex­tras – Op­tio­nen.
2. Kli­cken Sie auf die Re­gis­ter­kar­te „E-Mail-For­mat“.
3. Ak­ti­vie­ren Sie die Op­ti­on „E-Mail mit Mi­cro­soft Word be­ar­bei­ten“.

4. Schlie­ßen Sie die Re­gis­ter­kar­te mit OK.
5. Öff­nen Sie das Nach­rich­ten­for­mu­lar über Datei – Neu – E-Mail-Nach­richt und schrei­ben Sie ihre Mit­tei­lung

4.3 Nach­rich­ten­for­ma­te ein­stel­len

Für den Ver­sand von Nach­rich­ten wer­den vom Pro­gramm un­ter­schied­li­che Nachrichten­formate an­ge­bo­ten: HTML, Rich-Text und Nur-Text.

HTML	Im Pro­gramm ist HTML stan­dard­mä­ßig ein­ge­stellt. Mit die­ser Ein­stel­lung las­sen sich E-Mail-Nach­rich­ten mit vie­len Hin­ter­grund­far­ben, Schrift­ar­ten und Bil­dern ge­stal­ten.
Rich-Text	For­ma­tie­run­gen ste­hen zur Ver­fü­gung und Gra­fi­ken las­sen sich einbin­den.
Nur-Text	Nur-Text er­mög­licht keine For­ma­tie­run­gen und das Ein­bin­den von Gra­fi­ken. Nur-Text-For­ma­te kön­nen von äl­te­ren E-Mail-Pro­gram­men ge­le­sen wer­den.

Ar­beits­ab­lauf

1. Wäh­len Sie das Menü Ex­tras – Op­tio­nen – Re­gis­ter­kar­te E-Mail­for­mat.
2. Wäh­len Sie im Be­reich Nach­rich­ten­for­mat die ge­wünsch­te Ein­stel­lung.

3. Kli­cken Sie auf „Über­neh­men“ und an­schlie­ßend auf „OK“.

4.4 Adres­sie­ren über das Adress­buch

Die im Ord­ner Kon­tak­te an­ge­leg­ten Adres­sen kön­nen Sie bei der Er­stel­lung einer E-Mail über das Adress­buch di­rekt zu­grei­fen.

Ar­beits­ab­lauf

Rufen Sie ein neues Nach­rich­ten­for­mu­lar auf.

1. Kli­cken Sie auf die Schalt­flä­che „An“.

Fol­gen­des Fens­ter „Namen aus­wäh­len“ öff­net sich:

Im Feld „Namen aus fol­gen­dem Adress­buch an­zei­gen“ kön­nen Sie im Lis­ten­feld das Adress­buch wech­seln.

2. Wäh­len Sie den Namen aus und kli­cken Sie an­schlie­ßen auf die Schalt­flä­che „An“. Wol­len Sie eine Kopie an einen wei­te­ren Emp­fän­ger sen­den, mar­kie­ren Sie die­sen in der Liste und kli­cken Sie an­schlie­ßend auf „CC“. Sol­len meh­re­re Emp­fän­ger eine Kopie er­hal­ten, dann wie­der­ho­len Sie den Vor­gang.

Schrei­ben Sie die E-Mail-Adres­sen meh­re­rer Emp­fän­ger, die sich nicht im Adress­buch be­fin­den, ge­trennt durch Se­mi­ko­la, hin­ter­ein­an­der.

3. Be­stä­ti­gen Sie Ihre Aus­wahl mit OK. Die Aus­wahl wird im Nach­rich­ten­for­mau­lar in den ent­spre­chen­den Fel­dern an­ge­zeigt.

