Anlegen eines BBB-Webkonferenzraums in einer Nextcloud

Auch in eine Nextcloud kann das Konferenzsystem BigBlueButton integriert werden. Dazu muss der Nextcloud-Administrator

die BigBlueButton-App installieren
die Verbindung zu einem BigBlueButton-Server (z.B. zur BBB-Infrastruktur des Landes Baden-Württemberg) herstellen.

Wie dies genau geht, entnehmen Administratoren der folgenden Anleitung:

Kopplung bzw. Integration von BigBlueButton mit Nextcloud Herunterladen [pdf][200 KB]

Eine Anmeldung im Support-Kursraum auf dem Lehrerfortbildungsserver ist empfehlenswert.

Einrichtung eines BigBlueButton-Raums in Nextcloud

Je nachdem, wie die Adminstration des Nextcloud-Servers die BigBlueButton-Integration konfiguriert hat, findet man den relevanten Menüpunkt an einer von zwei Stellen in der Nextcloud.

In der von uns vorgeschlagenen Konfigurations-Variante

klicken Sie oben rechts auf das persönliche Benutzer-Icon und
wählen dann im Klappfall-Menü den Eintrag „Einstellungen“ aus.

In der daraufhin angezeigten Seite befindet sich nun links eine vertikale Menüleiste. Dort ist der Menüpunkt „BigBlueButton“ zu finden, den Sie nun anklicken.

Es kann aber auch sein, dass die Adminstration Ihrer Nextcloud eine alternative Konfigurations-Variante gewählt hat.

Auch in diesem Fall müssen Sie zuerst in den Bereich „Einstellungen“ gehen (siehe oben). In der linken Menüleiste ist dann aber kein Menüpunkt zu BigBlueButton zu finden. Der zeigt sich bei dieser Variante in der am oberen Rand befindlichen horizontalen Menüleiste, in der die verfügbaren Nextcloud-Server-Apps auswählbar sind.

Entweder der Menüpunkt direkt sichtbar (wie in der Abbildung unten zu sehen) oder er erscheit erst im Klappfall-Menü nach einem Klick auf „… Mehr“ (wie in der Abbildung rechts verdeutlicht).

Raum erstellen

Unabhängig von den obigen beiden Varianten gelangen Sie anschließend zur Raum-Übersicht.

Sie haben zu Beginn noch keinen Raum, weshalb die Liste leer ist. Sie sehen aber schon, wie viele Räume Sie einrichten dürfen. Im vorliegenden Beispiel haben die berechtigen Anwenderinnen oder Anwender also die Möglichkeit, zwei Räume einzurichten. Bislang ist keiner angelegt, deshalb steht dort „Raumkontingent 0/2“.

Um einen Raum zu erstellen, überlegen Sie sich einen Raumnamen und geben diesen in das zugehörige Eingabefeld ein. Denken Sie daran, dass diese Raumbezeichnung später in BigBlueButton-Meetings oben für alle sichtbar angezeigt wird.

Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Erstellen“ wird der Raum mit Standard-Einstellungen eingerichtet. Der nachfolgende Screenshot zeigt das am Beispiel eines neu erstellten Raums.

Raum (auch jederzeit nachträglich) einrichten

Um an den Raum-Einstellungen Änderungen vorzunehmen, klicken Sie am Ende einer Raum-Zeile auf das „Dokumenten“-Symbol (oben als Option ❸ markiert).

Die hier möglichen Einstellungen sind fast alle selbsterklärend und spiegeln sich sofort nach einer Änderung in der Raum-Einstellung wider. Sie sind auch in der Raum-Zeile sichtbar. Es gibt keine gesonderte Schaltfläche „Speichern“ – die Einstellungen werden direkt übernommen!

Von besonderem Interesse ist hier die Einstellung „Zugriff“, die regelt, in welcher Form Zutritts- bzw. Zugriffsbeschränkungen beim Betreten eines Raums gelten. Hier sind folgende Optionen möglich:

Public (Öffentlich): Jeder, der den Link kennt, kann beitreten. Diese Einstellung ist aufgrund der Missbrauchsmöglichkeiten nicht zu empfehlen (siehe Kasten unten) und wurde ggf. von Ihrem Administrator generell deaktiviert.
Internal + Password protection for guests: Benutzer mit eigenem Nextcloud-Account können teilnehmen, Gäste müssen ein Passwort eingeben.
Internal + Waitingroom for guests: Benutzer mit eigenem Nextcloud-Account können teilnehmen. Ein Moderator muss jeden Gast akzeptieren, bevor er beitreten kann.
Internal: Nur Nextcloud-Benutzer können beitreten.
Internal restricted: Wie „Internal“, aber berechtigte Nutzer können ausgewählt werden.

Sichere Konfiguration eines Konferenzraums

Ein vollständig öffentlicher Webkonferenzraum ist i.d.R nicht gewollt - schließlich können so auch Unbefugte, welche die URL kennen, sich Zugang zu Ihrer Konferenz verschaffen. Verwenden Sie mindestens „Internal + Password protection for guests“ oder sogar „Internal + Waitingroom for guests“ als Zugriffsoption.
Kombinieren Sie diese Zugriffsoption mit der Auswahl „Der Moderator muss den Raum öffnen“. Wenn Sie dort den Haken nicht setzen, können sich andere Nextcloud-Nutzer im Konferenzraum treffen, wenn Sie nicht da sind.
Ändern Sie das Passwort für den Konferenzraum von Zeit zu Zeit. Dazu müssen Sie kurz eine andere Zugriffsoption auswählen und wieder zurück auf „Internal + Password protection for guests“ wechseln. Dadurch wird ein neues Passwort generiert.
Löschen Sie Ihren Konferenzraum von Zeit zu Zeit und legen Sie diesen neu an, um den URL zu ändern.

Raum nutzen

Sie haben mit einem eingerichteten Raum nun die folgenden Möglichkeiten:

Ein Klick auf das „Klemmbrett“ (oben als Option ❷ markiert) kopiert den URL zum Raum in die Zwischenablage Ihres Rechners. Damit können Sie den URL z.B. per Mail oder Messenger mit Personen teilen, die an einem Meeting teilnehmen sollen. Sie schreiben solchen Personen dann z.B.:

Wir treffen uns am Mittwoch um 15:00 Uhr zur Konferenz hier: https://nc.lehrerfortbildung-bw.de/index.php/apps/bbb/b/8GNgnT9mucJuZm

Um den Raum selbst zu betreten und dabei dann auch gleich die Moderations-Berechtigung zu haben, klicken Sie auf das „Dreieck“ – den „Abspielen“-Knopf (oben als Option ❶ markiert). Es öffnet sich ein neuer Browser-Tab oder ein neues Browser-Fenster und nach kurzer Zeit (ggf. über eine kurz angezeigte Zwischenseite) landen Sie in einer BigBlueButton-Sitzung, in der Sie Moderator bzw. Moderatorin sind.

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