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Organisatorischer Teil


Protokollaufbau Ein Protokoll besteht aus einem organisatorischen und einem inhaltlichen Teil.

Der organisatorische Teil des Protokolls ist zweigeteilt .
Der erste organisatorische Teil befasst sich mit der protokollierten Sitzung.
  • Teilnehmer
  • Datum
  • Raum.
Der zweite Teilorganisatorische umfasst die Dinge, die sich mit der Erstellung des Protokolls und der darauf folgenden Sitzung beschäftigen.

Der inhaltlichen Tei l informiert – wie schon betont – über Verlauf, Tätigkeiten, Ergebnisse und Beschlüsse  während der Sitzung:

Wer machte, was, wieso, wo, mit wem, bis wann?

 

Details zum organisatorischen Teil:

Folgende Informationen können, je nach Anspruch im organisatorischen Teil des Protokolls enthalten sein:

Organisatorisches, Teil 1
Teilnehmer
  • Die Namen der Teilnehmer, die an der Besprechung teilgenommen haben.
  • Damit ein einheitliches Bild nach außen geboten wird, sollte beim  Protokoll darauf geachtet werden, dass die Teilnehmer mit "Herr" oder "Frau" oder mit Vor- und Nachname genannt werden.
  • Um zu vermeiden, dass sich keiner zurückgesetzt fühlt, sollten die Namen nach dem Alphabet geordnet werden.
Verteiler
  • Hier werden die Mitarbeiter genannt, die an der Sitzung nicht teilgenommen haben, jedoch Kenntnis von den niedergelegten Ergebnissen erhalten sollen.
Projekt
  • Der Titel des Projektes soll aus jedem Protokoll ersichtlich sein.
Anlass
  • Untertitel kennzeichnen die aktuelle Sitzung mit dem Thema
Datum Der Tag an dem die Sitzung stattgefunden hat.
Zeit Der Zeitraum, innerhalb dessen die Sitzung abgehalten worden ist. (von – bis)
Ort Der Ort, an dem die Sitzung stattgefunden hat. (z. B. Raum 136)
Inhalt
Je nach Art des Protokolls
Organisatorisches, Teil 2
Datum Das Datum, an dem die nächste Sitzung stattfinden soll.
Zeit Die Uhrzeit, an dem die nächste Sitzung stattfinden soll
Ort Der Ort bzw. Raum in dem die nächste Sitzung stattfinden soll
Protokolliert von Name desjenigen, der das Protokoll erstellt hat
Protokolliert am Datum an dem das Protokoll geschrieben worden ist. Hiermit kann dokumentiert werden, wie zeitnah nach Ende der Sitzung die Protokollierung vorgenommen worden ist
Unterschrift Des Protokollanten, der damit die Korrektheit des Protokolls garantiert (Urkunde)

Fegert , Friedemann und Ludwig, Michael, Carl-Engler-Schule, Karlsruhe