4. Wenn Sie eine Ver­tei­ler­lis­te aus­ge­wählt haben, und wol­len die Namen der Emp­fän­ger ein­zeln im Nach­rich­ten­for­mu­lar an­ge­zeigt be­kom­men, dann kli­cken Sie auf das Plus-Zei­chen vor der Ver­tei­ler­lis­te. An­schlie­ßend wer­den alle Namen im Ein­ga­be­feld „An“ mit Se­min­ko­la an­ein­an­der­ge­reiht. Die Liste kann er­gänzt wer­den.

5. Be­we­gen Sie den Cur­sor auf einen der Namen, wird links vom Namen ein Smart­tag-Sym­bol ein­ge­blen­det. Gehen Sie mit der Maus auf das Smart­tag und kli­cken Sie an­schli­ei­ßend auf den Lis­ten­pfeil. Das Pro­gramm bie­tet Ihnen meh­re­re Ak­tio­nen zu der be­tref­fend­ne Per­son.

4.5 Nach­rich­ten­text ge­stal­ten

Über die Sym­bolleis­te E-Mail bzw. For­mat kön­nen Sie den Nach­rich­ten­text for­ma­tie­ren:

Bevor Sie den Text for­ma­tie­ren, soll­ten Sie si­cher sein, dass das E-Mail-Pro­gramm des Emp­fän­gers kom­par­ti­bel ist. An­sons­ten ist es bes­ser, Sie ver­zich­ten auf die For­ma­tie­run­gen.

4.6 Nach­rich­ten mit Brief­pa­pier er­stel­len

Für be­son­de­re An­läs­se stellt das Pro­gramm Brief­pa­pier­vor­la­gen zur Ver­fü­gung. Mit der Wahl eines be­stimm­ten Brief­pa­piers ist die Ge­stal­tung be­reits fest­ge­legt.

Ar­beits­ab­lauf

1. Ak­ti­vie­ren Sie in der Na­vi­ga­ti­ons­leis­te den Ord­ner E-Mail.
2. Wäh­len Sie das Menü Ak­tio­nen – Neue E-Mail-Nach­richt mit – Wei­te­re Brief­pa­pie­re ...
3. Wäh­len Sie im fol­gen­den Fens­ter ein für den An­lass pas­sen­des Brief­pa­pier.

4. Be­stä­ti­gen Sie Ihre Aus­wahl mit OK. Das Pro­gramm öff­net ein neues Nach­rich­ten­fens­ter. Im Nach­rich­ten­feld er­scheint das aus­ge­wähl­te Pa­pier.

4.7 Vor­la­ge für Nach­rich­ten er­stel­len

Wol­len Sie Ihre E-Mails mit einem ein­heit­li­chen Brief­kopf ge­stal­ten? Er­stel­len Sie dazu im Pro­gramm eine Vor­la­ge. Na­tür­lich kön­nen Sie in einer Vor­la­ge auch­T­ex­te, die häu­fig benö­tigt wer­den, spei­chern.

Ar­beits­ab­lauf

1. Rufen Sie ein neues Nach­rich­ten­fens­ter auf.
2. Ge­stal­ten Sie E-Mail z. B. mit einem Brief­kopf.

3. Öff­nen Sie über Datei – Spei­chern unter das fol­gen­de Fens­ter.

4. Wäh­len Sie im Lis­ten­feld „Da­tei­typ“ die Op­ti­on „Out­look-Vor­la­ge (*.oft)“ und geben Sie einen Da­tei­na­men ein.
5. Be­stä­ti­gen Sie die Ein­ga­be mit OK und schlie­ßen Sie an­schlie­ßend die Vor­la­ge.

4.8 Vor­la­ge öff­nen

Wol­len Sie eine neue Nach­richt auf der Grund­la­ge der an­ge­leg­ten Vor­la­ge er­stel­len, gehen Sie wie folgt vor:

Ar­beits­ab­lauf

1. Kli­cken Sie im Na­vi­ga­ti­ons­be­reich des Pro­gramms auf den Be­reich „E-Mail“.
2. Wäh­len Sie an­schlie­ßend im Menü Datei Neu den Be­fehl For­mu­lar aus­wäh­len ...

