Zeitmanagement
Arbeit mit einem Team an einem Projekt erfordert Planung und (Selbst–) Disziplin
im Hinblick auf die verabredeten Ziele bzw. Meilensteine.
Tatsächlich ist es gar nicht leicht, alles immer „unter einen Hut“ zu bringen, da neben der Projektarbeit ja auch noch Privat- und Schulleben (z. B. Klassenarbeiten) angesagt sind.
Firmen und der Mitarbeiter unterstützen deshalb jedes Projekt durch ein professionelles Zeitmanagement.
Doch auch Sie und Ihr Team können Zeitmanagement anwenden und davon profitieren!
|
Man sollte nie so viel zu tun haben, dass
man zum Nachdenken
keine Zeit mehr hat. (Georg Christoph Lichtenberg) |
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist das systematische und disziplinierte Planen Ihrer Zeit. Der Zweck des Zeitmanagements ist es, mehr Zeit für die wichtigen Dinge in Beruf und Privatleben zu haben. Sie können durch eine systematische Zeitplanung täglich erstaunlich viel Zeit gewinnen, die wirklich wesentlichen Dinge zu erledigen.
Bestandsaufnahme:
|
Zeitplanung:
Planung spart Zeit!
- Planen Sie täglich 5 bis 15 Minuten Ihre Zeit.
- Auch eine Wochenplanung ist möglich.
- Planen Sie Ihre Aufgaben schriftlich und ergebnisorientiert.
- Schreiben Sie auch die jeweiligen Voraussetzungen auf.
- Unterscheiden Sie wichtige und dringende Aufgaben.
Die vier Aufgabenklassen
Aufgaben lassen sich in vier verschiedene Klassen einteilen, nämlich in die Klassen A , B , C und D .
| Die Aufgabenklasse A |
Die Aufgabenklasse A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Oft stellen sich Ihnen Aufgaben der Klasse A in einer Krisensituation, z. B. wenn viel auf dem Spiel steht (= wichtig) und wenn Probleme schnell gelöst werden müssen (= dringend).
Bsp.: Ein wichtiger Kunde droht abzuspringen. Sie müssen schnell reagieren, um zu verhindern, dass er zur Konkurrenz geht.
| Die Aufgabenklasse B |
Aufgaben der Klasse B sind solche, die im Augenblick nicht dringend wirken , die aber für die Zukunft wichtig sind. Wenn Sie Aufgaben der Klasse B vernachlässigen, geraten Sie möglicherweise schnell in eine Krisensituation. Dann werden aus den B-Aufgaben sofort A-Aufgaben. Zu den B-Aufgaben gehören oft Aktivitäten, die einen präventiven oder strategischen Charakter haben.
Bsp.: Sie haben seit längerer Zeit ein Druckgefühl im Magen. Nun nehmen Sie sich vor, einmal zum Arzt zu gehen. Bekommen Sie akute Magenschmerzen würde der Arztgang zu einer A-Aufgabe werden.
| Die Aufgabenklasse C |
In die Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft . Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können wir delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen. C-Aufgaben können zu A-Aufgaben werden, wenn Sie nicht rechtzeitig erledigt werden.
Bsp.: Ihre Wohnung bzw. Ihr Büro ist unaufgeräumt.
| Die Aufgabenklasse D |
D-Aufgaben sind nicht dringend und auch nicht wichtig . Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden. Welche Aufgaben tatsächlich D-Aufgaben sind, können Sie nur für sich selbst entscheiden. Es gilt zu überprüfen, ob Sie solche Aufgaben überhaupt erledigen wollen. Es kann z. B. sein, dass Ihnen eine D-Aufgabe viel Freude bereitet, auch wenn Sie eigentlich keine große Bedeutung hat. Sie können im Bereich der D-Aufgaben leicht Zeit sparen, sollten aber auch darauf achten, dass es manchmal schön ist und gut tut, etwas zu tun, das weder wichtig noch dringend ist. Im Rahmen des Zeitmanagements gilt die Richtlinie:
D-Aufgaben erst dann erledigen, wenn Sie die anderen Aufgaben abgearbeitet haben.
Zuerst die A-Aufgaben
Wenn Sie Ihre Zeit planen, dann teilen Sie Ihre Aufgaben nach den Aufgabenklassen ein.
|
Zur Verdeutlichung diene das folgende
Bild:
Füllt man in ein Gefäß die großen Steine zuerst ein, so lässt sich anschließend das Gefäß problemlos mit einer großen Menge Sand auffüllen. Wenn aber zuerst der Sand eingefüllt wird, passt nicht ein Stein mehr hinein. |
Erledigen Sie zuerst A-Aufgaben. Versuchen Sie dann soviel wie möglich B-Aufgaben zu erledigen. C-Aufgaben sollten Sie am besten an andere Menschen delegieren. Dies ist natürlich nur in einem gewissen Maß möglich. So sind besonders viele Aufgaben aus dem Haushalt typische C-Aufgaben. Die können Sie ja nicht einfach alle Ihrem Lebenspartner bzw. Ihrer Lebenspartnerin zuschieben, auch wenn das natürlich sehr angenehm wäre. Sie sollten sich ein System erarbeiten, mit dem Sie Routine- und Alltagsaufgaben möglichst schnell und effizient erledigen können. D-Aufgaben sollten Sie entweder streichen oder sich ihre Ausführung bewusst gönnen und sie genießen.
Elemente Ihrer Zeitplanung
Ihre Zeitplanung listet auf:
|
Ein praktisches Hilfsmittel
Das bekannteste Hilfsmittel für Ihre Zeitplanung ist das Zeitplanbuch. Sie können eine gute Zeitplanung auch mit einem normalen Kalender oder mit einem kleinen Notizbuch erledigen. Manchen ist ein elektronischer Kalender lieber.
| Finden Sie Ihre Ziele und das, was Sie erreichen wollen |
Ziehen Sie sich dazu vielleicht an einen Ort zurück, an dem Sie für einige Zeit ungestört sein können. Nehmen Sie sich mehrere leere Blätter Papier und schreiben Sie alle Ziele zu den folgenden Lebensbereichen auf:
|
persönlich,
familär |
finanziell,
spirituell |
beruflich,
gesellschaftlich |
Fragen Sie sich zu jedem dieser Bereiche:
- Was wünsche ich mir?
- Was will ich erreichen?
- Was macht mich glücklich?
- Was ist mir wichtig?
| Wenn Du es eilig hast, gehe langsam! |
Quelle: www.zeitzuleben.de (stark gekürzt und verändert).