Zur Hauptnavigation springen [Alt]+[0] Zum Seiteninhalt springen [Alt]+[1]

Rezension

Jochem Kießling-Sonntag
Besprechungsmanagement - Meetings, Sitzungen und Konferenzen effektiv gestalten
Berlin, 2005


„Führungskräfte sind bis zu 90 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation beschäftigt!... Dies bedeutet, dass die Qualität dessen, was am Arbeitsplatz geleistet wird,… entscheidend von der Qualität von Meetings, Sitzungen und Konferenzen abhängt…“ meint Jochem Kießling-Sonntag.
Oft werden Besprechungen in der Praxis als unbefriedigend erlebt: Ziel und Struktur der Besprechung sind nicht deutlich erkennbar, Diskussionen drehen sich im Kreis, es mangelt an verbindlichen Absprachen, es entsteht der Eindruck, nicht vorangekommen zu sein. Auch nach der Besprechung geschieht nichts: Die Umsetzung von Ergebnissen bleibt auf der Strecke. Es entstehen Frustration oder Ärger über die vergeudete Zeit.

Als praktischer Ratgeber für den Alltagsgebrauch möchte das Buch allen Hilfestellung geben als Besprechungsleitung die Übersicht zu behalten und durch die eigene Souveränität einen positiven Einfluss auf die Gruppe und den Arbeitsprozess auszuüben.

Die 15jährige Erfahrung des Autors, Dr. Jochem Kießling-Sonntag, als Moderator, Management-Trainer und Trainerausbilder, seine konzentrierte, strukturierende und wertschätzende Haltung schlägt sich in seinem Buch „Besprechungsmanagement“ nieder.
Praktikabel für den Alltagsgebrauch gliedert der Autor die Verbesserung der Besprechungskultur in Ausführungen und Hinweise zur Besprechungsvorbereitung, zur Sitzungsdurchführung selbst und zur Nachbereitung. Ein Fragebogen am Ende des Buches dient dazu, weiter die eigenen Besprechungen verbessern zu können.

Vier Leseebenen ermöglichen den Leserinnen und Lesern sich unterschiedlich mit dem Buch zu beschäftigen:
- Ausführlich im Volltext
- Schnell zu lesen mit einem Konzentrat der inhaltlichen Aussagen
- seitlich als durchgängige Gliederungsform in Stichwortsätzen
- last but not least mit grafisch hervorgehobenen Einschüben als “Praxis“ bezeichnet, meist nach jedem Unterkapitel, eine Fundgrube zum Nachschlagen, gerade, wenn man das Buch erst einmal ausführlich gelesen hat

Im Teil „Vorbereitung“ widmet sich der Autor der Zielformulierung als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren einer gelingenden Besprechung. Dabei verliert er nie die Gruppe der Besprechungsteilnehmer/innen und deren mögliche Bedürfnisse aus dem Auge. Als Fragestellungen seien genannt:
Was wir mit dem Treffen erreichen wollen oder können, welche Ziele Eingang finden und auch die Frage, wann man auf eine Besprechung verzichten sollte

Im Teil „Besprechungsmanagement“ wird von „Fragen stellen“ bis „Taktvolles Bremsen“ das „Wie“ der Besprechungssteuerung im Teil Sitzungsdurchführung ausgebreitet. Eine Fülle von Methoden wird vorgestellt, aber wie schon zu Beginn des Buches weist der Autor auf seine Grundhaltung hin: “Wenn wir also an einer Besprechung teilnehmen, bedienen wir uns zuallererst unserer normalen Kommunikationsfähigkeit...Sorgfältig findet dieser Grundsatz seinen Ausdruck in der Darstellung von:
- Zielen
-Vorgehen
-Tipps oder Stolpersteinen.
„Auf die richtige Balance von mündlichem Dialog und visueller Unterstützung kommt es an – und auf unsere Intuition, auf welche Weise wir die im Eingangskapitel dargestellte produktive Selbstverständlichkeit einer Besprechung am besten fördern können“, so der Autor. Der Zweck heiligt keinesfalls die Mittel, sondern sie haben sich ihm unterzuordnen.
Ressourcen, Grenzen und Stolpersteine sowie Empfehlungen spricht er gleichermaßen aus bei der Abwägung, die Führungskraft oder ein gleichgestelltes Teammitglied als Besprechungsleiter einzusetzen. Er legt nahe, dass die Führungskraft als Besprechungsleiter die Chef- und Moderatorenrolle streng trennt und plädiert andererseits dafür, als Chef die Chance zu nutzen, die Mitarbeiter quasi „on the job“ als Moderatoren fortzubilden, sozusagen als ein Beitrag zur Personalentwicklung. Bei regelmäßiger Rotation der Moderatorenrolle wächst Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, so sein Fazit.

Die äußerst detailliert dargebotenen Informationen verlangen nach einem Abschnitt über Aspekte der Gruppendynamik im Besprechungsgeschehen. Hier geht er auf vier Ebenen der Gruppenkommunikation ein:
● Inhalte
● Procedere
● Beziehungen
● Individuen
und schließt jede mit einer optisch gut aufbereiteten Zusammenfassung im Teil „Praxis“. Seine Haltung, zurückhaltend detailreiches Wissen auseinanderzufächern, gibt der Autor auch nicht beim Thema „Teilnehmertypologie“ auf und empfiehlt wissenschaftlich abgesicherte Verfahren statt „küchenpsychologischer“ Einordnungen. Der Autor weiß in seiner Moderationspraxis offensichtlich sehr wohl mit der Gruppenpsychologie umzugehen. So wandeln sich die zunächst trocken daherkommenden Informationen am Ende des Buches in ein exzellentes, bestens geordnetes Handwerkszeug.

Und wer seine Besprechungspraxis wirklich verbessern will, bekommt mit dem
„Fragebogen zur Besprechungspraxis“ am Ende des Buches im Teil „Nachbereitung“ ein gutes Instrument an die Hand, den Status quo in seinem Team, seiner Abteilung, seinem Kollegium gemeinsam unter die Lupe zu nehmen als Start oder Fortsetzung einer Weiterentwicklung „Besprechungen zielorientierter und zeitökonomischer durch (zu)führen, Konsens (zu) schaffen und konkret Maßnahmen (zu) vereinbaren.“


Margarete Kern, Akademiereferentin