3. Wäh­len Sie im Feld Su­chen in: „Vor­la­gen im Da­tei­sys­tem“. Die von Ihnen an­ge­leg­ten Vor­la­gen wer­den jetzt an­ge­zeigt und kön­nen ge­öff­net wer­den.

4.9 Si­gna­tur er­stel­len

Als Si­gna­tur wer­den die Zu­satz­in­for­ma­tio­nen be­zeich­net, die stan­dard­mä­ßig am Ende einer E-Mail ge­schrie­ben wer­den. Die Si­gna­tur be­steht in der Regel aus der Gruß­for­mel (Freundli­che Grüße), Name und Adres­se des Ab­sen­ders sowie den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­an­ga­ben.

Damit Sie die Si­gna­tur nicht bei jeder E-Mail schrei­ben müs­sen, bie­tet das Pro­gramm die Mög­lich­keit, dass die An­ga­ben in das Nach­rich­ten­for­mu­lar au­to­ma­tisch in­te­griert wer­den.

Ar­beits­ab­lauf

1. Sie be­fin­den sich im Ord­ner E-Mail. Öff­nen Sie das Menü Ex­tras - Op­tio­nen.
2. Kli­cken Sie im Fens­ter Op­tio­nen auf die Re­gis­ter­kar­te E-Mail-For­mat.

3. Kli­cken Sie im un­te­ren Be­reich des Fens­ters Op­tio­nen auf die Schalt­flä­che Si­gna­tu­ren ... und im dar­auf­fol­gen­den Fens­ter „Si­gna­tur er­stel­len“ auf die Schalt­flä­che Neu ... Geben Sie für ihre Si­gna­tur einen Namen ein und kli­cken Sie an­schlie­ßend auf die Schalt­flä­che „Wei­ter“.

4. Schrei­ben Sie in das vor­ge­se­he­ne Feld die DIN-ge­rech­te Si­gna­tur. Über die Schalt­flä­chen Schrift­art und Ab­satz kön­nen Sie den mar­kier­ten Text ge­stal­ten. Be­stä­ti­gen Sie Ihre Ein­ga­ben mit OK. Über­prü­fen Sie im fol­gen­den Fens­ter „Si­gna­tur er­stel­len“ das Er­geb­nis und be­stä­ti­gen Sie mit OK.

Damit die neu er­stellt Si­gna­tur stan­dard­mä­ßig über­nom­men wird, müs­sen Sie im fol­gen­den Fens­ter im Lis­ten­feld „Si­gna­tur für neue Nach­rich­ten“ den ent­spre­chen­den Namen aus­wäh­len und mit Klick auf die Schalt­flä­che „Über­neh­men“ spei­chern.

5. Schlie­ßen Sie das Fens­ter mit OK.
6. Er­stel­len Sie jetzt eine neue E-Mail, so wird die Si­gna­tur stan­dard­mä­ßig im Nach­rich­ten­feld an­ge­zeigt:

Übung

1. Ver­fas­sen und ge­stal­ten Sie fol­gen­de E-Mail an Irene Kanz­ler:

Be­treff: Ein­la­dung
Sehr ge­ehr­te Frau Kanz­ler, der Som­mer steht vor der Tür! Das ist Grund genug, Sie zu einem fröh­li­chen Gar­ten­fest am 1. Juli 20.. (bitte zen­trie­ren) in den Eich­hörn­chen­weg 8 ein­zuladen. Wir freu­en uns – so gegen 19 Uhr – auf Sie und Ihre Fa­mi­lie.
Ihre Nach­barn
Rose und Mi­cha­el Gärt­ner

2. Neh­men Sie die E-Mail-Adres­se aus dem Adress­buch.
3. Ver­wen­den Sie ein pas­sen­des Brief­pa­pier.
4. Er­stel­len Sie eine Si­gna­tur, die Sie nur für im pri­va­ten Be­reich ver­wen­den.
5. Er­stel­len Sie eine Vor­la­ge, die Sie nächs­tes Jahr wie­der ver­wen­den kön­nen.
6. Spei­chern Sie die Übung unter Som­mer­fest.

