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Jochem Kießling-Sonntag
Besprechungsmanagement - Meetings, Sitzungen und Konferenzen effektiv gestalten
Berlin, 2005
„Führungskräfte sind bis zu 90 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation
beschäftigt!... Dies bedeutet, dass die Qualität dessen, was am Arbeitsplatz
geleistet wird,… entscheidend von der Qualität von Meetings, Sitzungen und
Konferenzen abhängt…“ meint Jochem Kießling-Sonntag.
Oft werden Besprechungen in der Praxis als unbefriedigend erlebt: Ziel und
Struktur der Besprechung sind nicht deutlich erkennbar, Diskussionen drehen sich
im Kreis, es mangelt an verbindlichen Absprachen, es entsteht der Eindruck,
nicht vorangekommen zu sein. Auch nach der Besprechung geschieht nichts: Die
Umsetzung von Ergebnissen bleibt auf der Strecke. Es entstehen Frustration oder
Ärger über die vergeudete Zeit.
Als praktischer Ratgeber für den Alltagsgebrauch möchte das Buch allen
Hilfestellung geben als Besprechungsleitung die Übersicht zu behalten und durch
die eigene Souveränität einen positiven Einfluss auf die Gruppe und den
Arbeitsprozess auszuüben.
Die 15jährige Erfahrung des Autors, Dr. Jochem Kießling-Sonntag, als Moderator,
Management-Trainer und Trainerausbilder, seine konzentrierte, strukturierende
und wertschätzende Haltung schlägt sich in seinem Buch „Besprechungsmanagement“
nieder.
Praktikabel für den Alltagsgebrauch gliedert der Autor die Verbesserung der
Besprechungskultur in Ausführungen und Hinweise zur Besprechungsvorbereitung,
zur Sitzungsdurchführung selbst und zur Nachbereitung. Ein Fragebogen am Ende
des Buches dient dazu, weiter die eigenen Besprechungen verbessern zu können.
Vier Leseebenen ermöglichen den Leserinnen und Lesern sich unterschiedlich mit
dem Buch zu beschäftigen:
- Ausführlich im Volltext
- Schnell zu lesen mit einem Konzentrat der inhaltlichen Aussagen
- seitlich als durchgängige Gliederungsform in Stichwortsätzen
- last but not least mit grafisch hervorgehobenen Einschüben als “Praxis“
bezeichnet, meist nach jedem Unterkapitel, eine Fundgrube zum Nachschlagen,
gerade, wenn man das Buch erst einmal ausführlich gelesen hat
Im Teil „Vorbereitung“ widmet sich der Autor der Zielformulierung als einer der
wichtigsten Erfolgsfaktoren einer gelingenden Besprechung. Dabei verliert er nie
die Gruppe der Besprechungsteilnehmer/innen und deren mögliche Bedürfnisse aus
dem Auge. Als Fragestellungen seien genannt:
Was wir mit dem Treffen erreichen wollen oder können, welche Ziele Eingang
finden und auch die Frage, wann man auf eine Besprechung verzichten sollte
Im Teil „Besprechungsmanagement“ wird von „Fragen stellen“ bis „Taktvolles
Bremsen“ das „Wie“ der Besprechungssteuerung im Teil Sitzungsdurchführung
ausgebreitet. Eine Fülle von Methoden wird vorgestellt, aber wie schon zu Beginn
des Buches weist der Autor auf seine Grundhaltung hin: “Wenn wir also an einer
Besprechung teilnehmen, bedienen wir uns zuallererst unserer normalen
Kommunikationsfähigkeit...Sorgfältig findet dieser Grundsatz seinen Ausdruck in
der Darstellung von:
- Zielen
-Vorgehen
-Tipps oder Stolpersteinen.
„Auf die richtige Balance von mündlichem Dialog und visueller Unterstützung
kommt es an – und auf unsere Intuition, auf welche Weise wir die im
Eingangskapitel dargestellte produktive Selbstverständlichkeit einer Besprechung
am besten fördern können“, so der Autor. Der Zweck heiligt keinesfalls die
Mittel, sondern sie haben sich ihm unterzuordnen.
Ressourcen, Grenzen und Stolpersteine sowie Empfehlungen spricht er
gleichermaßen aus bei der Abwägung, die Führungskraft oder ein gleichgestelltes
Teammitglied als Besprechungsleiter einzusetzen. Er legt nahe, dass die
Führungskraft als Besprechungsleiter die Chef- und Moderatorenrolle streng
trennt und plädiert andererseits dafür, als Chef die Chance zu nutzen, die
Mitarbeiter quasi „on the job“ als Moderatoren fortzubilden, sozusagen als ein
Beitrag zur Personalentwicklung. Bei regelmäßiger Rotation der Moderatorenrolle
wächst Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, so sein Fazit.
Die äußerst detailliert dargebotenen Informationen verlangen nach einem
Abschnitt über Aspekte der Gruppendynamik im Besprechungsgeschehen. Hier geht er
auf vier Ebenen der Gruppenkommunikation ein:
● Inhalte
● Procedere
● Beziehungen
● Individuen
und schließt jede mit einer optisch gut aufbereiteten Zusammenfassung im Teil
„Praxis“. Seine Haltung, zurückhaltend detailreiches Wissen
auseinanderzufächern, gibt der Autor auch nicht beim Thema „Teilnehmertypologie“
auf und empfiehlt wissenschaftlich abgesicherte Verfahren statt
„küchenpsychologischer“ Einordnungen. Der Autor weiß in seiner Moderationspraxis
offensichtlich sehr wohl mit der Gruppenpsychologie umzugehen. So wandeln sich
die zunächst trocken daherkommenden Informationen am Ende des Buches in ein
exzellentes, bestens geordnetes Handwerkszeug.
Und wer seine Besprechungspraxis wirklich verbessern will, bekommt mit dem
„Fragebogen zur Besprechungspraxis“ am Ende des Buches im Teil „Nachbereitung“
ein gutes Instrument an die Hand, den Status quo in seinem Team, seiner
Abteilung, seinem Kollegium gemeinsam unter die Lupe zu nehmen als Start oder
Fortsetzung einer Weiterentwicklung „Besprechungen zielorientierter und
zeitökonomischer durch (zu)führen, Konsens (zu) schaffen und konkret Maßnahmen
(zu) vereinbaren.“
Margarete Kern,
Akademiereferentin
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