5. Nach­rich­ten­op­tio­nen

Wie Sie be­reits im Post­ein­gang ge­se­hen haben, kön­nen Nach­rich­ten zur be­son­de­ren Be­hand­lung - wie Wich­tig­keit, Ver­trau­lich­keit oder Si­cher­heit - ge­kenn­zeich­net wer­den. Der Emp­fän­ger kann so auf einen Blick die Be­son­der­heit einer ein­ge­gan­ge­nen E-Mail er­ken­nen und ent­spre­chend be­ar­bei­ten.

Ar­beits­ab­lauf

1. Öff­nen Sie ein Nach­rich­ten­for­mu­lar und er­stel­len Sie Ihre Nach­richt.
2. Kli­cken Sie an­schlie­ßend auf die Schalt­flä­che .
3. Dar­auf­hin öff­net sich das Fens­ter „Nach­rich­ten­op­tio­nen“, indem Sie die ge­wünsch­ten Merk­ma­le für Ihre E-Mail fest­le­gen kön­nen.

4. Wäh­len Sie die ge­wünsch­te Opi­ton(en) und an­schlie­ßend Sie das Fens­ter.

Das Fens­ter „Nach­rich­ten­op­tio­nen“ bie­tet fol­gen­de Mög­lich­kei­ten:

• Nach­rich­ten­ein­stel­lun­gen
• Ab­stim­mungs- und Ver­laufs­op­tio­nen
• Über­mitt­lungs­op­tio­nen

5.1 Nach­rich­ten­ein­stel­lun­gen

Die Nach­rich­ten­ein­stel­lung kann nach Wich­tig­keit und/oder Ver­trau­lich­keit er­fol­gen. Wäh­len Sie dazu im ent­spre­chen­den Lis­ten­feld die ent­spre­chen­de Stufe.

5.2 Ab­stim­mungs- und Ver­laufs­op­tio­nen

In die­sem Feld kön­nen Sie Lese- und Über­mitt­lungs­be­stä­ti­gun­gen an­for­dern. Prak­tisch ist das Feld Ab­stim­mungs­schalt­flä­chen. Damit kön­nen Sie ohne gro­ßen Auf­wand den Emp­fän­ger ver­an­las­sen, Ihnen schnell eine Ant­wort zu­kom­men zu las­sen.

Beim Emp­fän­ger wer­den die Ab­stim­mungs­schalt­flä­chen in die Sym­bolleis­te des Nachrich­tenformulars ein­ge­fügt. Er muss nur die ent­spre­chen­de Schalt­flä­che an­kli­cken und Sie er­hal­ten un­mit­tel­bar da­nach die Ent­schei­dung.

Sie kön­nen auch sehr ein­fach selbst Ab­stim­mungs­schalt­flä­chen de­fi­nie­ren, indem Sie die ge­wünsch­ten Be­grif­fe ge­trennt durch Se­mi­ko­lon in das Op­ti­ons­feld ein­ge­ben:

5.3 Über­mitt­lungs­op­tio­nen fest­le­gen

Legen Sie eine oder meh­re­re Über­mitt­lungs­op­tio­nen fest, dann gel­ten diese nur für die ak­tu­el­le Nach­richt. Die Ein­stel­lun­gen funk­tio­nie­ren aber nur, wenn der Emp­fän­ger eben­falls mit dem Pro­gramm ar­bei­tet.

Die wich­tigs­ten Über­mitt­lungs­op­tio­nen

Ant­wor­ten sen­den an:	Soll die Ant­wort auf eine E-Mail nicht an den Ab­sen­der selbst, son­dern an eine an­de­re Per­son ge­rich­tet wer­den, ak­ti­vie­ren Sie diese Op­ti­on und wäh­len den Namen des Emp­fän­ger über die Schalt­flä­che „Namen aus­wäh­len“ aus dem Adress­buch oder tra­gen die E-Mail-Adres­se in das vor­ge­se­he­ne Feld ein.
Ge­spei­cher­te Nach­richt in:	Stan­dard­mä­ßig spei­chert das Pro­gramm die ge­sen­de­ten Nach­rich­ten im Ord­ner „Ge­sen­de­te Ob­jek­te“. Haben Sie für die ge­sen­de­ten Nach­rich­ten einen be­son­de­ren Ord­ner an­ge­legt, kön­nen Sie die­sen über die Schalt­flä­che „Durch­su­chen“ ak­tua­li­sie­ren. Die ab­ge­schick­te E-Mail er­scheint in die­sem Ord­ner.
Über­mitt­lung ver­zö­gern bis:	Diese Op­ti­on ak­ti­vie­ren Sie, wenn Sie wol­len, dass die E-Mail an ei­nem ent­spre­chen­den Tag zu einer be­stimm­ten Uhr­zeit ver­schickt wird.
Nach­richt läuft ab nach:	Ent­hält Ihre Nach­richt eine In­for­ma­ti­on, die nach einem be­stimm­ten Zeit­punkt keine Gül­tig­keit mehr hat, dann ak­ti­vie­ren Sie die­ses Kon­troll­käst­chen. Legen Sie Datum und Uhr­zeit fest. Diese Nach­richt er­scheint nach Ab­lauf der Frist im Post­aus­gang des Emp­fän­gers in grau­er Farbe.

6. An­la­gen hin­zu­fü­gen

Mit einer E-Mail-Nach­richt kön­nen Sie auch Da­tei­en ver­schi­cken. Dies er­weist sich als sehr prak­tisch, da die Da­tei­en be­reits er­stellt und ab­ge­legt wor­den sind. Mit dem Pro­gramm kön­nen Sie Text­da­tei­en und Bild­da­tei­en als An­la­ge ver­schi­cken. Grö­ße­re Da­tei­en soll­ten Sie vor dem Ver­sand kom­pri­mie­ren.

Ar­beits­ab­lauf

1. Öff­nen Sie ein neues Nach­rich­ten­fens­ter, tra­gen Sie Emp­fän­ge­r­an­ga­ben ein und schrei­ben Sie den Nach­rich­ten­text. Sie kön­nen die E-Mail mit der An­la­ge auch ohne Nach­rich­ten­text ver­schi­cken.
2. Kli­cken Sie in der Sym­bolleis­te des Nach­rich­ten­fens­ters auf die Schalt­flä­che „Datei ein­fü­gen“:
3. Wäh­len Sie im fol­gen­den Fens­ter „Datei ein­fü­gen“ die Da­tei­en aus, die Sie ver­schi­cken möch­ten. Kli­cken Sie an­schlie­ßend auf ein­fü­gen.
4. Das Pro­gramm fügt zu­sätz­lich in die Kopf­leis­te ein Feld mit dem Namen „An­fü­gen“ ein. Da­hin­ter ste­hen alle aus­ge­wähl­ten Da­tei­en, die als An­la­ge ver­schickt wer­den sol­len.

5. Die Da­tei­grö­ße wird zu jeder An­la­ge in Klam­mern an­ge­ge­ben. Wol­len Sie eine An­la­ge doch nicht ver­schi­cken, kön­nen Sie diese mar­kie­ren und mit der Taste Entf. lö­schen.

Pro­gramm-Ele­men­te als An­la­ge ver­sen­den

Sie kön­nen auch Pro­gramm-Ele­men­te z. B. Ihre elek­tro­ni­sche Vi­si­ten­kar­te oder den Ord­ner Kon­tak­te ver­schi­cken.

Ar­beits­ab­lauf

1. Wäh­len Sie im Nach­rich­ten­fens­ter das Menü Ein­fü­gen – Ele­ment.
2. Das fol­gen­de Fens­ter „Ele­ment ein­fü­gen“ zeigt die Ver­zeich­nis­struk­tur des Pro­gramms. Mar­kie­ren Sie das Ele­ment, das Sie hin­zu­fü­gen möch­ten und kli­cken Sie an­schlie­ßend auf OK.

7. Nach­rich­ten dru­cken

Die von Ihnen im Nach­rich­ten­fens­ter er­stell­ten E-Mails kön­nen di­rekt aus dem Nachrichten­fenster über die Schalt­flä­che „Dru­cken“ ge­druckt wer­den.

Der Aus­druck ent­hält oben den Namen des Ab­sen­ders, da­nach fol­gen die E-Mail-Adres­se des Emp­fän­gers und die Be­tref­fan­ga­be. Im ge­zeig­ten Bei­spiel wurde das Brief­pa­pier „Natur“ mit den damit ver­bun­de­nen For­ma­tie­run­gen be­nutzt.

Ein­ge­gan­ge­ne Nach­rich­ten kön­nen ein­zeln im Me­mo­for­mat oder als Liste in Ta­bel­len­for­mat ge­druckt wer­den.

Ar­beits­ab­lauf

1. Gehen Sie in den Post­ein­gang und wäh­len Sie das Menü Datei – Dru­cken.
2. Im fol­gen­den Fens­ter kön­nen Sie im Feld „Druck­for­mat“ zwi­schen Ta­bel­len­for­mat und Me­mo­for­mat aus­wäh­len.

3. Ak­ti­vie­ren Sie die Op­ti­on „ Ta­bel­len­for­mat“, um eine Über­sicht der ein­ge­gan­gen E-Mails aus Ihrem Post­ein­gang zu dru­cken. Wol­len Sie eine ein­ge­gan­ge­ne E-Mail dru­cken, wäh­len Sie „Me­mo­for­mat“. Über die Schalt­flä­che „Sei­ten­an­sicht“ kön­nen Sie in der Vor­schau den Aus­druck kon­trol­lie­ren.

Ta­bel­len­for­mat

Me­mo­for­mat

Wol­len Sie die An­la­ge mit der E-Mail aus­dru­cken, dann ak­ti­vie­ren Sie die Druck­op­ti­on „An­la­gen dru­cken. An­la­gen wer­den nur mit dem Stan­dard­dru­cker ge­druckt.

4. Über die Schalt­flä­che „Seite ein­rich­ten ...“ kön­nen Sie aus dem Druck­me­nü her­aus über die fol­gen­den Re­gis­ter­kar­ten Lay­out-Ein­stel­lun­gen vor­neh­men:

8. Nach­rich­ten als Ent­wurf spei­chern

Sie schrei­ben ge­ra­de eine Nach­richt und müs­sen aber ihren Ar­beits­platz aus ir­gend­ei­nem Grund so­fort ver­las­sen. Was ma­chen Sie mit der an­ge­fan­ge­nen E-Mail? Das Pro­gramm bie­tet die Mög­lich­keit, Nach­rich­ten im Ord­ner Ent­wür­fe zu spei­chern. In die­sem Ord­ner kön­nen Sie je­der­zeit Nach­rich­ten spei­chern, die ver­voll­stän­digt wer­den müs­sen, die einer Über­ar­bei­tung be­dür­fen oder die erst zu einem spä­te­ren Zeit­punkt ver­schickt wer­den sol­len.

Ar­beits­ab­lauf

1. Schrei­ben Sie die E-Mail-Nach­richt im Nach­rich­ten­fens­ter.
2. Kli­cken Sie auf das Sym­bol „Spei­chern“ , um die Nach­richt im Ord­ner „Ent­wür­fe“ zu spei­chern.
3. Schlie­ßen Sie die an­ge­fan­ge­ne Nach­richt über die Schalt­flä­che „Schlie­ßen“
4. Öff­nen Sie im Na­vi­ga­ti­ons­be­reich den Ord­ner „Ent­wür­fe“ und set­zen Sie einen Dop­pel­klick auf die zu be­ar­bei­ten­de Nach­richt.

 9. Der Post­aus­gang

So­bald Sie eine Nach­richt über die Schalt­flä­che „Sen­den“ ver­schi­cken, wird sie zu­nächst in den Post­aus­gang ver­scho­ben. Stan­dard­mä­ßig ist im Pro­gramm der au­to­ma­ti­sche Ver­sand von Nach­rich­ten aus dem Post­aus­gang ein­ge­stellt. Des­halb wer­den Sie im Post­aus­gang keine Nach­rich­ten vor­fin­den. Die ge­sen­de­ten Nach­rich­ten be­fin­den sich im Ord­ner „Ge­sen­de­te Ob­jek­te“.

Wenn Sie den au­to­ma­ti­schen Ver­sand de­ak­ti­vie­ren, ver­wei­len die ge­sen­de­ten Nach­rich­ten im Ord­ner Post­aus­gang. Erst durch die Ak­ti­vie­rung der Schalt­flä­che Sen­den/Emp­fan­gen wer­den die im Post­aus­gang ge­sam­mel­ten Nach­rich­ten ver­sen­det.

Die im Post­aus­gang ge­sam­mel­te E-Mail kön­nen je­der­zeit be­ar­bei­tet und ge­löscht wer­den.

10. Ab­we­sen­heits­no­tiz

Ab­we­sen­heits­no­ti­zen in­for­mie­ren die Ab­sen­der der ein­ge­hen­den Nach­rich­ten über die Ab­we­sen­heit des Emp­fän­gers.

Ar­beits­ab­lauf

1. Wäh­len Sie das Menü Ex­tras – Ab­we­sen­heits-As­sis­tent.
2. Ak­ti­vie­ren Sie die Op­ti­on „Ich bin zur­zeit nicht im Hause“ und geben Sie Ihren Text ein.
3. Be­stä­ti­gen Sie Ihre Ein­ga­ben mit OK.
4. De­ak­ti­vie­ren Sie die Ab­we­sen­heits­no­tiz, so­bald sie wie­der er­reich­bar sind.

Übung

1. Wech­seln Sie in den Post­ein­gang und dru­cken Sie die ein­ge­gan­ge­nen Nach­rich­ten im Ta­bel­len­for­mat aus.
2. Wäh­len Sie ein­zel­ne Nach­rich­ten aus und dru­cken Sie diese im Me­mo­for­mat.
3. Er­stel­len Sie an­schlie­ßend eine Ab­we­sen­heits­no­tiz in der Sie mit­tei­len, dass Sie vom 22. De­zem­ber bis 9. Ja­nu­ar im Ur­laub sind.

Or­ga­ni­sa­ti­ons­tipps

• Be­ar­bei­ten Sie E-Mails mit der glei­chen Sorg­falt wie die Pa­pier­post.
• Be­auf­tra­gen Sie wäh­rend Ihres Ur­laubs je­mand, der die elek­tro­ni­sche Post liest und wei­ter­lei­tet.
• Ver­sen­den Sie die elek­tro­ni­schen Nach­rich­ten nur an die Emp­fän­ger, die die In­for­ma­tio­nen auch wirk­lich be­nö­ti­gen.
• Ver­wen­den Sie die Be­ar­beits­ver­mer­ke „Wich­tig“ und „Drin­gend“ spar­sam.
• Nach­rich­ten mit per­sön­li­chem oder ver­trau­li­chem In­halt soll­ten nicht als E-Mail ver­schickt wer­den.
• Be­ach­ten Sie im Um­gang mit E-Mails die be­ste­hen­den Richt­li­ni­en und Be­stim­mun­gen des Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes.